PAGE村委會檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強村委會檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高村委會工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于村委會檔案室的檔案收集、整理、保管、利用等各項工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村委會檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法管理原則：嚴格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作，維護檔案的法律地位。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為村委會各項工作及村民提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責（一）檔案管理機構(gòu)村委會設(shè)立檔案室，負責本村檔案的集中管理。檔案室應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案存放安全。（二）人員職責1.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作。做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案狀況，確保檔案安全。建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案利用提供準確的查詢服務(wù)。辦理檔案的借閱、查閱、復(fù)制等利用手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。2.村委會成員職責各村委會成員應(yīng)積極配合檔案管理人員做好檔案的收集工作，及時將工作中形成的各類文件材料移交檔案室。在工作中自覺遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。根據(jù)工作需要，合理利用檔案資源，為決策和工作開展提供參考依據(jù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級黨委、政府及相關(guān)部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.村委會形成的各類會議記錄、決議、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.涉及本村經(jīng)濟發(fā)展、土地管理、社會保障、文化建設(shè)等方面的文件材料。4.村民代表大會、村民會議等重要活動形成的文件資料。5.本村獲得的榮譽證書、獎狀、錦旗等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)在文件材料形成或辦理完畢后，及時將其整理好移交檔案室。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，可收集復(fù)印件，并注明原件保存處。3.收集的檔案應(yīng)保持齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。四、檔案整理（一）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類。一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟發(fā)展類、社會事務(wù)類、文化建設(shè)類等類別。2.每一大類下可根據(jù)具體情況進一步細分小類，如行政管理類可分為會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、人事管理等小類。（二）整理方法1.對收集到的檔案進行清理，剔除重復(fù)、無用的文件材料。2.按照分類標準對檔案進行排序，同一類別的檔案按照時間先后順序排列。3.為每份檔案編制頁碼，確保檔案的連續(xù)性和完整性。4.填寫檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檢索和管理。5.對整理好的檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管設(shè)施1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案柜、檔案架等保管設(shè)備，確保檔案存放有序。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等防護設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：凡是反映村委會主要職能活動和歷史面貌的，對本地區(qū)、本部門、本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映村委會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本地區(qū)、本部門、本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本地區(qū)、本部門、本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.定期對檔案保管期限進行鑒定，對已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，向上級主管部門匯報。六、檔案利用（一）利用范圍1.村委會成員因工作需要查閱檔案。2.村民因涉及個人權(quán)益、歷史遺留問題等合理需求查閱檔案。3.其他經(jīng)村委會批準的單位或個人查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)村委會負責人批準后，檔案管理人員方可提供查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時間、檔案名稱、查閱人員姓名等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)相關(guān)部門批準，不得查閱、利用。2.檔案原件一般不得外借，如因特殊情況需要外借，應(yīng)經(jīng)村委會負責人批準，并限期歸還。外借期間，檔案管理人員應(yīng)跟蹤檔案使用情況，確保檔案安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立村委會檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。3.對數(shù)字化檔案進行分類、編目、索引等處理，便于快速檢索和利用。（三）系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負責檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護和管理。2.制定檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程和安全管理制度，確保系統(tǒng)運行安全、穩(wěn)定。3.定期對數(shù)字化檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村委會負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定方法1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值和保管期限。2.對已過保管期限的檔案，重點審查其是否仍具有查考利用價值。對于仍有價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，形成檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)村委會負責人批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。