PAGE深圳市檔案局歸案制度一、總則（一）目的為加強深圳市檔案局檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，確保檔案歸案工作的順利進行，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于深圳市檔案局全體工作人員及涉及檔案歸案工作的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案歸案應(yīng)確保所歸檔案內(nèi)容真實、準確，如實反映歷史事實。2.完整性原則：全面收集各類檔案資料，保證檔案的齊全完整，涵蓋檔案局工作的各個方面。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的程序、標準和方法進行檔案歸案，確保檔案整理規(guī)范、有序。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案歸案范圍（一）文書檔案1.上級機關(guān)來文，包括各類指示、通知、通報等。2.本局形成的各類文件，如局發(fā)文件、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等。3.與其他單位往來的函件、協(xié)議書、合同等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.檔案接收、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如檔案交接清單、整理工作記錄、借閱登記等。2.涉及檔案鑒定、銷毀等工作的相關(guān)材料。（三）科技檔案1.檔案局辦公場所建設(shè)、維修、改造等項目形成的文件材料，如圖紙、設(shè)計方案、施工記錄等。2.檔案管理信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、程序文檔、技術(shù)資料等。（四）聲像檔案1.本局組織或參與的重要會議、活動的照片、錄音、錄像等資料。2.反映檔案局工作場景、辦公環(huán)境等的影像資料。（五）實物檔案1.本局獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等。2.具有紀念意義的禮品、紀念品等。三、檔案歸案要求（一）文件材料齊全完整1.各部門應(yīng)及時收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保無遺漏。2.對同一事項的相關(guān)文件材料應(yīng)進行系統(tǒng)整理，保證其關(guān)聯(lián)性和完整性。（二）文件格式規(guī)范1.紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、紙張質(zhì)量良好，簽字、蓋章等手續(xù)完備。2.電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的格式，如.doc、.xls、.pdf等，并確保內(nèi)容可長期有效讀取。（三）文件整理有序1.按照檔案分類方案進行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中存放。2.每份文件應(yīng)編寫頁碼，便于查找和管理。（四）明確文件標識1.在文件首頁右上角加蓋檔號章，注明全宗號、年度、保管期限、件號等信息。2.對于電子文件，應(yīng)在文件名中體現(xiàn)文件主題、年度、保管期限等關(guān)鍵信息。四、檔案歸案流程（一）收集1.各部門指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，定期對本部門產(chǎn)生的文件進行清理。2.對于上級機關(guān)來文，由辦公室統(tǒng)一接收，并及時分發(fā)給相關(guān)部門。（二）整理1.收集后的文件材料由檔案管理人員按照檔案分類標準進行分類。2.對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄清單。3.剔除重復(fù)文件，對破損、褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制。（三）裝訂1.對于紙質(zhì)文件，按照一定順序進行裝訂，確保整齊牢固。2.裝訂時應(yīng)注意保護文件內(nèi)容，避免損壞。（四）編目上架1.根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.將整理好的檔案上架存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。五、檔案歸案時間（一）年度歸檔每年年初，各部門應(yīng)將上一年度形成的文件材料整理歸案，于[具體日期]前移交至檔案部門。（二）專項歸檔對于本局開展的專項工作，在工作結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)將該專項工作形成的文件材料整理歸案并移交檔案部門。（三）即時歸檔對于一些緊急、重要的文件材料，應(yīng)在文件形成后及時整理歸案，確保檔案的時效性。六、檔案歸案責(zé)任（一）部門責(zé)任1.各部門負責(zé)人為本部門檔案歸案工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織、協(xié)調(diào)本部門的檔案歸案工作。2.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)具體的檔案收集、整理工作，并確保工作質(zhì)量。（二）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理人員負責(zé)對各部門移交的檔案進行接收、整理、保管等工作。2.對檔案歸案過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案歸案工作順利進行。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，保證檔案的安全與完整。七、檔案歸案監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案部門定期對各部門檔案歸案情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立檔案歸案工作考核機制，將檔案歸案工作納入部門績效考核內(nèi)容。（二）外部監(jiān)督積極接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議及時整改落實。八、檔案歸案的信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.按照國家相關(guān)標準和要求，對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化過程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容準確無誤，圖像清晰可讀。（二）電子檔案管理系統(tǒng)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索和利用。2.對電子檔案進行分類管理，設(shè)置權(quán)限控制，確保電子檔案的安全。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放。2.加強電子檔案系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。九、檔案歸案的利用與保密（一）利用規(guī)定1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案部門查閱。2.查閱檔案時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案部門。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）保密措施1.對涉及國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，嚴格限制查閱范圍，未經(jīng)批準不得查閱。2.檔案管理人員應(yīng)嚴