PAGE施工檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司施工檔案管理，確保施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的工程建設(shè)、運營管理、維護維修以及技術(shù)創(chuàng)新提供可靠的依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目立項開始至竣工驗收交付使用全過程中形成的各類施工檔案的管理。包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工圖及竣工驗收文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對施工檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則施工檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性。4.及時性原則文件資料應(yīng)隨工程進度同步整理，及時歸檔，確保檔案的時效性。5.保密性原則對涉及公司機密或商業(yè)秘密的施工檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善施工檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門、各項目的施工檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)施工檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.對施工檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。5.定期對施工檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項目建設(shè)過程中形成的文件資料的收集、整理和移交工作。2.督促和指導(dǎo)項目施工單位做好施工檔案資料的收集、整理工作，確保施工檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。3.參與項目竣工驗收，負(fù)責(zé)審核施工單位提交的竣工檔案資料，確?？⒐n案符合驗收要求。（三）項目施工單位職責(zé)1.建立健全本單位的施工檔案管理體系，明確專人負(fù)責(zé)施工檔案的管理工作。2.按照國家和地方有關(guān)規(guī)定以及本制度的要求，負(fù)責(zé)收集、整理、編制本單位承擔(dān)施工任務(wù)過程中形成的各類施工檔案資料，并確保檔案資料的質(zhì)量。3.在工程建設(shè)過程中，及時將施工檔案資料移交項目建設(shè)部門或檔案管理部門，并配合做好檔案的整理、歸檔工作。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改。三、施工檔案的分類與編號（一）分類施工檔案分為工程前期文件、施工過程文件、竣工圖及竣工驗收文件四大類。1.工程前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過程文件（1）施工管理文件：如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知等。（2）施工技術(shù)文件：包括施工圖紙會審記錄、技術(shù)核定單、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量檢驗評定記錄等。（3）施工安全文件：如安全生產(chǎn)許可證、安全技術(shù)措施、安全檢查記錄、安全事故報告及處理等。（4）施工質(zhì)量文件：包括質(zhì)量計劃、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量問題整改記錄等。（5）施工進度文件：如施工進度計劃、進度報表、工程進度調(diào)整記錄等。3.竣工圖包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)的竣工圖紙，應(yīng)與工程實際相符，并加蓋竣工圖章。4.竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工結(jié)算審核報告、工程決算書等。（二）編號施工檔案采用分類編號法進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式如下：[項目名稱代碼][分類代碼][順序號]1.項目名稱代碼采用項目名稱的漢語拼音首字母縮寫，如“XX工程”則編號為“XXGC”。2.分類代碼按照施工檔案的分類，分別用不同的字母表示，如：工程前期文件：“Q”施工過程文件：“S”竣工圖：“J”竣工驗收文件：“Y”3.順序號按照各類文件資料的形成時間順序，從001開始依次編號。例如：XX工程的施工組織設(shè)計文件編號為“XXGCS001”。四、施工檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門、各項目施工單位應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門、本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料。2.收集的文件資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，并按照規(guī)定進行命名和分類存儲。（二）整理要求1.施工檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。2.每份文件應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置在文件正面右上角、背面左上角。3.對破損的文件應(yīng)進行修復(fù)，字跡模糊或褪色的文件應(yīng)進行復(fù)制或抄錄。4.整理后的文件應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。五、施工檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目建設(shè)部門或施工單位應(yīng)在工程建設(shè)過程中，定期將整理好的施工檔案資料移交檔案管理部門歸檔。一般情況下，每月歸檔一次，重要文件應(yīng)隨時歸檔。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、份數(shù)等內(nèi)容，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門或單位進行補充完善。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、施工檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、運營管理、維護維修、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱施工檔案。2.因工程審計、竣工驗收、資質(zhì)申報等外部工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可對外提供施工檔案查閱、復(fù)印等服務(wù)。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱（1）查閱人填寫《施工檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。（2）申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。（3）檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案，并在《施工檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱等信息。（4）查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在登記表上簽字確認(rèn)。2.外部查閱（1）查閱人填寫《施工檔案查閱申請表》，并附上相關(guān)證明文件，如審計通知書、竣工驗收通知等。（2）申請表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。（3）檔案管理部門按照批準(zhǔn)意見，提供檔案查閱服務(wù)，并在《施工檔案查閱登記表》上詳細記錄查閱情況。（4）如需復(fù)印檔案，查閱人應(yīng)填寫《施工檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核后，按照規(guī)定收取復(fù)印費用，并提供復(fù)印件。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。七、施工檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對施工檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。2..鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，對檔案進行全面審查和評估，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的施工檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫《施工檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、份