PAGE科育科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強科育科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在科育科研工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有科育科研項目的檔案管理工作，包括項目申報、研究過程、成果驗收等各個環(huán)節(jié)形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則科育科研檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則科研檔案應(yīng)如實反映科育科研活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集科育科研項目各個階段形成的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要信息的科研檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善科育科研檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責科育科研檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全科育科研檔案檢索體系，提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.對科育科研檔案的鑒定、銷毀等工作進行審核和監(jiān)督。5.組織開展科育科研檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。（二）科研項目負責人職責1.負責組織本項目文件材料的形成、積累和整理工作，確保項目文件材料的完整、準確。2.按照檔案管理要求，定期向檔案管理部門移交項目檔案，并辦理交接手續(xù)。3.對本項目檔案的真實性、完整性負責，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作。（三）其他部門職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門涉及科育科研項目文件材料的收集、整理工作，并及時移交檔案管理部門。2.在科研項目實施過程中，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目申報階段：項目申請書、可行性研究報告、項目論證材料、申報審批文件等。2.研究過程階段：開題報告、研究計劃、實驗記錄、調(diào)查數(shù)據(jù)、會議紀要、學術(shù)交流材料、中期檢查報告等。3.成果驗收階段：項目總結(jié)報告、研究成果報告、論文發(fā)表、著作出版、專利申請、成果鑒定材料、驗收意見等。4.其他相關(guān)材料：與項目研究有關(guān)的合同協(xié)議、經(jīng)費使用情況、獎勵申報材料等。（二）收集要求1.項目負責人應(yīng)及時收集本項目形成的各類文件材料，確保文件材料的真實、完整。2.對重要的文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.按照科研項目的類別和時間順序，對收集到的文件材料進行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)單獨編號，并編制目錄，注明文件名稱、日期、來源等信息。3.對文件材料進行裝訂時，應(yīng)保持文件的原貌，不得隨意裁剪或拼接。對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。對于圖表較多的文件材料，應(yīng)將圖表單獨整理，并在目錄中注明圖表的名稱和所在頁碼。4.建立電子檔案，將整理好的數(shù)據(jù)錄入電子系統(tǒng)，便于查詢和管理。四、檔案的分類與編號（一）分類方法1.項目類別分類根據(jù)科育科研項目的不同領(lǐng)域和性質(zhì)，分為基礎(chǔ)研究項目、應(yīng)用研究項目、開發(fā)研究項目等類別。2.年度分類按照科研項目立項的年度進行分類，如[具體年份1]、[具體年份2]等。3.保管期限分類根據(jù)科研檔案的重要程度和保存價值，分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案：涉及國家機密、重大科研成果、具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對科育科研工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[X]年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對科育科研工作有參考價值的檔案，保管期限一般為[X]年。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“項目類別代碼+年度+項目序號+保管期限代碼”的結(jié)構(gòu)。2.項目類別代碼：按照預(yù)先設(shè)定的代碼表，用兩位字母表示不同的項目類別，如“JY”表示基礎(chǔ)研究項目，“YY”表示應(yīng)用研究項目，“KF”表示開發(fā)研究項目等。3.年度：用四位數(shù)字表示項目立項的年份，如“2023”。4.項目序號：按照項目立項的先后順序，用三位數(shù)字表示，如“001”、“002”等。5.保管期限代碼：用一位字母表示保管期限，“Y”表示永久，“C”表示長期，“D”表示短期。例如：“JY2023001Y”表示2023年立項的基礎(chǔ)研究項目001號，保管期限為永久。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.庫房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。3.定期對庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對重要的科研檔案應(yīng)采用多種保管方式，如同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，或制作縮微膠片等。（三）檔案清查1.定期對科育科研檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行詳細記錄，形成檔案清查報告，上報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱科育科研檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱科育科研檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司/組織，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱和借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的實際情況，對科育科研檔案進行定期鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，會同科研項目負責人及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組進行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括對科育科研工作的查考利用價值、歷史價值和現(xiàn)實意義等。3.是否符合保管期限的規(guī)定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式