PAGE江西省檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強江西省檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江西省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案查閱活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案要嚴(yán)格保密。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為單位的各項工作和社會發(fā)展提供服務(wù)，促進檔案信息的合理利用。二、檔案查閱主體及權(quán)限（一）本單位內(nèi)部人員1.查閱權(quán)限：本單位工作人員因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案。查閱時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱范圍：包括本部門形成的檔案以及涉及本部門業(yè)務(wù)的其他檔案。（二）外單位人員1.查閱權(quán)限：外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提出書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等。經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱范圍：一般限于與申請事項直接相關(guān)的檔案。特殊情況需要擴大查閱范圍的，須經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）司法機關(guān)及其他有權(quán)機關(guān)1.查閱權(quán)限：司法機關(guān)及其他有權(quán)機關(guān)因辦理案件等需要查閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明文件，經(jīng)本單位檔案管理部門審核后，報本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。必要時，應(yīng)安排專人陪同查閱。2.查閱范圍：按照法律規(guī)定及相關(guān)要求確定查閱范圍，檔案管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。三、檔案查閱流程（一）申請1.內(nèi)部人員申請：本單位工作人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的、預(yù)計查閱時間等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至檔案管理部門。2.外單位人員申請：外單位人員應(yīng)提交加蓋單位公章的書面申請，內(nèi)容包括查閱單位名稱、查閱人姓名及聯(lián)系方式、查閱目的、查閱檔案的具體范圍和預(yù)計查閱時間等。申請經(jīng)本單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核后，轉(zhuǎn)檔案管理部門。3.司法機關(guān)及其他有權(quán)機關(guān)申請：司法機關(guān)及其他有權(quán)機關(guān)應(yīng)出具正式的法律文書或證明文件，如協(xié)助查詢通知書、立案決定書等，并注明查詢事項、查詢范圍等內(nèi)容。檔案管理部門收到申請后，進行初步審核。（二）審核1.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核。重點審核申請理由是否充分、查閱范圍是否合理、查閱時間是否符合規(guī)定等。對于不符合要求的申請，應(yīng)及時與申請人溝通，要求其補充或修改相關(guān)內(nèi)容。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)檔案管理部門審核通過的申請，按照規(guī)定權(quán)限報本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。一般申請由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要檔案或查閱范圍較廣的申請，須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱1.預(yù)約安排：檔案管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，與申請人預(yù)約查閱時間，并告知查閱地點及相關(guān)注意事項。對于批量查閱或需要較長時間查閱的申請，應(yīng)合理安排查閱場所和時間，確保查閱工作順利進行。2.現(xiàn)場查閱：申請人按照預(yù)約時間到達檔案查閱場所，檔案管理人員應(yīng)核對申請人身份信息，并按照審批的查閱范圍提供檔案。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，提醒申請人遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。申請人如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行提出申請，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）歸還1.查閱結(jié)束后：查閱工作結(jié)束后，申請人應(yīng)及時將查閱的檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.特殊情況處理：如申請人因特殊原因需要延長查閱時間或暫時留存檔案的，須經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。但留存時間不得超過規(guī)定期限，期滿后應(yīng)及時歸還。四、檔案查閱的保密規(guī)定（一）保密要求1.檔案管理人員和查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度規(guī)定，對在查閱過程中知悉的國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等信息予以保密。2.嚴(yán)禁在非查閱場所談?wù)?、傳播檔案內(nèi)容，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。（二）查閱場所管理1.檔案查閱場所應(yīng)相對獨立，具備必要的安全保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。未經(jīng)檔案管理部門許可，無關(guān)人員不得進入查閱場所。2.查閱場所應(yīng)保持整潔、安靜，不得在場所內(nèi)吸煙、飲食或從事其他與查閱無關(guān)的活動。（三）檔案載體保護1.查閱人員不得擅自將檔案原件帶出查閱場所。如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和紙張，并按照規(guī)定進行登記備案。2.嚴(yán)禁對檔案進行涂改、污損、折疊、裁剪等破壞行為。查閱過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并采取相應(yīng)的補救措施。五、檔案查閱的信息化管理（一）檔案數(shù)字化建設(shè)1.各單位應(yīng)積極推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。通過信息化手段，提高檔案查閱的效率和便捷性。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，保持內(nèi)容一致。（二）電子檔案查閱系統(tǒng)1.建立電子檔案查閱系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。查閱人員可通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的互聯(lián)網(wǎng)平臺，按照權(quán)限查閱電子檔案。2.電子檔案查閱系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、權(quán)限管理、日志記錄等功能，確保查閱過程的安全可靠。同時，應(yīng)定期對系統(tǒng)進行維護和升級，保障系統(tǒng)的正常運行。（三）信息化安全保障1.加強電子檔案查閱系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.建立健全信息化安全管理制度，明確檔案管理人員和查閱人員的安全職責(zé)，加強對系統(tǒng)操作的培訓(xùn)和監(jiān)督，提高安全意識和防范能力。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案查閱工作進行自查，檢查查閱流程是否規(guī)范、檔案安全是否得到保障、查閱記錄是否完整等。2.對在檔案查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況記錄在案。（二）上級監(jiān)督1.上級主管部門應(yīng)加強對所屬單位檔案查閱工作的監(jiān)督檢查，定期進行抽查或?qū)ｍ棛z查，確保檔案查閱制度的有效執(zhí)行。2.對違反檔案查閱制度的單位和個人，上級主管部門應(yīng)責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（三）社會監(jiān)督1.鼓勵社會公眾對檔案查閱工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)查閱行為或檔案信息泄露等問題，可向檔案管理部門或相關(guān)部門舉報。2.檔案管理部門應(yīng)及時受理舉報，并對舉報內(nèi)容進行核實處理。對經(jīng)查實確有違規(guī)行為的，應(yīng)依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果向社會公開。七、檔案查閱的責(zé)任追究（一）查閱人員責(zé)任1.查閱人員違反本制度規(guī)定，擅自擴大查閱范圍、泄露檔案信息、涂改或損毀檔案等，由所在單位給予批評教育、警告等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。2.因查閱人員失職導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，應(yīng)責(zé)令其采取補救措施，并根據(jù)損失情況承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理人員違反本制度規(guī)定，未按要求審核查閱申請、擅自提供檔案或未履行監(jiān)督職責(zé)等，由所在單位給予批評教育、警告等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。2.因檔案管理人員失職導(dǎo)致檔案信息泄露或檔案安全事故的，應(yīng)責(zé)令其采取補救措施，并根據(jù)損失情況承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時，對相關(guān)責(zé)任人給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（三）單位責(zé)任1.單位未建立健全檔案查閱制度或未有效執(zhí)行檔案查閱制度，導(dǎo)致檔案管理混亂、信息泄露等問題的，由上級主管部門責(zé)令其限期整改；情節(jié)