PAGE大學(xué)檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強大學(xué)檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學(xué)內(nèi)所有檔案庫房的管理工作，包括各類教學(xué)檔案、科研檔案、行政檔案、學(xué)生檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密。2.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查閱和利用。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實施。2.負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.負責(zé)檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、溫濕度控制等。4.負責(zé)檔案管理設(shè)備的配備、維護和更新，確保設(shè)備正常運行。5.負責(zé)對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.負責(zé)檔案庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中的問題，如檔案損壞、霉變、蟲蛀等。4.負責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案借閱安全。5.負責(zé)檔案管理設(shè)備的操作和維護，定期對設(shè)備進行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。6.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案庫房建設(shè)與布局（一）庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠離火源和水源的地方。庫房周圍應(yīng)保持整潔，無易燃、易爆、腐蝕性物品。（二）庫房面積檔案庫房面積應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃合理確定，確保檔案有足夠的存儲空間。同時，應(yīng)預(yù)留一定的空間用于檔案整理、查閱和設(shè)備存放。（三）庫房布局1.檔案庫房應(yīng)分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、設(shè)備區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨立，便于管理和操作。2.檔案存儲區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別和保管期限進行分區(qū)，設(shè)置不同的檔案架和檔案柜，確保檔案存放有序。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和整理工具，便于檔案管理人員對檔案進行整理和加工。4.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置舒適的查閱桌椅和照明設(shè)備，為檔案查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。5.設(shè)備區(qū)應(yīng)存放檔案管理所需的設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防設(shè)備、防蟲設(shè)備等，并確保設(shè)備擺放整齊，便于操作和維護。四、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案收集整理后移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時對接收的檔案進行檢查，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.整理后的檔案應(yīng)裝訂整齊、編目準(zhǔn)確、裝盒規(guī)范，便于保管和查閱。（三）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對庫存檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加，按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進行。3.對失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（四）檔案入庫1.整理鑒定后的檔案應(yīng)及時入庫，按照檔案存放位置上架存放。2.檔案上架應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，確保檔案排列有序，便于查找。3.檔案管理人員應(yīng)建立檔案入庫登記臺賬，詳細記錄檔案的入庫時間、類別、數(shù)量、保管期限等信息。五、檔案庫房保管（一）溫濕度控制1.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測，記錄溫濕度數(shù)據(jù)，并根據(jù)溫濕度變化情況及時調(diào)整設(shè)備運行參數(shù)。（二）防火防盜1.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備完好有效。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全防范措施，防止檔案被盜。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入庫房，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。（三）防蟲防霉1.檔案庫房應(yīng)定期進行清潔消毒，保持庫房環(huán)境衛(wèi)生。2.檔案庫房應(yīng)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案遭受蟲害。3.對易受潮霉變的檔案，應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。（四）檔案保管期限管理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限表，對檔案進行分類存放，確保不同保管期限的檔案分開保管。2.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)及時進行鑒定和處理，按照規(guī)定程序進行銷毀或延長保管期限。（五）檔案清點與核對1.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。2.清點核對工作應(yīng)填寫檔案清點核對記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。六、檔案借閱利用（一）借閱范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.學(xué)生因個人學(xué)習(xí)需要，可查閱本人學(xué)籍檔案等相關(guān)檔案。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門負責(zé)人根據(jù)借閱申請情況，決定是否批準(zhǔn)借閱。批準(zhǔn)借閱的，應(yīng)在申請表上簽字，并告知借閱人員檔案借閱的相關(guān)規(guī)定。4.借閱人員憑檔案借閱申請表到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容提供檔案，并填寫檔案借閱登記臺賬。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，但最長不得超過[X]個工作日。2.特殊檔案的借閱期限根據(jù)實際情況另行確定。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（五）查閱利用1.本校教職工查閱檔案應(yīng)在檔案查閱區(qū)內(nèi)進行，不得將檔案帶出查閱區(qū)。2.外單位查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱過程中應(yīng)有檔案管理人員在場監(jiān)督。3.學(xué)生查閱檔案應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，并在檔案管理部門指定的地點進行查閱。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有重要保存價值和利用價值的檔案，應(yīng)進行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化檔案的范圍包括教學(xué)檔案、科研檔案、行政檔案、學(xué)生檔案等各類檔案。（二）數(shù)字化流程1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化檔案的范圍、數(shù)量、時間要求等。2.檔案管理人員應(yīng)按照數(shù)字化工作流程，對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等工作。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、存儲規(guī)范。4.數(shù)字化檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化利用1.檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的在線查閱和利用。2.本校教職工可通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)查閱相關(guān)數(shù)字化檔案，但不得擅自下載、傳播數(shù)字化檔案。3.外單位查閱數(shù)字化檔案應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，并通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行查閱。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、全面，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求報送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。（二）檔案移交1.學(xué)校檔案管理人員因工作調(diào)動、退休等原因離開崗位時，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案