PAGE村項目檔案資料制度一、總則（一）目的為加強本村項目檔案資料管理，確保項目檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目的規(guī)劃、實施、驗收、評估及后續(xù)維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)所有新建、改建、擴建等各類項目從項目立項至項目結(jié)束全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則對本村項目檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導致的資料丟失或管理混亂。2.真實準確原則項目檔案資料應(yīng)如實反映項目建設(shè)過程中的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容真實，嚴禁弄虛作假。3.及時歸檔原則項目建設(shè)過程中形成的各類檔案資料應(yīng)按照規(guī)定及時整理歸檔，不得積壓或拖延，確保檔案資料的時效性。4.規(guī)范整理原則檔案資料的整理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，分類科學、編號有序、裝訂整齊，便于查閱和利用。5.安全保密原則加強項目檔案資料的安全保密管理，采取必要的安全防護措施，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露，確保檔案資料的安全。二、檔案資料管理職責（一）項目管理部門職責1.負責組織項目檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并對檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性進行審核。2.指導項目參與各方做好項目檔案資料的形成、積累和保管工作，明確各階段檔案資料的收集范圍和要求。3.定期對項目檔案資料進行檢查和清理，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。4.配合檔案管理部門做好項目檔案資料的移交、驗收等工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善項目檔案資料管理制度，明確檔案管理的流程和標準。2.負責接收、保管和提供利用項目檔案資料，建立健全檔案管理臺賬，對檔案資料進行分類、編號、存儲等管理。3.對項目檔案資料的整理、歸檔情況進行監(jiān)督和指導，定期開展檔案管理工作檢查和評估。4.負責檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案資料的檢索和利用效率。5.做好檔案資料的安全保密工作，制定安全保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。（三）項目參與各方職責1.項目建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等項目參與各方應(yīng)明確專人負責本單位項目檔案資料的收集、整理和保管工作，確保檔案資料符合相關(guān)要求。2.按照項目管理部門的要求，及時將各自形成的項目檔案資料移交至項目管理部門，并配合做好檔案資料的審核和歸檔工作。3.嚴格遵守檔案資料管理的各項規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改或丟失項目檔案資料。三、檔案資料收集范圍（一）項目前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設(shè)計文件等。2.項目招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。3.項目合同文件，如施工合同、監(jiān)理合同、采購合同等。（二）項目建設(shè)過程文件1.施工圖紙、設(shè)計變更通知、技術(shù)交底記錄等。2.施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志等。3.工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程驗收報告等。4.材料設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。5.工程進度報告、工程例會紀要、工程協(xié)調(diào)會紀要等。6.安全文明施工記錄、安全生產(chǎn)事故報告及處理文件等。7.監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。（三）項目竣工驗收文件1.項目竣工驗收申請報告、竣工驗收備案表等。2.竣工驗收報告，包括工程概況、建設(shè)依據(jù)、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)內(nèi)容、工程質(zhì)量、工程進度、項目效益等方面的內(nèi)容。3.工程竣工決算報告、審計報告等。4.項目竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。（四）項目后期維護文件1.項目保修協(xié)議、保修記錄、維修報告等。2.項目運行管理文件，如操作規(guī)程、維護計劃、運行記錄等。3.項目改造、升級等相關(guān)文件。四、檔案資料整理與歸檔（一）整理要求1.項目檔案資料應(yīng)按照分類標準進行分類整理，同一類別的檔案資料應(yīng)集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)保持完整，不得缺頁少件，如有破損或缺失應(yīng)及時修復或補充。3.檔案資料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料進行書寫或打印，字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章齊全。4.對電子文件應(yīng)進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）歸檔流程1.項目參與各方在項目建設(shè)過程中應(yīng)定期對各自形成的檔案資料進行整理，按照歸檔要求編制檔案目錄，并將整理好的檔案資料移交至項目管理部門。2.項目管理部門對接收的檔案資料進行審核，檢查檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案資料退回原移交單位進行補充或整改。3.審核通過的檔案資料由項目管理部門按照檔案分類標準進行分類、編號，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。4.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，按照檔案編號順序排列上架存放，并建立檔案管理臺賬，記錄檔案資料的名稱、編號、存放位置等信息。五、檔案資料保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的完好無損。4.對電子檔案資料應(yīng)定期進行備份，并異地存儲，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案資料丟失。（二）利用規(guī)定1.本村內(nèi)部人員因工作需要查閱項目檔案資料的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案資料時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉(zhuǎn)借檔案資料。3.因特殊情況需要外借檔案資料的，應(yīng)填寫檔案外借申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人和項目管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。4.外單位人員查閱或借閱本村項目檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本村項目管理部門和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱或借閱。查閱或借閱的檔案資料應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用，不得泄露或用于其他目的。六、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.已超過保管期限且確無保存價值的檔案資料。2.重復、冗余或已被其他有效文件替代的檔案資料。3.因保管不善導致?lián)p壞、變質(zhì)且無法修復的檔案資料。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案資料進行清查，提出需鑒定的檔案資料清單。2.組織由項目管理部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組，對需鑒定的檔案資料進行審查和評估。3.鑒定小組根據(jù)鑒定標準，對檔案資料逐一進行鑒定，提出鑒定意見，形成鑒定報告。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案資料，由檔案管理部門填寫檔案銷毀申請表，附上鑒定報告，報項目管理部門和村領(lǐng)導審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案資料名稱和數(shù)量等。3.銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?，并存檔相關(guān)審批文件和鑒定報告。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體成立由村領(lǐng)導、項目管理部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成的檔案資料管理監(jiān)督檢查小組，負責對本村項目檔案資料管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，檢查檔案資料是否齊全、真實、符合整理要求。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，檢查檔案庫房的環(huán)境條件、保管設(shè)備的運行狀況等。4.檔案資料管理工作的記錄和臺賬，檢查檔案管理過程中的各項記錄是否完整、準確。（三）結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)責任單位限期整改。2.整改完成后，相關(guān)責任單位應(yīng)向監(jiān)督檢查小組提交整改報告，監(jiān)督檢查