PAGE檔案室安全提醒制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室安全管理，確保檔案資料的完整性、準確性和保密性，防止檔案信息泄露、損毀、丟失等安全事故的發(fā)生，特制定本安全提醒制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門及人員，包括檔案室工作人員、檔案借閱人員、檔案利用部門相關人員等。（三）基本原則1.預防為主原則：強化安全意識，采取有效的預防措施，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。2.責任明確原則：明確各部門及人員在檔案安全管理中的職責，確保責任落實到人。3.規(guī)范操作原則：嚴格按照檔案管理的相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司規(guī)定進行操作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.安全保密原則：加強檔案信息的安全保密管理，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。二、檔案室安全管理職責（一）檔案室管理部門職責1.負責制定和完善檔案室安全管理制度、操作規(guī)程，并組織實施。2.定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.配備必要的安全防護設施和設備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，并確保其正常運行。4.對檔案室工作人員進行安全培訓，提高其安全意識和操作技能。5.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案信息安全。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案室安全管理制度和操作規(guī)程，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，確保檔案的整理、存放有序，便于查找和利用。3.做好檔案的安全防護工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱、利用登記制度，對借閱、利用檔案的人員進行身份核實和手續(xù)辦理，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案借閱人員職責1.遵守檔案借閱規(guī)定，按照借閱流程辦理借閱手續(xù)。2.愛護所借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.在規(guī)定的時間內(nèi)歸還所借閱的檔案，如需延期使用，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.不得將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人，不得在非借閱場所查閱檔案。5.對所借閱檔案的安全保密負責，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案利用部門相關人員職責1.在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案安全管理制度，確保檔案的安全使用。2.如需對檔案進行復制、摘錄等操作，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并保證復制、摘錄內(nèi)容的準確性和完整性。3.不得擅自更改檔案內(nèi)容，如需對檔案進行整理、編輯等操作，應征得檔案室管理部門同意，并在其指導下進行。4.使用完畢后，及時將檔案歸還檔案室，并協(xié)助檔案管理人員做好檔案的清點和核對工作。三、檔案室安全管理措施（一）檔案實體安全管理1.檔案庫房管理檔案庫房應選擇安全、干燥、通風良好的地點，遠離火源、水源和污染源。庫房內(nèi)要安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。檔案架應排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。檔案應分類存放，不同種類、不同保管期限的檔案應分開存放。庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。2.檔案整理與裝訂檔案整理應遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。檔案裝訂應牢固、整齊、美觀，不得使用金屬裝訂物，以免對檔案造成銹蝕。裝訂時應注意保護檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。3.檔案存儲介質(zhì)管理對于電子檔案等存儲介質(zhì)，應采取備份存儲措施，定期進行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存放在不同的物理位置。存儲介質(zhì)應妥善保管，避免受到磁場、高溫、潮濕等因素的影響。定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）檔案信息安全管理1.人員安全管理檔案室工作人員應具備良好的職業(yè)道德和安全保密意識，經(jīng)過專業(yè)培訓后上崗。對涉及檔案管理的人員進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案安全管理中的權利和義務。限制非檔案室工作人員進入檔案室，確需進入的，應經(jīng)檔案室管理部門批準，并進行登記。2.網(wǎng)絡安全管理檔案室應建立完善的網(wǎng)絡安全防護體系，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防止網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。對檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。嚴格控制檔案管理系統(tǒng)的訪問權限，設置不同用戶的操作權限，防止未經(jīng)授權的人員訪問檔案信息。加強對網(wǎng)絡傳輸過程中檔案信息的加密保護，確保信息傳輸?shù)陌踩浴?.數(shù)據(jù)備份與恢復管理定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份周期應根據(jù)檔案的重要程度和變動情況確定，一般每月或每季度進行一次全量備份，每周進行一次增量備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時能夠及時恢復。4.保密管理嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度，對檔案信息進行嚴格保密。檔案管理人員不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得在私人場合談論檔案機密信息。在檔案利用過程中，對涉及保密內(nèi)容的檔案應采取相應的保密措施，如限制查閱范圍、使用專用設備等。（三）檔案安全檢查與隱患排查1.