PAGE基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基礎(chǔ)設(shè)施檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于建筑物、道路、橋梁、給排水、供電、供氣、通信等基礎(chǔ)設(shè)施的新建、改建、擴(kuò)建、維修、拆除等項(xiàng)目檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司基礎(chǔ)設(shè)施檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則。檔案管理工作應(yīng)貫穿于基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的全過(guò)程，從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收至運(yùn)行維護(hù)等各階段，都要做好檔案的收集、整理、歸檔工作。3.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得弄虛作假。4.保密性原則。對(duì)涉及公司機(jī)密的基礎(chǔ)設(shè)施檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)做好基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司基礎(chǔ)設(shè)施檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案資料。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，并在項(xiàng)目竣工后及時(shí)向綜合管理部門(mén)移交。2.明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人，督促責(zé)任人做好檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，配合綜合管理部門(mén)做好檔案的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段形成的各類文件資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底等，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.按照檔案管理要求，對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行分類整理，及時(shí)移交項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)或綜合管理部門(mén)。（四）項(xiàng)目施工部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理施工過(guò)程中形成的各類文件資料，如施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備合格證等。2.對(duì)施工資料進(jìn)行分類歸檔，確保資料與工程進(jìn)度同步，在工程竣工后及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)移交。3.配合項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)做好施工資料的審核、整理工作，確保資料符合檔案管理要求。（五）項(xiàng)目監(jiān)理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目施工過(guò)程中的檔案資料進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保施工單位按要求做好檔案收集、整理工作。2.審核施工單位提交的檔案資料，對(duì)不符合要求的及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。3.整理監(jiān)理過(guò)程中形成的文件資料，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，在項(xiàng)目竣工后向項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)移交。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙及說(shuō)明。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備合格證、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等。6.運(yùn)行維護(hù)文件：設(shè)備維護(hù)記錄、運(yùn)行數(shù)據(jù)、故障處理報(bào)告等。7.其他與基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其格式的通用性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的類別、階段、專業(yè)等進(jìn)行分類，如分為建筑物類、道路類、給排水類等，并在每類下再細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用“項(xiàng)目代碼分類代碼順序號(hào)”的形式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固，便于查閱和保管。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)應(yīng)在項(xiàng)目竣工后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目檔案向綜合管理部門(mén)歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范要求，做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂整齊。3.同時(shí)提交檔案目錄清單（紙質(zhì)和電子），以便綜合管理部門(mén)進(jìn)行核對(duì)和錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）移交手續(xù)1.綜合管理部門(mén)在收到項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)補(bǔ)充完善。2.雙方辦理檔案移交手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交清單（一式兩份），雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.基礎(chǔ)設(shè)施檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目批復(fù)文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要是對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理有重要參考價(jià)值的檔案，如施工圖紙、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性的會(huì)議記錄、臨時(shí)文件等。2.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，并在檔案目錄中注明。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護(hù)設(shè)備和藥品。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱基礎(chǔ)設(shè)施檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播。（二）查閱程序1.查閱人持《檔案查閱申請(qǐng)表》到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需摘抄或復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。3.查閱完畢后，請(qǐng)查閱人在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)后，將檔案歸還原位。（三）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱基礎(chǔ)設(shè)施檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)生檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人提出。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)代表、財(cái)務(wù)部門(mén)代表等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