PAGE學(xué)校檔案室使用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本使用制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校全體教職員工、學(xué)生以及因工作需要查閱檔案的校外人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全與完整。3.高效利用原則：在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的齊全、完整和有序。2.建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)操作規(guī)程，保證檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全存儲(chǔ)。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤管理工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。2.按照學(xué)校檔案管理的要求，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料，并辦理交接手續(xù)。3.在工作中積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，為檔案利用者提供必要的協(xié)助。（三）檔案利用者職責(zé)1.遵守學(xué)校檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標(biāo)注、污損檔案。2.按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，不得轉(zhuǎn)借他人使用。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室工作人員。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生成績(jī)單、科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位往來(lái)的文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議等。3.學(xué)校在基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、物資采購(gòu)等活動(dòng)中形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.學(xué)校教職工和學(xué)生的人事檔案、學(xué)籍檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的數(shù)據(jù)、圖表、聲像等各種形式的文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆書寫。3.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)按照其形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)整理工作。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別，如文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、學(xué)籍檔案等，分別進(jìn)行整理。文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類；教學(xué)檔案、科研檔案等應(yīng)按照項(xiàng)目、類別等進(jìn)行分類。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等，確保檔案整理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。庫(kù)房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，檔案架排列應(yīng)整齊有序，便于檔案的存放和查找。3.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序，裝入檔案盒，存放在檔案架上；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。2.對(duì)重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案保管期限1.學(xué)校檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過(guò)程中明確標(biāo)注。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。一般每年進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)重點(diǎn)檔案應(yīng)增加檢查次數(shù)。2.在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理；如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符或丟失，應(yīng)查明原因，及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行處理。3.檢查結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并存檔備查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取有效措施加以改進(jìn)，確保檔案的安全保管。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.學(xué)校教職員工因工作需要查閱檔案，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。查閱人事檔案、學(xué)籍檔案等應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。2.學(xué)生查閱本人學(xué)籍檔案，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)所在學(xué)院同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.校外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案，應(yīng)提前向?qū)W校檔案室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及學(xué)校機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.檔案利用者需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批部門審批，審批通過(guò)后，持申請(qǐng)表到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.檔案室工作人員根據(jù)檔案利用者的申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢所需檔案，并按照規(guī)定的查閱范圍提供檔案資料。查閱時(shí)，檔案利用者應(yīng)在檔案室工作人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自翻閱其他無(wú)關(guān)檔案。（三）借閱權(quán)限與范圍1.學(xué)校教職員工因工作需要借閱檔案，可借閱與本人工作相關(guān)的檔案資料，但借閱期限一般不得超過(guò)兩周。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人事檔案、學(xué)籍檔案等應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。2.校外單位因工作需要借閱學(xué)校檔案，應(yīng)提前向?qū)W校檔案室提交借閱申請(qǐng)函，注明借閱目的、范圍、時(shí)間和歸還日期等，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱重要檔案或涉及學(xué)校機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)一周，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)兩周。（四）借閱程序1.檔案利用者需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容目的、借閱時(shí)間和歸還日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批部門審批，審批通過(guò)后，持申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.檔案室工作人員根據(jù)檔案利用者的申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢所需檔案，并按照規(guī)定的借閱范圍提供檔案資料。借閱時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)與檔案利用者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)檔案內(nèi)容，并辦理借閱登記手續(xù)。檔案利用者應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案利用者借閱檔案后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出學(xué)校。要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（五）歸還手續(xù)1.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)催還。2.檔案利用者歸還檔案時(shí)，應(yīng)與檔案室工作人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)檔案內(nèi)容，并在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)歸還情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，檔案利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案室工作人員在確認(rèn)檔案歸還無(wú)誤后，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸還登記，并將檔案歸還原位。六、檔案的復(fù)印與摘錄（一）復(fù)印與摘錄權(quán)限1.檔案利用者因工作需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.復(fù)印或摘錄檔案應(yīng)嚴(yán)格控制范圍，不得擅自擴(kuò)大復(fù)印或摘錄內(nèi)容，不得復(fù)印或摘錄涉及學(xué)校機(jī)密的檔案信息。（二）復(fù)印與摘錄程序1.檔案利用者填寫《檔案復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，注明復(fù)印或摘錄的檔案名稱、內(nèi)容、目的、份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批部門審批，審批通過(guò)后，持申請(qǐng)表到檔案室辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。3.檔案室工作人員根據(jù)檔案利用者的申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢所需檔案，并按照規(guī)定的復(fù)印或摘錄范圍提供檔案資料。復(fù)印或摘錄時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保復(fù)印或摘錄內(nèi)容符合要求。4.在復(fù)印或摘錄完成后，檔案室工作人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并收取相應(yīng)的費(fèi)用（如涉及收費(fèi)）。檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定支付費(fèi)用后，方可領(lǐng)取復(fù)印或摘錄的檔案資料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)在檔案室負(fù)責(zé)人的組織下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與進(jìn)行。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。對(duì)反映學(xué)校主要職能活動(dòng)、歷史發(fā)展、教學(xué)科研成果等具有重要意義的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.檔案保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可列入銷毀范圍。對(duì)保管期限未滿但已失去利用價(jià)值的檔案，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案室定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。在鑒定前，檔案室應(yīng)制定鑒定工作計(jì)劃，明確鑒定的范圍、方法、步驟和人員分工等。2.檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員按照鑒定工作計(jì)劃，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案清單。審批表經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行