定期檢查檔案室管理部門應定期對檔案室進行安全檢查，每月至少進行一次全面檢查，對檔案庫房、設備設施、檔案整理等情況進行詳細檢查。檔案管理人員應每天對檔案的保管狀況進行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告。2.專項檢查根據(jù)季節(jié)特點、重要節(jié)日等情況，適時組織專項安全檢查，如夏季的防火、防潮檢查，冬季的防寒、防盜檢查等。對檔案管理系統(tǒng)、存儲介質(zhì)等進行定期專項檢查，確保其安全運行。3.隱患排查與整改對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應及時進行排查和分析，明確隱患的性質(zhì)、程度和整改責任。制定切實可行的整改措施，限期進行整改，確保安全隱患得到及時消除。對整改情況進行跟蹤復查，確保整改工作落實到位。四、檔案借閱與利用安全管理（一）借閱流程1.借閱申請：檔案借閱人員需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并簽字確認。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交檔案室管理部門審批。檔案室管理部門根據(jù)檔案的保密級別、利用需求等情況進行審批，批準后出具《檔案借閱通知單》。3.借閱登記：檔案借閱人員憑《檔案借閱通知單》到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員對借閱人員的身份進行核實，并按照通知單內(nèi)容進行檔案借閱登記，記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.檔案領?。簷n案管理人員根據(jù)借閱登記情況，將所借閱的檔案交給借閱人員，并提醒其注意檔案的安全保管。（二）利用規(guī)定1.檔案借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)使用檔案，如需延期使用，應提前向檔案室管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.借閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人，不得在非借閱場所查閱檔案。如需在檔案室以外的場所查閱檔案，應經(jīng)檔案室管理部門同意，并在其指定的地點進行查閱。3.在檔案利用過程中，借閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。如需對檔案進行復制、摘錄等操作，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并保證復制、摘錄內(nèi)容的準確性和完整性。4.借閱人員使用完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員對歸還的檔案進行認真清點和核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。（三）特殊檔案利用管理1.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行審批和管理，限制查閱范圍和使用方式。2.如需對重要檔案進行復印、拍照、掃描等操作，應經(jīng)公司保密管理部門批準，并在其監(jiān)督下進行。復印件、照片、掃描件等應按照公司保密規(guī)定進行保管和使用。3.對于涉及國家安全、法律法規(guī)等特殊檔案的利用，應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)的規(guī)定，按照相關程序進行審批和管理。五、檔案安全事故應急處置（一）應急處置原則1.快速反應原則：一旦發(fā)生檔案安全事故，應立即啟動應急處置機制，迅速采取措施進行處理，最大限度地減少事故損失。2.保護現(xiàn)場原則：在事故發(fā)生后，應保護好現(xiàn)場，以便進行事故調(diào)查和原因分析。3.及時報告原則：及時向上級主管部門和相關部門報告事故情況，不得隱瞞或延誤報告。4.科學處置原則：根據(jù)事故的性質(zhì)和特點，采取科學合理的處置措施，確保處置工作的有效性。（二）應急處置流程1.事故報告：檔案管理人員在發(fā)現(xiàn)檔案安全事故后，應立即報告檔案室管理部門負責人。檔案室管理部門負責人接到報告后，應在第一時間向上級主管部門和相關部門報告事故發(fā)生的時間、地點、原因、損失情況等信息。2.應急響應：上級主管部門接到事故報告后，應立即啟動應急處置預案，成立應急處置小組，負責指揮和協(xié)調(diào)事故處置工作。應急處置小組應迅速趕赴事故現(xiàn)場，了解事故情況，制定處置措施。3.現(xiàn)場處置：應急處置小組根據(jù)事故的性質(zhì)和特點，采取相應的現(xiàn)場處置措施。如發(fā)生火災，應立即組織滅火，并疏散人員；如發(fā)生盜竊，應保護好現(xiàn)場，配合公安機關進行調(diào)查等。4.損失評估：對事故造成的檔案損失進行評估，確定損失的范圍和程度。評估結果應及時報告上級主管部門和相關部門。5.原因調(diào)查：組織相關人員對事故原因進行調(diào)查，查明事故發(fā)生的原因和責任。調(diào)查結果應形成書面報告，上報上級主管部門。6.恢復與重建：根據(jù)事故處置情況，及時組織檔案的恢復與重建工作。對受損的檔案進行修復、補充或重新整理，確保檔案信息的完整性和準確性。同時，對檔案室的安全防護設施和設備進行修復和完善，防止類似事故再次發(fā)生。（三）后期處置1.總結評估：事故處置結束后，對應急處置工作進行總結評估，分析事故發(fā)生的原因、應急處置措施的有效性、存在的問題及改進措施等?？偨Y評估報告應上報上級主管部門。2.責任追究：根據(jù)事故調(diào)查結果，對事故責任單位和責任人進行責任追究。對因工作失誤、失職等原因?qū)е率鹿拾l(fā)生的單位和個人，依法依規(guī)給予相應的處罰。3.完善制度：針對事故中暴露的問題，及時修訂和完善檔案安全管理制度、操作規(guī)程等，進一步加強檔案安全管理工作。六、培訓與教育（一）培訓計劃1.檔案室管理部門應制定年度檔案安全培訓計劃，明確培訓的內(nèi)容、對象、時間、方式等。2.培訓計劃應根據(jù)檔案安全管理的實際需求和人員情況進行制定，確保培訓的針對性和實效性。（二）培訓內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓：組織學習國家有關檔案管理、保密、安全等方面的法律法規(guī)，增強員工的法律意識。2.安全管理制度培訓：詳細講解檔案安全管理制度、操作規(guī)程等內(nèi)容，使員工熟悉檔案安全管理的各項要求。3.安全操作技能培訓：開展檔案整理、裝訂、存儲、借閱、利用等環(huán)節(jié)的安全操作技能培訓，提高員工的實際操作能力。4.應急處置培訓：進行檔案安全事故應急處置培訓，使員工了解事故的應急處置流程和方法，掌握基本的應急處置技能。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織檔案管理人員、檔案借閱人員等進行集中培訓，邀請專家或內(nèi)部專業(yè)人員進行授課。2.現(xiàn)場培訓：結合實際工作，在檔案室現(xiàn)場進行操作示范和培訓，使員工更加直觀地掌握