PAGE山東省檔案銷毀制度總則制定目的為加強山東省檔案管理，確保檔案信息安全，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于山東省行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案銷毀工作?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：檔案銷毀工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案銷毀過程中，要采取有效措施確保檔案信息不泄露，維護國家和單位的安全與利益。3.集中管理原則：檔案銷毀工作應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理，避免分散操作帶來的風險。4.全程監(jiān)督原則：對檔案銷毀工作的全過程進行監(jiān)督，確保銷毀工作真實、完整、可追溯。檔案鑒定鑒定機構(gòu)與人員1.各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，成員包括檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門代表、保密部門人員以及相關(guān)技術(shù)專家等。2.檔案鑒定工作小組成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，了解國家法律法規(guī)和保密規(guī)定。鑒定標準1.文件內(nèi)容：對檔案文件的內(nèi)容進行審查，判斷其是否仍具有保存價值。已完成歷史使命、失去查考利用價值的文件，可考慮銷毀。2.時效性：根據(jù)文件的形成時間和當前工作需求，確定其時效性。超過規(guī)定保存期限且無特殊保存意義的檔案，可予以鑒定銷毀。3.保密性：對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行嚴格鑒定，確保在銷毀過程中不發(fā)生泄密事件。4.完整性：檢查檔案的完整性，對于殘缺不全、無法反映完整歷史信息的檔案，經(jīng)鑒定后可進行銷毀。鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，按照鑒定標準初步篩選出擬銷毀的檔案清單。2.部門審核：將初步篩選的檔案清單提交給各相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行審核，業(yè)務(wù)部門結(jié)合自身工作實際，對檔案的保存價值提出意見。3.鑒定小組評審：檔案鑒定工作小組對各部門審核后的檔案清單進行集中評審，綜合考慮各方面因素，最終確定需銷毀的檔案名單。4.結(jié)果公示：對于確定銷毀的檔案名單，應(yīng)在單位內(nèi)部進行公示，公示期不少于[X]個工作日，接受全體員工的監(jiān)督。如有異議，應(yīng)及時進行復查核實。銷毀審批審批流程1.申請：檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并附上鑒定小組的鑒定意見。2.部門審核：申請表依次提交給檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、保密部門負責人進行審核，各部門負責人應(yīng)在申請表上簽署審核意見。3.領(lǐng)導審批：經(jīng)各部門審核通過后，申請表提交給單位主管領(lǐng)導進行最終審批。主管領(lǐng)導應(yīng)根據(jù)單位實際情況和相關(guān)規(guī)定，對檔案銷毀申請進行審批決策。4.審批結(jié)果反饋：審批通過后，檔案管理部門應(yīng)及時將審批結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員，以便開展后續(xù)的銷毀工作。審批權(quán)限1.一般檔案銷毀：對于保管期限已滿、經(jīng)鑒定確無保存價值的一般檔案，由單位檔案管理部門負責人審批。2.重要檔案銷毀：涉及重要業(yè)務(wù)、重要歷史資料或可能存在爭議的檔案銷毀，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理部門負責人、保密部門負責人聯(lián)合審核后，報單位主管領(lǐng)導審批。3.涉密檔案銷毀：涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案銷毀，必須經(jīng)單位保密委員會審批，并報上級主管部門備案。銷毀實施銷毀方式選擇1.物理銷毀：焚燒：對于紙質(zhì)檔案等，可采用焚燒的方式進行銷毀。焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的專門焚燒場所進行，確保檔案完全燃燒，不留任何痕跡。粉碎：通過專業(yè)的粉碎設(shè)備，將紙質(zhì)檔案、電子存儲介質(zhì)等粉碎成細小顆粒，使其無法恢復原有信息。粉碎后的顆粒應(yīng)達到規(guī)定的粒度要求，一般應(yīng)小于[X]毫米。消磁：對于存儲有電子數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)，如磁帶、磁盤等，可采用消磁設(shè)備進行消磁處理，破壞其存儲的數(shù)據(jù)信息。消磁后的介質(zhì)應(yīng)進行物理銷毀，如粉碎或焚燒。2.化學銷毀：對于一些特殊材質(zhì)的檔案或存儲介質(zhì)，可采用化學銷毀的方式。例如，使用專門的化學藥劑對電子存儲介質(zhì)進行處理，使其數(shù)據(jù)無法恢復。化學銷毀應(yīng)在專業(yè)人員的指導下進行，確保操作安全、環(huán)保。銷毀執(zhí)行1.確定銷毀地點：根據(jù)銷毀方式和實際情況，選擇合適的銷毀地點。銷毀地點應(yīng)具備安全防護設(shè)施，遠離人員密集區(qū)域，確保銷毀過程的安全。2.安排銷毀人員：由檔案管理部門負責組織安排專業(yè)的銷毀人員進行銷毀操作。銷毀人員應(yīng)經(jīng)過專門培訓，熟悉銷毀流程和安全注意事項，具備相應(yīng)的操作技能。3.實施銷毀操作：銷毀人員按照預定的銷毀方式和操作規(guī)程，對需銷毀的檔案進行逐一銷毀。在銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。4.現(xiàn)場監(jiān)督：檔案管理部門應(yīng)安排專人對銷毀現(xiàn)場進行全程監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定要求進行，防止出現(xiàn)檔案丟失、泄密等問題。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄記錄內(nèi)容1.檔案基本信息：記錄銷毀檔案的名稱、文號、形成時間、保管期限、來源等詳細信息。2.鑒定與審批情況：包括鑒定小組成員名單、鑒定意見、審批流程及各環(huán)節(jié)審批人員簽字等。3.銷毀實施情況：記錄銷毀時間、地點、銷毀方式、銷毀人員名單等信息。4.監(jiān)督情況：監(jiān)督人員姓名、監(jiān)督時間及監(jiān)督意見等。記錄保存銷毀記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進行保存，保存期限不少于[X]年。紙質(zhì)記錄應(yīng)裝訂成冊，妥善保管在單位檔案庫中；電子記錄應(yīng)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全可靠。監(jiān)督檢查內(nèi)部監(jiān)督1.單位內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案銷毀工作進行審計監(jiān)督，檢查銷毀工作是否符合規(guī)定程序，銷毀記錄是否真實、完整。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機制，定期對檔案銷毀工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案銷毀工作相關(guān)資料，配合做好監(jiān)督檢查工作。2.對于涉及國家重大項目、重要領(lǐng)域的檔案銷毀工作，應(yīng)主動接受紀檢監(jiān)察部門的監(jiān)督，確保銷毀工作合法合規(guī)、公正透明。責任追究責任界定1.在檔案銷毀工作中，因故意或重大過失導致檔案信息泄露、丟失或未按規(guī)定程序進行銷毀的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。2.對于違反本制度規(guī)定，擅自銷毀檔案或銷毀不應(yīng)銷毀檔案的行為，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。責任追究方式1.批評教育：對情節(jié)較輕的責任人，給予批評教育，責令其作出書面檢討。2.行政處分：對違反規(guī)定情節(jié)較重的責任人，