PAGE企業(yè)電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在工作活動中形成的具有保存價值的電子文件及其相關(guān)的電子檔案管理。（三）定義1.電子文件：指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子檔案：指具有保存價值的電子文件經(jīng)系統(tǒng)整理、鑒定后歸檔保存的檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司電子檔案管理工作由公司辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)本部門電子檔案的收集、整理、保管和利用，并接受公司辦公室的監(jiān)督指導(dǎo)。2.全程管理原則。對電子文件從形成到永久保存或銷毀的全過程進行管理，確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則。遵循國家有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一規(guī)范的電子檔案管理制度和操作流程。4.便于利用原則。以方便公司內(nèi)部各部門和人員利用為出發(fā)點，合理組織電子檔案資源，提供便捷的利用服務(wù)。二、電子文件的形成與收集（一）電子文件的形成1.公司各部門在工作中應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的業(yè)務(wù)規(guī)范，及時、準(zhǔn)確地形成電子文件。電子文件的格式應(yīng)符合國家通用標(biāo)準(zhǔn)和公司的統(tǒng)一要求，確保能夠被長期有效讀取。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，與紙質(zhì)文件具有同等效力。在電子文件形成過程中，應(yīng)明確文件的責(zé)任者、日期、主題等關(guān)鍵信息，確保電子文件的可追溯性。（二）電子文件的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時收集和完整保存。收集范圍包括但不限于各類公文、合同、報表、報告、圖紙、技術(shù)資料等。2.對于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募?，接收部門應(yīng)及時進行確認(rèn)和接收，并按照規(guī)定進行整理和存儲。對于紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件的，應(yīng)確保掃描或錄入的準(zhǔn)確性和完整性。3.電子文件收集過程中，應(yīng)同時收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息，如文件的背景信息、版本信息、修改記錄等，以便更好地理解和利用電子文件。三、電子文件的整理與歸檔（一）電子文件的整理1.收集后的電子文件應(yīng)按照一定的分類方案進行整理，確保文件的系統(tǒng)性和邏輯性。分類方案應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點和檔案管理要求制定，一般可按照年度、機構(gòu)、問題等進行分類。2.對電子文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的標(biāo)識和查找。編號可采用數(shù)字、字母等組合方式，如“年份+部門代碼+流水號”。3.對電子文件的題名、日期、責(zé)任者等關(guān)鍵信息進行核對和補充，確保信息的準(zhǔn)確完整。同時，對電子文件的格式進行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，使其符合長期保存和利用的要求。（二）電子文件的歸檔1.整理后的電子文件應(yīng)及時進行歸檔，歸檔時間應(yīng)符合公司的規(guī)定要求。一般情況下，應(yīng)在次年上半年完成上一年度電子文件的歸檔工作。2.電子文件歸檔應(yīng)采用在線歸檔和離線歸檔相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全性和可訪問性。在線歸檔應(yīng)存儲在公司的電子檔案管理系統(tǒng)中，離線歸檔應(yīng)采用磁帶、光盤等可靠的存儲介質(zhì)，并按照規(guī)定進行備份和異地存儲。3.在電子文件歸檔過程中，應(yīng)進行數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案能夠在不同的系統(tǒng)和設(shè)備上正常讀取和利用。同時，應(yīng)對電子檔案進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。四、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.存儲設(shè)備：應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，并定期進行檢查和維護，確保存儲設(shè)備的正常運行。2.存儲環(huán)境：電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，避免存儲設(shè)備受到損壞。同時，應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保電子檔案的安全。（二）備份管理1.備份策略：應(yīng)制定科學(xué)合理的備份策略，定期對電子檔案進行備份。備份方式可采用全量備份、增量備份等，備份頻率應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要程度和變化情況確定。2.備份存儲：備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與在線存儲不同的介質(zhì)上，并進行異地存儲。異地存儲地點應(yīng)選擇安全可靠的位置，確保在本地存儲設(shè)備出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.備份檢測與恢復(fù)：定期對備份數(shù)據(jù)進行檢測，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，應(yīng)制定備份數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，并進行演練，確保在需要時能夠快速恢復(fù)電子檔案。（三）安全管理1.訪問控制：建立嚴(yán)格的電子檔案訪問控制機制，對不同級別的用戶授予不同的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案，訪問過程應(yīng)進行記錄和審計。2.數(shù)據(jù)加密：對電子檔案進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，密鑰應(yīng)妥善保管，定期更換。3.安全審計：定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全審計，檢查系統(tǒng)的運行情況和安全漏洞。對發(fā)現(xiàn)的安全問題應(yīng)及時進行處理，確保電子檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。五、電子檔案的利用（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門和人員因工作需要可按照規(guī)定的權(quán)限利用電子檔案。利用權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作職能和崗位需求進行設(shè)定，確保電子檔案的合理利用和安全保密。2.對于涉及公司機密的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過公司授權(quán)的人員才能查閱和使用。查閱和使用過程應(yīng)進行登記和審批，確保機密信息的安全。（二）利用方式1.在線查詢：公司員工可通過電子檔案管理系統(tǒng)在線查詢和瀏覽電子檔案。查詢結(jié)果可根據(jù)需要進行打印、下載等操作，但應(yīng)確保不影響電子檔案的原始數(shù)據(jù)和完整性。2.借閱：對于需要借閱電子檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司辦公室辦理借閱手續(xù)。借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和利用需求確定，借閱人員應(yīng)妥善保管電子檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或轉(zhuǎn)借他人。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制電子檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司辦公室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的電子檔案應(yīng)加蓋公司辦公室的印章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用記錄1.對電子檔案的利用情況應(yīng)進行詳細(xì)記錄，包括利用人員、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等。利用記錄應(yīng)保存一定期限，以便進行統(tǒng)計分析和審計檢查。2.通過對利用記錄的分析，可了解電子檔案的利用需求和趨勢，為電子檔案的管理和優(yōu)化提供依據(jù)。同時，利用記錄也可作為考核員工工作績效的參考依據(jù)。六、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，對電子檔案的保存價值進行科學(xué)評估。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，充分考慮電子檔案的歷史、現(xiàn)實和未來利用價值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織1.公司成立電子檔案鑒定工作小組，由公司辦公室、業(yè)務(wù)部門和檔案管理專家等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實施鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核和審批。2.鑒定工作小組應(yīng)定期對電子檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定，對到期的電子檔案進行及時處理。（三）鑒定方法1.內(nèi)容鑒定：對電子檔案的內(nèi)容進行分析，判斷其是否具有歷史、現(xiàn)實和未來利用價值。對于重復(fù)、無用或已失去保存價值的電子檔案，應(yīng)予以剔除。2.技術(shù)鑒定：對電子檔案的存儲格式、載體等進行技術(shù)評估，確保電子檔案能夠在未來的技術(shù)環(huán)境下正常讀取和利用。對于因技術(shù)原因無法長期保存的電子檔案，應(yīng)采取遷移、轉(zhuǎn)換等措施進行處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。2.電子檔案的銷毀應(yīng)采用物理或化學(xué)方法，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行