PAGE質(zhì)量監(jiān)督站檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于質(zhì)量監(jiān)督站各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：質(zhì)量監(jiān)督站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映質(zhì)量監(jiān)督站的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理質(zhì)量監(jiān)督站在各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置質(zhì)量監(jiān)督站設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室，配備專(zhuān)職檔案管理人員。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定質(zhì)量監(jiān)督站檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督站各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。4.開(kāi)展檔案的鑒定工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息。6.積極開(kāi)展檔案的利用工作，為質(zhì)量監(jiān)督站的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.對(duì)質(zhì)量監(jiān)督站各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展。三、檔案的收集（一）收集范圍1.質(zhì)量監(jiān)督站在工程質(zhì)量監(jiān)督、檢測(cè)、管理等工作中形成的文件材料，包括監(jiān)督計(jì)劃、監(jiān)督記錄、檢測(cè)報(bào)告、整改通知等。2.質(zhì)量監(jiān)督站的各類(lèi)會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。3.質(zhì)量監(jiān)督站的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.質(zhì)量監(jiān)督站工作人員的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.質(zhì)量監(jiān)督站的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.質(zhì)量監(jiān)督站的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。7.質(zhì)量監(jiān)督站的對(duì)外往來(lái)文件，包括與上級(jí)主管部門(mén)、其他相關(guān)單位的文件往來(lái)等。8.其他與質(zhì)量監(jiān)督站工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照文件的形成時(shí)間、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)，便于后續(xù)的集中整理。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)收集，一般在文件辦理完畢后的一周內(nèi)交至檔案管理部門(mén)。2.年度終了后，各部門(mén)應(yīng)在次年的一季度內(nèi)將上一年度形成的文件材料整理齊全后交至檔案管理部門(mén)。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)，質(zhì)量監(jiān)督站檔案可分為工程質(zhì)量監(jiān)督檔案、行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)管理，并編制相應(yīng)的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查找和利用。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門(mén)交來(lái)的文件材料后，按照分類(lèi)原則進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)分類(lèi)后的文件材料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔號(hào)。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。4.編制檔案目錄，包括案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，案卷目錄應(yīng)注明案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等信息，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。5.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔號(hào)、題名、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所質(zhì)量監(jiān)督站應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)施1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，確保檔案庫(kù)房的安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。2.對(duì)檔案的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制，保持檔案庫(kù)房的溫濕度適宜，一般溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，防止檔案的丟失和泄密。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從質(zhì)量監(jiān)督站的工作實(shí)際出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映質(zhì)量監(jiān)督站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)質(zhì)量監(jiān)督站工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映質(zhì)量監(jiān)督站一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)質(zhì)量監(jiān)督站工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)質(zhì)量監(jiān)督站工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等信息。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)質(zhì)量監(jiān)督站領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案流失。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷(xiāo)毀數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。3.檔案的保管期限統(tǒng)計(jì)，包括永久、長(zhǎng)期、短期保管檔案的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。2.利用檔案管理軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和質(zhì)量監(jiān)督站領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)信息。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表、檔案保管期限統(tǒng)計(jì)表等。八、檔案的利用（一）利用范圍1.質(zhì)量監(jiān)督站工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、其他相關(guān)單位因工作需要查閱質(zhì)量監(jiān)督站檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱質(zhì)量監(jiān)督站檔案。（二）利用手續(xù)1.質(zhì)量監(jiān)督站工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.上級(jí)主管部門(mén)、其他相關(guān)單位查閱質(zhì)量監(jiān)督站檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)質(zhì)量監(jiān)督站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱質(zhì)量監(jiān)督站檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)質(zhì)量監(jiān)督站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排查閱。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立質(zhì)量監(jiān)督站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、利用等功能模塊。2.檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行集中管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員