PAGE學校文印檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校文印檔案管理，確保學校各類文件、資料、檔案的安全、完整與有效利用，提高學校工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級組、各學科組以及全體教職員工在文印工作和檔案管理過程中的相關活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：學校文印檔案管理工作實行集中統(tǒng)一領導，由學校指定的專門部門或人員負責統(tǒng)籌管理。2.規(guī)范標準原則：嚴格按照國家有關法律法規(guī)、教育行業(yè)標準以及學校內部規(guī)定進行文印檔案的管理操作。3.安全保密原則：確保文印檔案的安全，防止文件資料的丟失、損壞、泄露，對涉及學校機密和敏感信息的檔案進行嚴格保密。4.高效利用原則：優(yōu)化文印檔案管理流程，提高文件資料的處理效率，方便學校各部門和人員及時查閱和使用所需檔案。二、文印管理（一）文印設備管理1.設備采購學校根據實際工作需求，制定文印設備采購計劃，優(yōu)先選擇質量可靠、性能穩(wěn)定、節(jié)能環(huán)保的設備。采購過程應嚴格按照學校物資采購相關規(guī)定執(zhí)行，確保采購程序合法合規(guī)。2.設備登記對新購置的文印設備進行詳細登記，包括設備名稱、型號、規(guī)格、購置日期、供應商、價格等信息，并建立設備臺賬。3.設備維護定期對文印設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。制定設備維護計劃，明確維護內容、維護周期和責任人。設備出現故障時，及時聯系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。4.設備報廢對于已無法正常使用或維修成本過高的文印設備，按照學校固定資產報廢程序進行處理。填寫設備報廢申請表，經相關部門審批后，辦理報廢手續(xù)，并在設備臺賬中予以注銷。（二）文印材料管理1.材料采購根據文印工作實際需求，合理采購文印材料，如紙張、墨盒、硒鼓等。采購過程中要選擇質量合格、價格合理的供應商，確保材料質量穩(wěn)定。2.材料驗收文印材料到貨后，由專人負責驗收。核對材料的規(guī)格、型號、數量、質量等是否與采購合同一致，對驗收合格的材料進行入庫登記，并填寫入庫單。3.材料存儲設立專門的文印材料倉庫，對文印材料進行分類存放，保持倉庫通風、干燥，防止材料受潮、變質。建立材料庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。4.材料領用各部門和人員因工作需要領用文印材料時，應填寫領用申請表，經部門負責人簽字批準后，到文印材料倉庫領取。倉庫管理人員按照申請表發(fā)放材料，并做好領用記錄。（三）文印工作流程1.文件排版各部門和人員在進行文件排版時，應使用學校規(guī)定的排版軟件和格式標準，確保文件排版規(guī)范、統(tǒng)一。排版完成后，認真校對文件內容，避免出現錯別字、排版錯誤等問題。2.文件審核重要文件在打印前需經部門負責人或相關領導審核簽字，確保文件內容準確、合法、合規(guī)。審核通過后的文件方可提交文印室進行打印。3.文印申請?zhí)顚懳挠∩暾埍?，注明文件名稱、份數、打印要求、緊急程度等信息，并提交給文印室。文印室根據申請內容安排打印任務。4.文件打印文印室工作人員按照文印申請表要求進行文件打印，嚴格控制打印質量，確保打印清晰、整潔。對于多份文件的打印任務，要合理安排打印順序，提高打印效率。5.文件復印如需復印文件，應填寫復印申請表，注明復印文件名稱、份數、復印要求等信息。文印室工作人員按照申請表進行復印操作，注意節(jié)約紙張，避免浪費。6.文件裝訂對于需要裝訂的文件，文印室工作人員應按照規(guī)范的裝訂方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂過程中要注意保護文件內容，避免出現折頁、掉頁等問題。7.文件分發(fā)文印完成后的文件，由文印室工作人員按照申請表上的分發(fā)要求，及時分發(fā)給相關部門和人員，并做好分發(fā)記錄。（四）文印質量控制1.設立質量標準制定文印質量標準，明確打印、復印、裝訂等各項文印工作的質量要求，如文字清晰、頁面整潔、排版規(guī)范、裝訂牢固等。2.定期檢查文印室負責人定期對文印工作質量進行檢查，抽取一定數量的文件進行質量評估，發(fā)現問題及時整改。3.客戶反饋處理對于各部門和人員提出的文印質量問題，文印室要及時進行處理，認真聽取客戶意見，采取有效措施改進工作，確保文印質量符合要求。三、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括學校行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案等相關資料。2.教學檔案：涵蓋教學計劃、教學大綱、教案、課件、學生成績冊、教學評估資料等教學過程中產生的各類文件。3.科研檔案：涉及學?？蒲许椖可陥髸c結題報告、科研成果、學術論文、著作等科研活動相關材料。4.