PAGE市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在市場(chǎng)監(jiān)管工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在市場(chǎng)監(jiān)管工作中形成的各類檔案，包括但不限于市場(chǎng)主體登記注冊(cè)檔案、日常監(jiān)督檢查檔案、專項(xiàng)整治檔案、行政處罰檔案、投訴舉報(bào)處理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：市場(chǎng)監(jiān)管檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映市場(chǎng)監(jiān)管工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、利用和開發(fā)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的市場(chǎng)監(jiān)管檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.開展檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供決策支持和參考依據(jù)。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在市場(chǎng)監(jiān)管工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實(shí)、完整和規(guī)范。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。3.根據(jù)工作需要，及時(shí)查閱和利用檔案，嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、利用等手續(xù)，做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、造冊(cè)，并做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.市場(chǎng)主體登記注冊(cè)過程中形成的各類申請(qǐng)材料、審核文件、證照副本等。2.日常監(jiān)督檢查工作中形成的現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、整改通知書、復(fù)查記錄等。3.專項(xiàng)整治行動(dòng)中形成的工作方案、檢查記錄、總結(jié)報(bào)告等。4.行政處罰案件中形成的立案審批表（書）、調(diào)查終結(jié)報(bào)告、行政處罰決定書等。5.投訴舉報(bào)處理過程中形成的投訴舉報(bào)登記表、調(diào)查處理報(bào)告、反饋記錄等。6.其他與市場(chǎng)監(jiān)管工作相關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案整理規(guī)范要求，不得擅自涂改、偽造檔案材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照市場(chǎng)監(jiān)管業(yè)務(wù)內(nèi)容，將檔案分為市場(chǎng)主體登記管理類、市場(chǎng)秩序監(jiān)管類、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)類、廣告監(jiān)管類、商標(biāo)監(jiān)管類、合同監(jiān)管類、網(wǎng)絡(luò)交易監(jiān)管類等類別。每個(gè)類別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)可采用年度類別流水號(hào)的形式，如“2023市場(chǎng)主體登記管理類001”。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放；對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。2.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護(hù)設(shè)備和藥品。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、病毒防護(hù)等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合市場(chǎng)監(jiān)管工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》以及本公司/組織制定的檔案保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀完畢后，將銷毀清冊(cè)永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或泄露檔案信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的市場(chǎng)監(jiān)管檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管