PAGE人事檔案借調(diào)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案借調(diào)管理工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的人事檔案借調(diào)行為。（三）基本原則1.合法性原則：人事檔案借調(diào)管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保借調(diào)行為合法合規(guī)。2.安全性原則：加強人事檔案借調(diào)過程中的安全管理，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確借調(diào)流程、審批權(quán)限和責任，確保借調(diào)工作規(guī)范有序進行。4.時效性原則：借調(diào)單位應在規(guī)定時間內(nèi)歸還人事檔案，保證檔案的正常流轉(zhuǎn)和使用。二、人事檔案借調(diào)的范圍與條件（一）借調(diào)范圍1.公司內(nèi)部借調(diào)：因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可相互借調(diào)人事檔案，用于人員考核、崗位調(diào)整、培訓等工作。2.外部單位借調(diào)：在符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的前提下，公司可應外部單位的合理需求，借調(diào)人事檔案用于合作項目、調(diào)查取證等工作。（二）借調(diào)條件1.內(nèi)部借調(diào)條件借調(diào)部門需填寫《人事檔案內(nèi)部借調(diào)申請表》，詳細說明借調(diào)原因、借調(diào)期限、借調(diào)檔案清單等內(nèi)容。借調(diào)部門應保證借調(diào)檔案僅用于本部門內(nèi)部工作，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借調(diào)檔案的使用應符合公司的保密規(guī)定和人事管理政策。2.外部單位借調(diào)條件外部單位必須出具正式的借調(diào)函，明確借調(diào)目的、借調(diào)期限、歸還時間等內(nèi)容。借調(diào)事項應與公司業(yè)務相關(guān)，且符合法律法規(guī)和公司利益。公司應對外部單位的借調(diào)申請進行嚴格審核，確保借調(diào)行為不會對公司人事檔案管理造成不利影響。三、人事檔案借調(diào)流程（一）內(nèi)部借調(diào)流程1.申請：借調(diào)部門填寫《人事檔案內(nèi)部借調(diào)申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，提交至人力資源部。2.審核：人力資源部對借調(diào)申請進行審核，重點審核借調(diào)原因、借調(diào)期限、借調(diào)檔案清單等內(nèi)容。如申請符合要求，人力資源部負責人簽字批準；如不符合要求，應及時反饋借調(diào)部門并說明原因。3.借閱：審核通過后，借調(diào)部門憑《人事檔案內(nèi)部借調(diào)申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門按照申請表上的清單提供檔案，并做好借閱登記。4.歸還：借調(diào)期限屆滿，借調(diào)部門應及時將人事檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的檔案進行核對，確保檔案完整無損。（二）外部單位借調(diào)流程1.申請：外部單位向公司提交借調(diào)函及相關(guān)證明材料，說明借調(diào)目的、借調(diào)期限、歸還時間等內(nèi)容。2.審核：公司收到外部單位借調(diào)申請后，由人力資源部牽頭，會同相關(guān)部門對借調(diào)申請進行審核。審核內(nèi)容包括借調(diào)事項的必要性、合法性、安全性等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.審批：公司分管領(lǐng)導對借調(diào)申請進行審批，如同意借調(diào)，簽署審批意見；如不同意借調(diào)，應及時通知外部單位并說明原因。4.借閱：經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意后，外部單位憑借調(diào)函及審批文件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門按照借調(diào)函上的要求提供檔案，并做好借閱登記。5.歸還：借調(diào)期限屆滿，外部單位應按時將人事檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的檔案進行嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密等情況，應及時追究外部單位的責任。四、人事檔案借調(diào)審批權(quán)限（一）內(nèi)部借調(diào)審批權(quán)限1.借調(diào)期限在[X]個工作日以內(nèi)的，由人力資源部負責人審批。2.借調(diào)期限超過[X]個工作日的，由公司分管領(lǐng)導審批。（二）外部單位借調(diào)審批權(quán)限1.借調(diào)期限在[X]個工作日以內(nèi)的，由公司分管領(lǐng)導審批。2.借調(diào)期限超過[X]個工作日的，由公司總經(jīng)理審批。五、人事檔案借調(diào)期間的管理（一）借調(diào)單位責任1.借調(diào)單位應指定專人負責保管借調(diào)的人事檔案，確保檔案安全。2.借調(diào)單位不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.借調(diào)單位應按照借調(diào)用途合理使用人事檔案，不得將檔案用于其他非工作目的。4.借調(diào)單位在借調(diào)期間如發(fā)現(xiàn)檔案有問題或需要補充材料，應及時與檔案管理部門溝通。（二）檔案管理部門責任1.檔案管理部門應定期對借調(diào)的人事檔案進行檢查，確保檔案安全和完整。2.檔案管理部門應及時向借調(diào)單位提供檔案利用過程中的相關(guān)指導和服務。3.如借調(diào)單位違反借調(diào)規(guī)定，檔案管理部門有權(quán)收回借調(diào)的人事檔案，并追究借調(diào)單位的責任。六、人事檔案借調(diào)的歸還與交接（一）歸還要求1.借調(diào)單位應在借調(diào)期限屆滿前[X]個工作日內(nèi)，將人事檔案歸還檔案管理部門。如因特殊原因需要延長借調(diào)期限，借調(diào)單位應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.歸還的人事檔案應保持原貌，不得有任何涂改、損壞或丟失。（二）交接手續(xù)1.借調(diào)單位歸還人事檔案時，應與檔案管理部門辦理交接手續(xù)，填寫《人事檔案歸還交接清單》，雙方簽字確認。2.交接清單應詳細記錄歸還檔案的名稱、數(shù)量、頁數(shù)等信息，確保檔案交接準確無誤。七、人事檔案借調(diào)的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立人事檔案借調(diào)監(jiān)督機制，人力資源部負責對人事檔案借調(diào)工作進行日常監(jiān)督檢查。2.審計部門定期對人事檔案借調(diào)情況進行審計，確保借調(diào)工作符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.檢查借調(diào)流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。2.檢查借調(diào)單位是否按照規(guī)定使用人事檔案，有無違規(guī)操作行為。3.檢查人事檔案的安全保管情況，是否存在檔案丟失、損壞、泄密等問題。4.檢查借調(diào)檔案的歸還情況，是否按時歸還，交接手續(xù)是否完備。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借調(diào)單位違反本制度規(guī)定，檔案管理部門應及時發(fā)出整改通知，要求借調(diào)單位限期整改。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予借調(diào)單位警告處分，并責令其立即改正。3.對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，除收回借調(diào)的人事檔案外，還應視情節(jié)輕重，對借調(diào)單位及相關(guān)責任人進行嚴肅處理，包括