PAGE民宗所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強民宗所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民宗所各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：民宗所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映民宗所各項工作的真實情況，確保檔案內容的真實性。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地反映民宗所工作活動的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、宗教秘密和個人隱私的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門民宗所設立檔案管理室，負責全所檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善民宗所檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的保管和保護工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作。6.組織開展檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地反映檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息變化。7.負責向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。8.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。9.參與檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級部門下發(fā)的與民宗工作相關的文件、通知、指示、決定等。2.民宗所形成的各類工作計劃、總結、報告、請示、批復等文件材料。3.宗教活動管理方面的檔案，包括宗教場所登記、活動備案、教職人員管理等相關材料。4.民族事務管理方面的檔案，如民族政策落實情況、民族文化活動記錄、少數(shù)民族權益保障等材料。5.涉及宗教界人士和少數(shù)民族群眾的來信來訪記錄及處理結果。6.民宗所組織召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。7.民宗所開展調研工作形成的調研報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等材料。8.民宗所與其他部門或單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。9.民宗所工作人員的人事檔案、考核材料、培訓記錄等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.在收集檔案材料過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全或不符合要求，應及時與相關部門或人員溝通，補齊或修正檔案材料。（三）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.分類方法采用年度機構問題相結合的方式，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、宗教事務管理類、民族事務管理類、業(yè)務工作類、人事檔案類等類別。3.每一類檔案再按照時間順序進行排列，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。4.對檔案進行裝訂時，應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。5.對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制，保證檔案的完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）檔案保管場所檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光（紫外線）、防塵、防有害生物等適宜的保管條件。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管設備1.配備足夠數(shù)量的檔案柜、檔案架，用于存放檔案。檔案柜、檔案架應堅固耐用，符合檔案保管要求。2.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器、防蟲藥品、溫濕度計等必要的設備和用品。（三）檔案保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。不同保管期限的檔案應分開存放。2.對重要檔案和易損檔案應采取備份保管措施，如制作副本、進行數(shù)字化存儲等，以防止檔案原件損壞或丟失。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有霉變、蟲蛀、破損等情況，應及時采取相應的修復措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案時，應參考檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內容，并由檔案鑒定小組負責人簽字確認。2.檔案銷毀工作應在檔案管理部門負責人的監(jiān)督下進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字注明銷毀日期和方式。銷毀清冊應永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱檔案1.本所工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并在檔案查閱登記簿上做好記錄，記錄內容包括查閱日期姓名、部門、查閱檔案編號、題名、查閱目的等。3.查閱人員應在檔案管理室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。查閱時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。4.如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行復印。復印后的檔案材料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章后方可使用。（二）借閱檔案1.外單位人員因工作需要借閱民宗所檔案，應持有單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位、借閱人姓名、借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間等信息，經(jīng)民宗所分管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請并說明原因。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量、內容和完好程度，確認無誤后，在檔案借閱登記簿上注銷登記。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計報表應按照國家有關規(guī)定和民宗所的實際情況進行編制，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時和完整。統(tǒng)計報表應定期報送檔案管理部門負責人和民宗所領導。（二）檔案移交1.民宗所工作人員因工作調動、離職等原因，應在辦理工作交接手續(xù)時，將本人工作中形成的檔案材料整理齊全，移交給檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案材料后，應及時進行整理、歸檔，并在檔案移交登記簿上做好記錄。3.民宗所撤銷、合并時，檔案管理部門應按照國家有關規(guī)定，將檔案移交給相關部門或單位，并辦理檔案移交手續(xù)。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）電子檔案管理1.對具有保存價值的電子文件，應按照檔案管理要求進行整理、歸檔，納入電子檔案管理系統(tǒng)進行管理。2.電子檔案應進行分類、編號、著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.電子檔案應采用安全可靠的存儲方式，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制電子檔案的訪問權限，確保電子檔案的安全保密。（三