PAGE環(huán)保檔案室規(guī)章制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司環(huán)保檔案室的管理，確保環(huán)保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司環(huán)保工作中的作用，特制定本規(guī)章制度牌。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司環(huán)保檔案室的所有工作人員以及涉及環(huán)保檔案查閱、使用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.環(huán)保檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、安全性的原則，確保檔案內(nèi)容客觀反映公司環(huán)保工作實(shí)際情況。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案管理工作。3.注重檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理效率和質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)環(huán)保檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.建立健全環(huán)保檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則和保管期限表等。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編目和上架，便于查找和利用。4.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。5.負(fù)責(zé)接待檔案查閱、借閱工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還到期檔案。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司環(huán)保決策提供依據(jù)和參考。（二）各部門環(huán)保檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門環(huán)保檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.在工作過程中形成的各類環(huán)保文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司環(huán)保規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.環(huán)保項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等全過程文件資料。3.環(huán)境監(jiān)測報(bào)告、環(huán)境質(zhì)量數(shù)據(jù)、污染源監(jiān)測數(shù)據(jù)等。4.環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢修記錄等。5.環(huán)境應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。6.環(huán)保培訓(xùn)資料、宣傳資料。7.與環(huán)保相關(guān)的合同、協(xié)議、資質(zhì)證書等文件。8.環(huán)保工作中形成的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的環(huán)保文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造。3.對重要的環(huán)保文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保檔案信息的完整性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為環(huán)保規(guī)劃類、項(xiàng)目管理類、監(jiān)測類、設(shè)施運(yùn)行類、應(yīng)急管理類、培訓(xùn)宣傳類等。2.對每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案實(shí)體一一對應(yīng)。4.對檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的環(huán)保檔案，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案室。2.檔案室管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.對接收的檔案按照整理方法進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，然后上架歸檔。（二）保管期限1.環(huán)保檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司環(huán)保規(guī)劃、重要環(huán)保項(xiàng)目文件、環(huán)境應(yīng)急預(yù)案等。3.長期保管的檔案一般為10年至50年，如環(huán)保項(xiàng)目的一般性文件、環(huán)境監(jiān)測報(bào)告等。4.短期保管的檔案為1年至10年，如環(huán)保培訓(xùn)資料、臨時(shí)性環(huán)保文件等。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱環(huán)保檔案，應(yīng)填寫《環(huán)保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱環(huán)保檔案的，應(yīng)填寫《環(huán)保檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.環(huán)保檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱范圍。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案管理工作安全無事故。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立環(huán)保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對已有的環(huán)保檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)使用與管理1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照規(guī)定進(jìn)行檔案信息的錄入、查詢、借閱等操作。2.加強(qiáng)對系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。3.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案保管期限表和實(shí)際情況，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員和相關(guān)部門人員組成。2.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價(jià)值的檔案，填寫《環(huán)保檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、有效的方式，如粉碎、焚燒等