PAGE檔案管理制度宣傳欄一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理工作的組織、協(xié)調和實施。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持和服務。7.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與溝通。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、證照等。2.人事檔案類：涵蓋員工的個人基本信息、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、獎懲任免、勞動合同等檔案。3.財務檔案類：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等財務相關檔案。4.業(yè)務檔案類：根據公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶檔案、合同檔案等。5.技術檔案類：涉及公司/組織的技術研發(fā)、產品設計、工藝流程、技術標準等技術資料。6.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織工作活動的聲像資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制。2.年度用四位阿拉伯數字表示，如“2023”。類別代碼根據檔案分類設置，采用大寫字母表示，如行政檔案類為“XZ”，人事檔案類為“RS”等。流水號為三位阿拉伯數字，從“001”開始依次編號。3.例如，一份2023年的行政文件，其編號為“2023XZ001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.公司/組織內部形成的各類文件、資料、記錄等，承辦部門應在工作完成后及時整理并移交檔案管理部門。3.對于外部接收的文件、資料等，如上級主管部門文件、合作單位往來信函等，由相關部門負責收集后移交檔案管理部門。4.員工個人在工作中形成的與公司/組織業(yè)務相關的重要文件、資料等，應主動提交給檔案管理部門歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應按照檔案分類標準進行整理。2.對每份檔案材料進行審核，確保材料的真實性、完整性和準確性。對于不符合要求的材料，應及時與相關部門或人員溝通，補充完善。3.按照檔案編號規(guī)則對檔案進行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.將整理好的檔案材料進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。5.對于聲像檔案，應進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內容等信息，并配以文字說明。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案保管要求1.檔案應按照類別和保管期限分別存放，便于查找和管理。2.檔案存放應整齊有序，標識清晰，便于識別和檢索。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應措施。4.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。5.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時應做好登記，離開庫房時應關閉門窗、電源等設備。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定標準1.根據國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準，明確檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要文件、資料等；長期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年以下。3.檔案鑒定應綜合考慮檔案的內容、來源、時間、價值等因素，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）檔案鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.根據檔案鑒定標準，對到期檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組對鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。鑒定報告應包括檔案的基本情況、鑒定依據、鑒定結果等內容。4.經公司/組織領導批準后，按照鑒定結果對檔案進行相應的處理。（三）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。檔案銷毀清冊應經檔案鑒定小組審核和公司/組織領導批準。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀工作的真實性和徹底性。4.嚴禁將應銷毀的檔案出售或轉讓給其他單位或個人。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人批準后交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱申請人應經公司/組織主管領導批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制檔案內容。3.外部單位或個人查閱公司/組織檔案，應持有單位介紹信或相關證明材料，經公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據《檔案查閱申請表》，查找并提供相應的檔案。2.查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內容、查閱人等信息。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。如需摘抄、復制檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持和服務。2.根據公司/組織業(yè)務需求，檔案管理部門可以編制檔案專題資料，如大事記、組織沿革、重要文件匯編等，為公司/組織領導決策和工作參考提供依據。3.利用檔案信息為公司/組織開展各類活動提供歷史資料和文化素材，如舉辦展覽、編寫宣傳資料等，增強公司/組織的文化底蘊和凝聚力。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化建設，提高檔案管理工作的效率和質量，提升檔案信息的共享程度和利用價值。（二）檔案數字化1.對公司/組織現有的紙質檔案進行數字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類和編號規(guī)則進行存儲和管理。2.數字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。掃描后的電子文件應進行質量檢查，確保圖像質量和數據準確性。3.建立電子檔案數據庫，對電子檔案進行分類存儲和管理。電子檔案數據庫應具備完善的檢索功能，方便用戶快速查找和利用檔案信息。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現檔案信息的快速錄入和編輯，確保檔案數據的準確性和完整性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等信息，實現檔案借閱的全程跟蹤和管理。4.權限管理功能：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有經過授權的用戶才能訪問和操作相應的檔案信息。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案數據進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為公司/組織檔案管理決策提供數據支持。（四）數據安全與維護1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數據安全防護，采取防火墻、加密技術、數據備份等措施，防止數據