PAGE寄存檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織寄存檔案的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有寄存檔案的管理活動，包括檔案的接收、存放、保管、查閱、借閱、歸還及銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：寄存檔案應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保寄存檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)寄存檔案的機(jī)密性，防止檔案信息泄露。4.便利性原則：在保證檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，滿足公司/組織業(yè)務(wù)需求。二、檔案接收（一）接收準(zhǔn)備1.設(shè)立專門的檔案接收崗位或指定專人負(fù)責(zé)檔案接收工作。接收人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)知識和技能，熟悉檔案整理、分類和編目的要求。2.準(zhǔn)備好檔案接收所需的場地、設(shè)備和工具，如檔案庫房、貨架、檔案盒、裝訂機(jī)、編目軟件等，并確保其符合檔案保管的要求。3.制定檔案接收清單，明確接收檔案的類別、數(shù)量、交接時間、交接人員等信息，以便進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄和核對。（二）檔案來源1.公司/組織內(nèi)部各部門形成的各類文件材料，包括但不限于行政管理文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、技術(shù)資料、人事檔案等。2.下屬單位或分支機(jī)構(gòu)報送的重要文件和資料。3.其他與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價值的檔案材料。（三）交接程序1.檔案移交部門或單位應(yīng)按照檔案整理規(guī)范對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，并編制檔案移交清單。移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.接收人員對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門或單位溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.雙方在檔案接收現(xiàn)場對檔案進(jìn)行逐件清點(diǎn)，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。檔案接收人員應(yīng)在接收的檔案上加蓋“檔案已收”章，并注明接收日期。4.接收人員將接收的檔案按照預(yù)先制定的分類方案進(jìn)行存放，并及時更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和可查詢。三、檔案存放（一）庫房規(guī)劃1.根據(jù)檔案的數(shù)量、種類和保管期限，合理規(guī)劃檔案庫房的空間布局。庫房應(yīng)劃分為不同的區(qū)域，如辦公區(qū)、整理區(qū)、存儲區(qū)、查閱區(qū)等，以滿足檔案管理各環(huán)節(jié)的工作需求。2.檔案存儲區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的貨架或檔案柜，用于存放檔案。貨架或檔案柜應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。同時，應(yīng)設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)適宜的溫濕度環(huán)境，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架1.檔案接收人員按照檔案分類方案和編號順序，將檔案逐件上架存放。上架時應(yīng)注意檔案的排列方向一致，便于查找和抽取。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂和存放。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止日期、卷號等信息，以便快速定位和識別檔案。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的要求進(jìn)行存儲和管理。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。同時，應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索和利用。（三）庫存管理1.建立檔案庫存臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時間、類別、數(shù)量、保管期限等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行核對，確保賬實相符。2.定期對檔案庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時應(yīng)逐件核對檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.根據(jù)檔案的保管期限和利用情況，合理安排檔案的存儲空間。對于超過保管期限或已無利用價值的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行鑒定和銷毀，以騰出空間存放新的檔案。四、檔案保管（一）保管要求1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。3.檔案存放應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、標(biāo)識清晰，便于查找和利用。同時，應(yīng)注意防止檔案的損壞和丟失，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等情況的發(fā)生。（二）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)格登記鑰匙的使用情況。2.安裝防火、防盜報警裝置，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。同時，配備必要的滅火器材，如滅火器、消防栓等，并定期組織消防演練，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。3.采取防潮、防蟲、防鼠等措施，如在庫房內(nèi)放置干燥劑、防蟲藥、鼠夾等。對于珍貴或易損檔案，可采取特殊的保護(hù)措施，如使用密封袋、真空包裝等。（三）電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。2.建立電子檔案的訪問控制機(jī)制，對電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)和管理。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案，訪問過程應(yīng)進(jìn)行記錄。3.定期對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和遷移，以確保電子檔案的可讀性和可用性。同時，應(yīng)關(guān)注電子信息技術(shù)的發(fā)展，及時更新電子檔案管理系統(tǒng)，保證電子檔案管理的先進(jìn)性和規(guī)范性。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.根據(jù)檔案的機(jī)密程度和利用需求，設(shè)定不同的查閱權(quán)限。一般分為普通查閱、restricted查閱和機(jī)密查閱等級別。