PAGE工程檔案三級(jí)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本工程檔案三級(jí)管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、實(shí)施到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，確保無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和檔案形成的特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目。5.時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔工程檔案，確保其與工程建設(shè)進(jìn)度同步。二、工程檔案管理職責(zé)分工（一）公司層面1.工程管理部門負(fù)責(zé)制定工程檔案管理的總體計(jì)劃和目標(biāo)。協(xié)調(diào)各部門在工程檔案管理工作中的關(guān)系。對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)建立健全工程檔案管理制度和流程。組織工程檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。對(duì)工程檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案管理工作的組織和實(shí)施。確保項(xiàng)目各階段檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。對(duì)項(xiàng)目工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。（二）項(xiàng)目層面1.項(xiàng)目資料員具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程檔案資料的日常收集、整理和初步分類工作。建立項(xiàng)目工程檔案資料臺(tái)賬，記錄檔案資料的收集、整理和移交情況。協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門做好工程檔案的歸檔和保管工作。2.各部門業(yè)務(wù)人員在各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)及時(shí)形成和提供與工程建設(shè)相關(guān)的文件資料，并確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。按照項(xiàng)目資料員的要求，將本部門的工程檔案資料按時(shí)移交。三、工程檔案分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.工程聲像檔案：工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像等。7.工程電子檔案：以電子形式存在的工程文件資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，按照工程類別、項(xiàng)目名稱、檔案分類等進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)格式為：工程類別代碼項(xiàng)目編號(hào)檔案分類代碼順序號(hào)。3.工程類別代碼根據(jù)公司工程業(yè)務(wù)范圍設(shè)定，如建筑工程為“JZ”，市政工程為“SZ”等。4.項(xiàng)目編號(hào)按照公司項(xiàng)目管理編號(hào)規(guī)則確定。5.檔案分類代碼根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，如工程前期文件為“Q”，工程設(shè)計(jì)文件為“S”等。6.順序號(hào)為每類檔案資料的流水號(hào)。四、工程檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門業(yè)務(wù)人員應(yīng)在工作過(guò)程中及時(shí)收集本部門形成的工程文件資料，并按照項(xiàng)目資料員的要求進(jìn)行整理。收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。2.項(xiàng)目資料員應(yīng)定期檢查工程檔案資料的收集情況，對(duì)未按時(shí)收集的部門和人員進(jìn)行督促。3.對(duì)于外單位提供的工程文件資料，如設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備說(shuō)明書等，應(yīng)及時(shí)辦理簽收手續(xù)，并進(jìn)行登記。（二）整理要求1.項(xiàng)目資料員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的工程文件資料進(jìn)行分類整理。2.每份文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源等信息。3.工程圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章?？⒐D章應(yīng)包含施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人等信息。4.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，并配以文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、工程檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目資料員應(yīng)在工程建設(shè)項(xiàng)目階段性結(jié)束或完成后，及時(shí)將整理好的工程檔案資料移交公司檔案管理部門。2.移交的工程檔案資料應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包含檔案資料的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。3.公司檔案管理部門對(duì)接收的工程檔案資料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目資料員進(jìn)行整改。審核合格后，將工程檔案資料進(jìn)行歸檔。（二）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.工程檔案應(yīng)按照類別、項(xiàng)目進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引目錄，便于查找和利用。3.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和可用性。六、工程檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，對(duì)工程檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門、工程管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案與工程建設(shè)活動(dòng)的相關(guān)性。3.檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在銷毀清冊(cè)上簽字。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)包含檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人等信息，銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、工程檔案利用與保密（一）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的工程檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包含查閱日期、查閱人、檔案名稱、查閱目的等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱工程檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.外單位因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好登記和保密工作。（二）保密措施1.工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的工程檔案進(jìn)行保密管理。