PAGE北京科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強北京地區(qū)科研檔案的管理，確?？蒲袡n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在科技創(chuàng)新、科研管理和社會發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)從事科研活動的各類企事業(yè)單位、科研機構(gòu)、高等院校等組織（以下統(tǒng)稱“科研單位”）。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則科研單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責科研檔案的管理工作，對科研活動中形成的各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準確原則科研檔案應(yīng)全面、準確地反映科研活動的全過程，包括科研項目的立項、研究、試驗、驗收等各個環(huán)節(jié)，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.安全保密原則加強科研檔案的安全保護措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的科研檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于科研人員和其他相關(guān)人員查閱和利用科研檔案，提高檔案的使用效率。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家和北京市有關(guān)科研檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位科研檔案管理制度和實施細則，并組織實施。2.負責本單位科研檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.指導和監(jiān)督本單位各部門科研文件材料的形成、積累和歸檔工作，對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓。4.開發(fā)科研檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，為科研人員提供檔案利用服務(wù)。5.參與本單位科研項目的驗收、鑒定等活動，審核科研檔案的完整性和準確性。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目科研文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將項目科研文件材料移交歸檔，并對歸檔文件材料的質(zhì)量負責。3.在項目研究過程中，配合檔案管理部門做好檔案的檢查、指導和驗收工作。（三）科研人員職責1.嚴格遵守科研檔案管理規(guī)定，在科研活動中認真做好文件材料的收集、整理和保管工作。2.按照項目研究進度，及時將科研過程中形成的各類文件材料移交項目負責人，確保文件材料的完整性和連續(xù)性。3.積極配合檔案管理部門的工作，如實提供檔案利用所需的信息和資料。三、科研文件材料的形成與積累（一）科研項目文件材料范圍1.項目立項階段：項目申報書、可行性研究報告、項目批復文件、任務(wù)書等。2.研究實驗階段：實驗方案、實驗記錄、測試報告、數(shù)據(jù)處理結(jié)果、階段性研究成果報告等。3.項目總結(jié)階段：項目總結(jié)報告、技術(shù)報告、論文、專著、專利申請文件、成果鑒定材料、驗收文件等。4.其他相關(guān)文件材料：與項目研究有關(guān)的會議紀要、來往信函、合同協(xié)議、財務(wù)報表等。（二）文件材料形成要求1.科研文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡清晰，圖表工整，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份存儲。3.科研項目實施過程中形成的原始記錄、實驗數(shù)據(jù)等應(yīng)及時整理，不得隨意涂改、偽造或丟失。（三）文件材料積累措施1.建立科研項目文件材料積累制度，明確項目負責人和科研人員在文件材料形成與積累過程中的職責。2.在科研項目實施過程中，定期對文件材料進行檢查和整理，確保文件材料的及時收集和妥善保管。3.加強對科研人員的培訓，提高其對文件材料積累重要性的認識，掌握正確的文件材料整理方法。四、科研檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循科研項目的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，按照項目研究階段和文件材料的類別進行整理。2.分類科學合理，便于保管和利用，同一項目的文件材料應(yīng)集中整理，不得分散。（二）整理方法1.項目文件材料應(yīng)按照文件形成的時間順序進行排列，對每份文件進行編號，并編制文件目錄。2.科研檔案應(yīng)根據(jù)文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容進行分類，一般可分為科研項目類、科研成果類、科研設(shè)備類、科研人員類等。3.對電子文件應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的電子文件目錄，注明文件的名稱、格式、存儲位置等信息。（三）歸檔要求1.科研項目完成后，項目負責人應(yīng)及時將整理好的科研文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的科研檔案進行審核，對不符合要求的檔案應(yīng)退回項目負責人進行補充或修正。3.歸檔的科研檔案應(yīng)編制檔案目錄和檢索工具，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理。五、科研檔案的保管（一）保管場所1.科研單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。（二）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的科研檔案主要包括：具有重要歷史價值和科學價值的科研項目檔案、涉及國家機密和重大利益的科研檔案、獲得國家級獎勵的科研成果檔案等。2.長期保管的科研檔案主要包括：具有一定歷史價值和科學價值的科研項目檔案、獲得省部級獎勵的科研成果檔案、本單位重要科研項目檔案等，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管皮科研檔案主要包括：一般性科研項目檔案、本單位一般性科研成果檔案等，保管期限一般為5年至15年。（三）保管措施1.對不同保管期限的科研檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。2.定期對科研檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案完好無損。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位科研檔案管理制度為依據(jù)，對保管期滿的科研檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織1.成立科研檔案鑒定小組，由檔案管理部門、科研管理部門、項目負責人等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組負責對保管期滿的科研檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對科研檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度等進行全面分析，判斷其保存價值。2.參考同類科研項目檔案的保管情況，結(jié)合本單位的實際需求，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的科研檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，報本單位主管領(lǐng)導審批。2.銷毀科研檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。七、科研檔案的利用（一）利用范圍1.本單位科研人員因科研工作需要查閱和利用科研檔案。2.本單位其他部門因工作需要查閱和利用與科研相關(guān)的檔案。3.外單位因合作研究、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、成果推廣等需要查閱和利用本單位科研檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案：科研人員和其他相關(guān)人員可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱檔案：因特殊情況需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復制服務(wù)。復制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立科研檔案利用登記制度，對利用檔案的時間、內(nèi)容、利用者等信息進行詳細記錄。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.北京市檔案行政管理部門負責對本地區(qū)科研單位科研檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，指導科研單位建立健全科研檔案管理制度。2.各科研單位應(yīng)加強對本單位科研檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.科研檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔情況。3.科研檔案的保管、鑒定、銷毀和利用情況。4.檔