PAGE幼兒園檔案室各類制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園檔案室的各類檔案管理工作，包括但不限于行政文件、教學(xué)資料、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、學(xué)生檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：幼兒園檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映幼兒園的工作情況和歷史面貌，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案不被損壞、丟失或泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為幼兒園各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.對(duì)幼兒園各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。4.積極開展檔案信息化工作，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.幼兒園制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)方面的教案、課件、教材、試卷、學(xué)生成績(jī)等。4.財(cái)務(wù)方面的憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.人事方面的員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。6.招生、畢業(yè)等相關(guān)資料。7.幼兒園開展的各類活動(dòng)資料，如照片、視頻、文字記錄等。8.其他具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的齊全和完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得涂改、偽造。3.對(duì)于重要的文件和資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的介質(zhì)中，如紙質(zhì)、電子等。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制目錄，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和鏈接，方便檢索。4.對(duì)照片、視頻等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注和說(shuō)明，確保其完整性和可讀性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。3.其他臨時(shí)性檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案資料移交檔案室。2.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，檔案室對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并上架保管。（三）保管期限1.永久保管：反映幼兒園主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)幼兒園工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年和10年。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年；對(duì)只在較短時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（四）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合幼兒園的實(shí)際情況進(jìn)行判斷。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)，數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案實(shí)際情況相符。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檢索工具1.編制紙質(zhì)檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于查找檔案。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索，提高檢索效率。3.逐步完善檔案檢索工具，增加檢索途徑，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等。七、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要查閱檔案的幼兒園內(nèi)部人員。2.經(jīng)幼兒園批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。3.檔案室根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》。4.借閱人憑《檔案借閱證》到檔案室借閱檔案，每次借閱檔案的數(shù)量和期限應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）利用規(guī)定1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。3.檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案室應(yīng)做好檔案借閱登記和歸還記錄，定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案信息化管理（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的幼兒園檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為幼兒園各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的圖像數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.對(duì)新產(chǎn)生的電子檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類存儲(chǔ)和編目，確保電子檔案的規(guī)范管理。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。（四）信息安全1.建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的保護(hù)。2.采取加密、防火墻等技術(shù)手段，保障檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全。