財務檔案：包含學校財務預算、決算報表、會計憑證、賬簿、審計報告等財務方面的文件。5.學生檔案：主要有學生入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價等學生個人信息及成長記錄資料。6.其他檔案：如學?；n案、設備檔案、外事檔案、安全檔案等其他各類專項檔案。（二）檔案收集1.明確收集責任各部門和人員負責本部門相關檔案的收集整理工作，并按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至學校檔案管理部門。檔案管理部門定期對各部門檔案收集情況進行督促檢查。2.收集范圍界定根據檔案分類，明確各類檔案的收集范圍，確保檔案收集的完整性。對于重要活動、重大事件等形成的檔案，要及時、全面地進行收集。3.收集時間要求各類檔案應在形成后及時收集，一般應在次年上半年完成上一年度檔案的收集工作。對于緊急或特殊情況形成的檔案，要隨時收集整理。（三）檔案整理1.分類整理檔案管理部門按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理，確保同一類檔案集中存放，便于查找和管理。2.編號編目為每一份檔案編制唯一的編號，并建立檔案目錄清單。檔案目錄應包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等詳細信息，方便快速檢索。3.裝訂編頁對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。同時，對檔案進行編頁，標注頁碼，確保檔案頁碼連續(xù)、準確。（四）檔案保管1.保管場所建設學校設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風、防潮、防蟲、防火、防盜。檔案庫房應配備必要的消防設備、防蟲藥品、溫濕度調節(jié)設備等。2.保管期限確定根據檔案的重要性和時效性，確定各類檔案的保管期限，分為永久保管、定期保管（如30年、10年等）。3.檔案存放方式按照檔案類別和保管期限，對檔案進行有序存放。不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和查閱。對于電子檔案，應進行備份存儲，并定期檢查數據的完整性和可用性。4.檔案安全管理建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常巡查，確保檔案安全。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，對檔案的借閱、查閱等進行嚴格登記和審批。（五）檔案利用1.借閱審批學校內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱目的、借閱期限等信息，經部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。涉及重要檔案借閱的，需經學校分管領導審批。2.查閱登記檔案管理部門對查閱檔案的人員進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱、查閱用途等信息。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.利用反饋鼓勵檔案利用人員對檔案利用情況進行反饋，提出改進檔案管理工作的意見和建議。檔案管理部門應及時整理和分析反饋信息，不斷優(yōu)化檔案管理工作。（六）檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學校檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表以及檔案專業(yè)人員組成。負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標準依據檔案保管期限、檔案價值、學校實際需求等因素，制定檔案鑒定標準。對失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。3.銷毀程序經鑒定確需銷毀的檔案，填寫檔案銷毀申請表，報學校分管領導審批。審批通過后，由檔案管理部門會同相關部門共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀檔案名稱、數量、銷毀時間、銷毀人員等信息。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督學校設立文印檔案管理監(jiān)督小組，定期對文印檔案管理工作進行檢查，發(fā)現問題及時督促整改。監(jiān)督小組成員由學校紀檢部門人員、檔案管理部門人員以及相關業(yè)務部門代表組成。2.外部監(jiān)督積極接受上級教育主管部門、檔案管理部門等外部機構的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議認真落實整改，不斷提高文印檔案管理工作水平。（二）考核辦法1.考核指標設定制定文印檔案管理工作考核指標體系，包括文印設備管理、文印材料管理、文印工作流程、檔案管理各環(huán)節(jié)工作質量、檔案利用效果等方面的指標。2.考核周期每年對文印檔案管理工作