2.普通查閱適用于公司/組織內(nèi)部一般員工因工作需要查閱公開或一般性的檔案；restricted查閱適用于特定部門或崗位人員查閱涉及一定業(yè)務(wù)機(jī)密的檔案；機(jī)密查閱適用于高級管理人員或經(jīng)特別授權(quán)的人員查閱涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案。3.查閱人員應(yīng)根據(jù)自身權(quán)限申請相應(yīng)級別的查閱，并填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案類別、查閱時間等信息。申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)授權(quán)人員審批后方可進(jìn)行查閱。（二）查閱流程1.查閱人員向檔案管理部門提交查閱申請表，經(jīng)審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息查找相關(guān)檔案，并將檔案調(diào)至查閱區(qū)。2.查閱人員在查閱區(qū)進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立查閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱申請表的審批情況、查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。查閱登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查詢和統(tǒng)計。2.對于涉及重要或敏感信息的檔案查閱，應(yīng)進(jìn)行專門的跟蹤和監(jiān)控，確保查閱過程符合規(guī)定，查閱信息未被泄露。六、檔案借閱（一）借閱范圍檔案借閱主要限于公司/組織內(nèi)部因工作需要借閱檔案的情況。原則上，機(jī)密性較高的檔案不允許外借，確因特殊情況需要外借的，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。（二）借閱申請借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計歸還日期等信息。申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并根據(jù)檔案的機(jī)密程度報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應(yīng)按照審批權(quán)限進(jìn)行審核。對于普通檔案借閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于涉及restricted或機(jī)密檔案的借閱申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息準(zhǔn)備借閱檔案，并與借閱人員辦理借閱交接手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱清單上簽字確認(rèn)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期等信息。（四）借閱期限借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用需求合理確定，一般不得超過規(guī)定的期限。如需延長借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（五）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的檔案。歸還時，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性和完好性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人員歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在借閱清單上注明歸還日期，并將借閱檔案歸還原位。同時，更新檔案管理系統(tǒng)中的借閱記錄，確保檔案信息的準(zhǔn)確和及時。七、檔案歸還（一）歸還流程1.借閱或查閱結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時將檔案歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門工作人員應(yīng)核對檔案數(shù)量、完整性和是否有損壞情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、有損壞或缺失等問題，使用人員應(yīng)說明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理部門工作人員應(yīng)做好記錄，并根據(jù)情況采取相應(yīng)措施，如要求使用人員補(bǔ)齊檔案、修復(fù)損壞部分或進(jìn)行賠償?shù)?。（二）歸還確認(rèn)檔案管理部門工作人員在接收歸還的檔案后，應(yīng)在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，并注明歸還日期。同時，將歸還情況及時記錄在檔案管理系統(tǒng)中，更新檔案的狀態(tài)信息。（三）特殊情況處理對于因特殊原因無法按時歸還的檔案，使用人員應(yīng)提前向檔案管理部門申請延期歸還，并說明原因和預(yù)計歸還時間。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)情況進(jìn)行審批，如同意延期，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中做好記錄，并提醒使用人員按時歸還。八、檔案銷毀（一）銷毀鑒定1.定期對超過保管期限或已無利用價值的檔案進(jìn)行銷毀鑒定。銷毀鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員共同參與，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否可以銷毀。對于涉及重要業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)謹(jǐn)慎鑒定，必要時可咨詢相關(guān)專家或法律機(jī)構(gòu)的意見。3.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出檔案的類別、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份作為銷毀檔案的依據(jù)。（二）銷毀審批檔案銷毀清單需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批后方可實施銷毀。審批過程應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保銷毀檔案的必要性和合規(guī)性。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件對存儲介質(zhì)進(jìn)行多次覆蓋擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。同時，應(yīng)對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀，如粉碎、消磁等。（四）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄臺賬，詳細(xì)記錄檔案銷毀的時間、地點(diǎn)、方式、銷毀清單編號、監(jiān)銷人員等信息。銷毀記錄臺賬應(yīng)長期保存，以備查詢和審計。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項，由檔案管理部門根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實際情況進(jìn)行