PAGE中國郵政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中國郵政檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國郵政各級分支機構(gòu)、直屬單位及其所屬部門和員工在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中國郵政檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理和保存企業(yè)在各個歷史時期形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密等重要檔案進行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為企業(yè)各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門中國郵政設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全系統(tǒng)的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負責(zé)收集、整理、分類和編目企業(yè)在各項工作中形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.檔案保管與維護：妥善保管檔案，做好檔案的安全防護工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。3.檔案利用與服務(wù)：積極為企業(yè)內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。4.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理工作，建立和完善檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.檔案統(tǒng)計與分析：負責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，并進行分析研究，為企業(yè)檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標準，對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，確保檔案材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門開展檔案管理工作：各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保檔案管理工作的順利進行。3.遵守檔案管理制度：各部門及其員工應(yīng)嚴格遵守本制度，自覺維護檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括企業(yè)的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營檔案：涵蓋郵政業(yè)務(wù)的各類合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶資料、業(yè)務(wù)宣傳資料等。3.工程建設(shè)檔案：涉及郵政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)改造等項目的立項審批文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收文件等。4.科技檔案：包括郵政科研項目的研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利文件等。5.聲像檔案：記錄企業(yè)重要活動、會議、業(yè)務(wù)場景等的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在工作完成后及時將形成的檔案材料收集整理，確保檔案的時效性。2.完整準確：收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實準確，能夠全面反映企業(yè)各項工作的實際情況。3.規(guī)范整理：按照檔案分類標準對收集的檔案材料進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化管理。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。2.編號：為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，以便于管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，方便用戶查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.安全防護設(shè)施：檔案庫房應(yīng)配備消防器材、防盜報警裝置、防蟲藥品等安全防護設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保設(shè)施的正常運行。（二）檔案裝具1.檔案架：應(yīng)選用堅固耐用、便于分類存放和檢索的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，標識清晰。2.檔案盒：檔案盒應(yīng)選用符合國家標準的優(yōu)質(zhì)材料，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護檔案。檔案盒應(yīng)標明檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.存儲介質(zhì)：對于電子檔案，應(yīng)選用安全可靠的存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行備份，確保電子檔案的安全存儲。（三）檔案保管期限1.永久保管：對企業(yè)具有重要歷史價值、法律憑證作用或涉及國家機密等的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（四）檔案保管要求1.上架存放：檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時采取措施進行處理。3.安全保密：嚴格遵守檔案安全保密制度,非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部利用：為企業(yè)內(nèi)部各部門的工作決策、業(yè)務(wù)開展、項目論證、歷史研究等提供檔案信息支持。2.外部利用：根據(jù)國家法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，為有關(guān)部門、單位或個人提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，在指定地點查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并注明復(fù)制用途。（三）利用要求1.遵守規(guī)定：利用者應(yīng)遵守檔案利用的有關(guān)規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標注、污損檔案。2.履行手續(xù)：利用檔案時，應(yīng)按照規(guī)定履行查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，不得私自將檔案帶出檔案管理部門。3.保密要求：涉及國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.保管期限已滿：對保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的，可予以銷毀。2.失去保存價值：因企業(yè)機構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已不適應(yīng)現(xiàn)行工作需要且無參考價值的檔案，可進行銷毀。3.重復(fù)或無效：已被新的文件替代且無參考價值的檔案，或經(jīng)核實為無效的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對到期檔案進行初步審查，清理出擬銷毀的檔案清單。2.小組鑒定：檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.審批公示：檔案鑒定意見經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，在企業(yè)內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。4.銷毀實施：公示無異議后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。（四）銷毀記錄檔案銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀地點、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立覆蓋中國郵政全系統(tǒng)的檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.掃描錄入：對紙質(zhì)檔案進行掃描，將掃描圖像進行圖像處理和數(shù)據(jù)錄入，形成數(shù)字化檔案。2.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與原紙質(zhì)檔案的編號、題名、日期等信息進行掛接，建立數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。3.元數(shù)據(jù)著錄：對數(shù)字化檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，完善檔案的檢索信息，提高檔案檢索的準確性和效率。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.功能模塊：檔案信息化管理平臺應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)功能模塊，以及用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等輔助功能模塊。2.安全保障：加強檔案信息化管理平臺的安全保障工作，采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等安全措施，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)維護與更新1.定期備份：定期對檔案信息化管理平臺的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。2.數(shù)據(jù)更新：及時對檔案信息化管理平臺的數(shù)據(jù)進行更新，確保檔案信息的準確性和時效性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)中國郵政建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，由檔案管理部門負責(zé)組織實施檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期對全系統(tǒng)的檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門對檔案管理制度的執(zhí)行情況，是否嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定。2.檔案管理工作：檢查檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作是否規(guī)范，檔案質(zhì)量是否符合要求。3.