PAGE幫扶干部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幫扶干部隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范幫扶干部檔案管理，全面、客觀、公正地評價幫扶干部工作表現(xiàn)，為幫扶干部的選拔任用、評先評優(yōu)、教育培訓(xùn)等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)參與幫扶工作的全體干部。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映幫扶干部的工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、考核評價等情況，確保檔案信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集幫扶干部在幫扶工作中形成的各類文件材料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對幫扶干部檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)幫扶干部工作變動、考核評價等情況，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性和準(zhǔn)確性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名：幫扶干部的真實(shí)姓名。2.性別：幫扶干部的性別。3.出生年月：幫扶干部的出生日期。4.民族：幫扶干部所屬民族。5.籍貫：幫扶干部的籍貫。6.政治面貌：幫扶干部的政治身份。7.學(xué)歷：幫扶干部的最高學(xué)歷。8.參加工作時間：幫扶干部開始工作的時間。9.工作單位：幫扶干部所在的工作單位。10.職務(wù)：幫扶干部擔(dān)任的職務(wù)。11.聯(lián)系方式：幫扶干部的常用聯(lián)系電話及電子郵箱。（二）幫扶工作經(jīng)歷1.幫扶地區(qū)：明確幫扶干部所負(fù)責(zé)幫扶的地區(qū)。2.幫扶開始時間：記錄幫扶工作開始的具體日期。3.幫扶結(jié)束時間：若幫扶工作已結(jié)束，填寫結(jié)束日期；若仍在進(jìn)行中，注明當(dāng)前狀態(tài)。4.幫扶任務(wù)與目標(biāo)：詳細(xì)描述幫扶干部在該地區(qū)承擔(dān)的主要幫扶任務(wù)以及預(yù)期達(dá)到的幫扶目標(biāo)。5.幫扶工作開展情況：包括幫扶措施的制定與實(shí)施、與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門及群眾的溝通協(xié)作情況、取得的階段性成果等。（三）考核評價材料1.年度考核表：每年對幫扶干部進(jìn)行年度考核形成的考核表，包括德、能、勤、績、廉等方面的評價及考核等級。2.專項(xiàng)考核材料：針對幫扶工作中的特定任務(wù)或項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)考核的相關(guān)材料，如扶貧項(xiàng)目驗(yàn)收考核、幫扶成效評估等。3.群眾評價與反饋：收集幫扶地區(qū)群眾對幫扶干部工作的評價意見、滿意度調(diào)查結(jié)果等。4.自我評價與總結(jié)：幫扶干部定期撰寫的個人工作自我評價、階段性工作總結(jié)以及對幫扶工作的反思等材料。（四）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)記錄1.參加幫扶工作相關(guān)培訓(xùn)情況：記錄幫扶干部參加各類幫扶業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政策法規(guī)培訓(xùn)、溝通技巧培訓(xùn)等的時間、地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)效果評估。2.自主學(xué)習(xí)情況：幫扶干部自主學(xué)習(xí)與幫扶工作相關(guān)知識、技能的記錄，如閱讀的書籍、文章，參加的線上學(xué)習(xí)課程等。（五）獎懲情況1.獲得的獎勵：記錄幫扶干部在幫扶工作中獲得的各級各類獎勵，包括榮譽(yù)稱號、表彰決定等，注明獎勵名稱、授予單位、授予時間。2.受到的懲處：如因幫扶工作不力或違反相關(guān)規(guī)定受到的批評教育、紀(jì)律處分等情況，詳細(xì)說明懲處原因、懲處方式及懲處時間。（六）其他重要材料1.幫扶工作中的典型事跡材料：對幫扶干部在幫扶工作中表現(xiàn)突出、具有代表性的事跡進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括事跡發(fā)生的背景、經(jīng)過及產(chǎn)生的積極影響。2.與幫扶工作相關(guān)的調(diào)研報告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：幫扶干部撰寫的關(guān)于幫扶地區(qū)發(fā)展現(xiàn)狀、問題分析及解決對策的調(diào)研報告，以及在幫扶工作中積累的成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料。3.其他具有保存價值的文件材料：如幫扶工作中的重要會議記錄、工作方案、協(xié)議合同等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立主體由公司/組織的人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立幫扶干部檔案，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。（二）檔案材料收集渠道1.幫扶干部本人提交：幫扶干部按照檔案內(nèi)容要求，定期向檔案管理人員提交個人基本信息更新材料、工作記錄、自我評價等相關(guān)文件。2.考核評價部門提供：公司/組織內(nèi)部的考核評價部門（如組織部、扶貧辦等）在完成對幫扶干部的考核評價后，及時將考核表、評價意見等材料移交檔案管理人員。3.培訓(xùn)部門反饋：負(fù)責(zé)幫扶干部培訓(xùn)工作的部門，將培訓(xùn)情況記錄反饋至檔案管理人員。4.其他相關(guān)部門或單位提供：與幫扶工作相關(guān)的其他部門或單位，如幫扶地區(qū)的政府部門、合作企業(yè)等，提供涉及幫扶干部工作的相關(guān)證明材料、反饋意見等。（三）檔案材料收集要求1.及時性：各相關(guān)部門和幫扶干部應(yīng)按照規(guī)定時間及時提交檔案材料，確保檔案信息的時效性。2.準(zhǔn)確性：提交的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得弄虛作假，如有虛假信息，將追究相關(guān)人員責(zé)任。3.完整性：檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真審核收集到的檔案材料，確保材料齊全、完整，對不完整的材料及時通知相關(guān)部門或人員補(bǔ)充完善。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則按照檔案內(nèi)容的分類，對收集到的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，遵循文件形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)銜接。（二）整理方法1.分類：將檔案材料按照個人基本信息、幫扶工作經(jīng)歷、考核評價材料、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)記錄、獎懲情況、其他重要材料等類別進(jìn)行分類。