PAGE文書檔案保管工作制度一、總則（一）目的為加強公司文書檔案的保管工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一保管，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項活動和業(yè)務情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.方便利用原則：便于公司內(nèi)部各部門和人員查詢、借閱檔案，提高工作效率。二、檔案管理人員職責（一）綜合管理部門檔案管理人員職責1.負責制定和完善文書檔案保管工作制度，并組織實施。2.接收、收集、整理、分類、編號、裝訂公司各部門形成的文書檔案，確保檔案的完整性和準確性。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。4.負責檔案庫房的日常管理，包括檔案的存放、保管、安全防護等工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、歸還、查閱等手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見，按照規(guī)定程序進行處理。7.負責檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案銷毀的合法性和安全性。8.參與公司重大活動和項目的文件收集、整理和歸檔工作，提供檔案支持和服務。9.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）部門兼職檔案員職責1.負責本部門文書材料的收集、整理和初步分類工作，定期移交綜合管理部門。2.協(xié)助綜合管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的信息和幫助。3.配合綜合管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，及時反饋本部門檔案管理情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。2.公司內(nèi)部的各類規(guī)章制度、管理辦法、通知、通報、報告、請示、批復等文件。3.公司召開的各類會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.公司開展的各類業(yè)務活動文件，如項目申報書、可行性研究報告、項目總結(jié)等。5.公司的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件。6.公司的人事檔案、財務檔案、設(shè)備檔案等專項檔案相關(guān)的文書材料。7.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來的文件。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務審計類、人事勞資類等類別。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙張較小、較薄的文件材料，應進行粘貼或裝訂，確保文件的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，目錄應清晰、準確、完整。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案柜存放的方式，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案庫，按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類、存儲和管理。同時，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.檔案架應排列整齊，標識清晰，便于檔案的存放和查找。4.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應辦理登記手續(xù)。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部門檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期使用，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如有問題應及時記錄并向借閱人員核實。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部門檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.查閱人員如需復印、摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）特殊利用規(guī)定1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應持有單位介紹信，注明查閱或借閱檔案的內(nèi)容、目的、范圍等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由綜合管理部門檔案管理人員辦理相關(guān)手續(xù)。2.涉及公司機密的檔案，應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行管理和利用，未經(jīng)公司批準，不得對外提供。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務部門人員參加，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定小組應填寫《檔案鑒定意見書》，詳細記錄檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等信息。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由綜合管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，防止檔案丟失或泄露。4.銷毀工作完成后，應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。同時，將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司綜合管理部門負責對各部門的文書檔案保管工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.各部門應定期對本部門的檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向綜合管理部門報告自查情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的職責履行情況，包括檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計等工作。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施的配備和使用情況。4.檔案的信息化管理情況，包括電子檔案的存儲、備份、利用等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各部門的檔案管理情況進行實地檢查和評估。2.不定期抽查：綜合管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門的檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，組織專項檢查，深入分析原因，提出改進措施。（四）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照《整改通知書》的要求，制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務，并將整改情況書面報告綜合管理部門。3