PAGE商務(wù)局三合一檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商務(wù)局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)商務(wù)工作，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商務(wù)局機(jī)關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位在各項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商務(wù)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映商務(wù)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為商務(wù)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）局辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室和下屬事業(yè)單位的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。5.定期向同級(jí)檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案工作情況。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交局辦公室。2.配合局辦公室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本科室檔案的安全和完整。（三）下屬事業(yè)單位職責(zé)1.參照局機(jī)關(guān)檔案管理制度，負(fù)責(zé)本單位檔案的管理工作。2.按時(shí)向局辦公室移交應(yīng)歸檔的檔案，并接受局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.積極配合局辦公室開(kāi)展檔案的綜合利用工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與商務(wù)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告等。3.商務(wù)活動(dòng)中簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標(biāo)文件等。4.外事活動(dòng)中形成的文件、資料、照片、音像等。5.下屬事業(yè)單位上報(bào)的各類文件、材料等。6.其他具有保存價(jià)值的商務(wù)檔案資料。（二）收集要求1.各科室和下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于重要的、具有時(shí)效性的檔案資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交局辦公室。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在次年上半年移交局辦公室。2.專項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)科室應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)將檔案移交局辦公室。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，分為綜合管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類等。2.綜合管理類包括局機(jī)關(guān)各類綜合性文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.業(yè)務(wù)工作類根據(jù)商務(wù)局的業(yè)務(wù)職能，分為對(duì)外貿(mào)易、對(duì)內(nèi)貿(mào)易、招商引資、市場(chǎng)監(jiān)管等類別。4.人事檔案類包括干部職工的個(gè)人檔案、任免文件、考核材料等。5.財(cái)務(wù)檔案類包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、牢固。4.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于檔案的查找和利用。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.檔案整理人員應(yīng)具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，確保整理工作的質(zhì)量。3.整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整或不準(zhǔn)確的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。（三）檔案數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。3.加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)和備份管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合商務(wù)局檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。（三）鑒定方法和程序1.定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值，提出存毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案鑒定表。3.經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。3.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行檔案銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，并確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全。4.銷(xiāo)毀工作結(jié)束后，在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期和銷(xiāo)毀方式，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.檔案數(shù)字化進(jìn)展情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)軟件或手工方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期向上級(jí)主管部門(mén)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、報(bào)送及時(shí)。八、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱本局檔案。（二）利用程序1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等查閱本局檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案