PAGE檔案三合一制度課件一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)保持其內(nèi)在聯(lián)系和完整性，形成一個有機(jī)的整體，便于管理和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案分類（一）文書檔案1.黨群工作類：包括公司黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括公司行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作、法務(wù)工作、后勤保障等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括公司市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、設(shè)備管理、項(xiàng)目管理等方面形成的文件材料。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案：包括公司承擔(dān)的各類科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。2.產(chǎn)品檔案：包括公司生產(chǎn)的各類產(chǎn)品從設(shè)計(jì)到生產(chǎn)、銷售全過程形成的文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、用戶反饋等。3.設(shè)備檔案：包括公司購置、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等過程中形成的文件材料，如設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維修記錄、驗(yàn)收報(bào)告等。（三）會計(jì)檔案1.會計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證。2.會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.其他會計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。（四）人事檔案1.員工履歷材料：包括員工個人基本情況登記表、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明等。2.員工考核材料：包括年度考核表、績效考核表、獎懲記錄等。3.員工培訓(xùn)材料：包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。4.員工工資福利材料：包括工資表、獎金分配表、社會保險繳納記錄等。5.員工職務(wù)任免材料：包括任職文件、免職文件等。6.員工黨團(tuán)材料：包括入黨申請書、入黨志愿書、團(tuán)組織關(guān)系證明等。7.其他人事材料：包括員工體檢報(bào)告、離職證明等。三、檔案編號（一）編號規(guī)則1.文書檔案：采用年度保管期限流水號的編號方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案：按照項(xiàng)目編號類別流水號進(jìn)行編號。例如：KJ202301科研項(xiàng)目001，表示2023年第1個科研項(xiàng)目的相關(guān)檔案編號。3.會計(jì)檔案：根據(jù)會計(jì)年度類別流水號編號。例如：2023會計(jì)憑證001，表示2023年的第1冊會計(jì)憑證。4.人事檔案：以員工個人身份證號作為檔案編號。（二）編號管理1.檔案編號由綜合管理部統(tǒng)一編制和管理，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.在檔案整理過程中，應(yīng)按照編號規(guī)則及時賦予檔案編號，并在檔案目錄、檢索工具等相關(guān)記錄中準(zhǔn)確標(biāo)注。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）文書檔案整理1.按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，將文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、排列、編號、編目等操作。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件，采用A4紙規(guī)格左側(cè)裝訂。3.編頁應(yīng)準(zhǔn)確無誤，頁碼標(biāo)注在文件正面右上角、背面左上角。4.排列應(yīng)按照文件的重要程度和時間順序進(jìn)行，同一事由的文件應(yīng)集中排列。5.編號應(yīng)按照編號規(guī)則進(jìn)行，確保每份文件都有唯一的編號。6.編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等，準(zhǔn)確填寫相關(guān)信息。（三）科技檔案整理1.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目研究階段進(jìn)行整理，包括項(xiàng)目準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)驗(yàn)收等階段的文件材料。2.產(chǎn)品檔案應(yīng)按照產(chǎn)品生命周期進(jìn)行整理，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的文件材料。3.設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備管理流程進(jìn)行整理，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)等過程的文件材料。4.科技檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編目清晰，并建立相應(yīng)的檢索工具。（四）會計(jì)檔案整理1.會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序進(jìn)行整理，每冊厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.會計(jì)賬簿應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行整理，確保賬頁完整、字跡清晰。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.其他會計(jì)資料應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，分別裝訂或裝盒保管。（五）人事檔案整理1.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類別進(jìn)行分類整理，每類材料應(yīng)排列有序。2.對破損、褪色的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，確保檔案材料的完整性。3.人事檔案應(yīng)建立檔案目錄，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案架、檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管期限1.文書檔案：永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。定期保管：分為30年、10年，定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀。2.科技檔案：科研項(xiàng)目檔案：按照科研項(xiàng)目的重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般不少于項(xiàng)目結(jié)束后若干年。產(chǎn)品檔案：自產(chǎn)品停產(chǎn)或停止銷售后若干年保管。設(shè)備檔案：自設(shè)備報(bào)廢后若干年保管。3.會計(jì)檔案：會計(jì)憑證：保管期限為30年。會計(jì)賬簿：保管期限為30年。財(cái)務(wù)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。其他會計(jì)資料：保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.人事檔案：員工離職后，人事檔案應(yīng)繼續(xù)保管一定期限，具體期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門相關(guān)人員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.鑒定時，應(yīng)逐卷逐件審查檔案，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。（四）銷毀處理1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。2.銷毀檔案時應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度形成數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱次數(shù)、借閱人次、利用效果等。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案庫房面積、檔案架數(shù)量、檔案柜數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)告1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)檔案管理工作情況。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果、存在問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、審計(jì)、法律糾紛等需要查閱公司檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在綜合管理部檔案查閱室進(jìn)行，