2.排序：在每一類別中，按照材料形成時間先后順序進(jìn)行排序，對于同一時間形成的多份材料，按照重要程度或相關(guān)性進(jìn)行排列。3.編目：為每份檔案材料編制詳細(xì)的目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息，便于查找和管理。（三）歸檔要求1.裝訂成冊：將整理好的檔案材料按照類別順序依次裝訂成冊，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.編頁編號：對裝訂成冊的檔案進(jìn)行編頁編號，標(biāo)注頁碼范圍，便于查閱和核對。3.裝盒存放：將裝訂成冊的檔案裝入專門的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、幫扶干部姓名、檔案起止日期等信息，存放在檔案柜中妥善保管。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員：因工作需要，公司/組織內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)、組織部、人力資源部門等相關(guān)人員，在履行審批手續(xù)后，可以查閱幫扶干部檔案。2.外部單位或人員：原則上不允許外部單位或人員查閱幫扶干部檔案。確因工作需要查閱的，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù)，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.填寫申請表：查閱人需填寫《幫扶干部檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案內(nèi)容查閱的，需報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記：檔案管理人員根據(jù)審批通過的申請表，對查閱人進(jìn)行登記，包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等，并提供專門的查閱場所。4.查閱監(jiān)督：查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.查閱記錄：查閱人查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時記錄查閱情況，包括查閱內(nèi)容、查閱時間、查閱人簽字等，并將檔案歸還原位。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員：因特殊原因需要借閱幫扶干部檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或人員：嚴(yán)禁向外部單位或人員借閱幫扶干部檔案。（四）借閱程序1.填寫借閱申請表：借閱人填寫《幫扶干部檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記：檔案管理人員對借閱人進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱時間、借閱檔案名稱及編號等，并向借閱人發(fā)放檔案借閱憑證。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員在收回檔案時，認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。5.借閱記錄：檔案管理人員對借閱情況進(jìn)行記錄，包括借閱人歸還檔案時間、檔案歸還狀態(tài)等，并存檔備查。六、檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案庫房建設(shè)：公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件符合要求。2.檔案存放：按照檔案類別、幫扶干部姓名等順序，將檔案盒整齊存放在檔案柜中，便于查找和管理。3.定期檢查：檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。4.數(shù)字化管理：逐步推進(jìn)幫扶干部檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查閱和利用，同時做好電子檔案的安全存儲和備份工作。（二）保密措施1.人員管理：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，增強(qiáng)保密意識，不得泄露檔案信息。2.查閱保密：在檔案查閱過程中，嚴(yán)格控制查閱范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自傳播。3.存儲保密：對電子檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，采用加密存儲等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露。4.銷毀保密：對于需要銷毀的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄，確保銷毀過程中的信息安全。七、檔案更新與動態(tài)管理（一）定期更新1.年度更新：每年年底，幫扶干部應(yīng)根據(jù)本人工作變動、考核評價、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等情況，及時向檔案管理人員提交檔案更新材料，檔案管理人員對檔案進(jìn)行全面梳理和更新。2.階段性更新：在幫扶工作的重要節(jié)點(diǎn)或完成特定任務(wù)后，幫扶干部應(yīng)及時總結(jié)工作情況，形成書面材料提交至檔案管理人員，對檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)更新。（二）動態(tài)管理1.工作變動管理：幫扶干部因工作調(diào)動、職務(wù)調(diào)整等原因，檔案管理人員應(yīng)及時更新其個人基本信息及幫扶工作經(jīng)歷等相關(guān)內(nèi)容，并做好檔案交接工作。2.考核評價結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)幫扶干部考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的干部進(jìn)行表彰獎勵，并在檔案中予以記錄；對存在問題的干部，督促其整改，并將整改情況納入檔案管理。3.培訓(xùn)學(xué)習(xí)跟蹤：跟蹤幫扶干部參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)后的工作表現(xiàn)和能力提升情況，將相關(guān)反饋信息及時補(bǔ)充到檔案中，作為后續(xù)培訓(xùn)安排和干部發(fā)展的參考依據(jù)。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：對于已超過規(guī)定保管期限的幫扶干部檔案，經(jīng)檔案管理部門審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。2.失去保存價值：因檔案內(nèi)容涉及的幫扶工作已結(jié)束且無后續(xù)利用價值，或檔案材料存在嚴(yán)重?fù)p壞、無法修復(fù)等情況，經(jīng)鑒定確無保存必要的，可以予以銷毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)核對，編制《幫扶干部檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.審批：銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司/組