PAGE國土局檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國土局檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬各基層國土所的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：國土局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映國土管理工作的歷史面貌和實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和保存與國土管理業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為國土管理工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置國土局設(shè)立檔案管理科，作為全局檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.按照規(guī)定的期限和范圍，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.積極開展檔案利用工作，為國土管理業(yè)務(wù)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與國土管理相關(guān)的文件、法規(guī)、政策、通知等。2.本局形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.國土規(guī)劃、土地利用、地籍管理、礦產(chǎn)資源管理等業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件、圖表、數(shù)據(jù)、報(bào)告等。4.各類國土管理項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件資料。5.國土局工作人員在履行職責(zé)過程中形成的工作記錄、調(diào)研報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等個(gè)人文件材料。6.其他與國土管理工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室（單位）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。將每年形成的文件材料按照保管期限分為永久、長期、短期三類，然后按照機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行排列，編制案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)國土管理業(yè)務(wù)的不同類別，如土地登記檔案、土地出讓檔案、礦產(chǎn)資源勘查檔案等，分別制定相應(yīng)的整理方案。一般按照項(xiàng)目或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類，確保同一項(xiàng)目或業(yè)務(wù)流程的文件材料集中整理，便于查閱和管理。3.科技檔案整理：對于國土管理工作中涉及的規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、工程建設(shè)資料等科技檔案，按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，注明項(xiàng)目名稱、編號、日期等信息，并編制相應(yīng)的目錄和索引。4.聲像檔案整理：對國土管理工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案，按照內(nèi)容或時(shí)間順序進(jìn)行整理，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并配以文字說明。同時(shí)，將聲像檔案數(shù)字化存儲，建立相應(yīng)的電子目錄。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設(shè)施設(shè)備，如安裝火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板、窗簾、防磁柜等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。4.定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行，滿足檔案保管的要求。（二）檔案裝具選擇與使用1.根據(jù)檔案的類型、規(guī)格和數(shù)量，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的承重能力、防火性能和耐腐蝕性。3.在檔案裝具上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。4.按照檔案整理的要求，將檔案整齊有序地存放在檔案裝具中，避免檔案擠壓、折疊和損壞。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動和歷史面貌的，對本局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括本局制定的重要法規(guī)、政策、規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件，重大項(xiàng)目的審批、實(shí)施、驗(yàn)收文件，涉及本局重要?dú)v史事件和人物的文件等。2.長期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括本局一般性的業(yè)務(wù)文件、會議記錄、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括本局臨時(shí)性的文件、一般事務(wù)性的通知、簡報(bào)等。（四）檔案定期清查1.檔案管理科應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，檢查檔案是否齊全完整、有無損壞丟失、保管期限劃分是否準(zhǔn)確等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失檔案、修復(fù)損壞檔案、調(diào)整保管期限等，并做好清查記錄。4.清查記錄應(yīng)包括清查時(shí)間、范圍、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，由清查人員簽字確認(rèn)后存檔。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本局檔案管理制度，確保檔案利用過程合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則：檔案利用工作要圍繞國土管理中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用方式及程序1.查閱：本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在科室（單位）負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱：外單位人員因工作需要借閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，并在借閱期滿時(shí)及時(shí)收回檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損毀檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.出具證明：因工作需要，本局可為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由檔案管理人員根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具，并加蓋國土局檔案證明專用章。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、批準(zhǔn)人等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的分布等，形成檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。3.檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便日后查閱和審計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度為依據(jù)，對檔案的價(jià)值進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，充分考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，避免誤判和隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作小組根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)和檔案的實(shí)際情況，對到期檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定。鑒定過程中，應(yīng)詳細(xì)審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保存狀況，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案的名稱、年度、保管期限、文號、數(shù)量等信息，并經(jīng)鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)。4.將《檔案銷毀清冊》報(bào)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)銷毀情況。3.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案資料永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的國土局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)檔案信息資源的整合與共享，為國土管理工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)支持。3.確保檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，保障檔案信息的安全保密。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案的清晰可讀。圖像處理應(yīng)保證圖像的完整性和準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)掛接應(yīng)與檔案實(shí)體準(zhǔn)確對應(yīng)，建立完善的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。錄入信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保目錄檢索的準(zhǔn)確性和高效性。同時(shí)，對檔案的電子文件進(jìn)行分類存儲，建立電子文件存儲庫。3.檔案檢索與利用：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，為用戶提供快速、準(zhǔn)確檢索檔案的服務(wù)。用戶可通過輸入關(guān)鍵詞、檔案編號、日期等信息進(jìn)行檢索，系統(tǒng)自動顯示相關(guān)檔案的目錄和電子文件。對于需要利用的檔案，用戶可在線申請查閱或借閱，檔案管理人員根據(jù)申請進(jìn)行審核和處理，并提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)。4.系統(tǒng)維護(hù)與管理：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。包括軟件升級、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等工作。加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。同時(shí)，建立系統(tǒng)運(yùn)行日志，記錄系統(tǒng)操作情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.對檔案數(shù)字