PAGE檔案管理制度及流程2一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面涵蓋公司工作的各個(gè)方面，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司行政管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要等。2.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研報(bào)告等。5.技術(shù)檔案：公司研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。6.其他檔案：公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書復(fù)印件，公司對(duì)外宣傳資料、照片、影像資料等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用分類代碼+年度+流水號(hào)的形式。分類代碼按照上述檔案分類進(jìn)行編制，具體如下：1.行政檔案：XZ2.人事檔案：RS3.財(cái)務(wù)檔案：CW4.業(yè)務(wù)檔案：YW5.技術(shù)檔案：JS6.其他檔案：QT年度采用公元紀(jì)年，取年份后兩位數(shù)字表示。流水號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字順序排列，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，一份2023年形成的行政檔案，流水號(hào)為001，則其編號(hào)為XZ23001。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司各部門在日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司員工在履行工作職責(zé)過程中產(chǎn)生的各類文檔。3.公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等文件的原件及相關(guān)補(bǔ)充材料。4.公司參加各類會(huì)議帶回的會(huì)議文件、資料、紀(jì)要等。5.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書原件及相關(guān)申報(bào)材料。6.公司對(duì)外宣傳活動(dòng)中產(chǎn)生的照片、影像資料、宣傳冊(cè)等。（二）收集時(shí)間1.定期收集：各部門應(yīng)在每月末將當(dāng)月形成的檔案資料整理后移交綜合管理部。2.不定期收集：對(duì)于重要項(xiàng)目、緊急事件等形成的檔案資料，應(yīng)在事件結(jié)束后及時(shí)移交綜合管理部。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造、損毀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（二）整理步驟1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。3.編頁：對(duì)裝訂后的檔案進(jìn)行編頁，編寫頁碼應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，不得跳頁、漏頁。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采用多種保管方式，如同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，并進(jìn)行加密存儲(chǔ)。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）等。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史地看問題，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定其價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的保管期限、密級(jí)、利用頻率等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，《檔案銷毀審批表》和《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。（三）利用登記綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、檔案名稱、利用目的、利用內(nèi)容等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自將檔案信息透露給無關(guān)人員。3.在檔案整理、保管、查閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、設(shè)置查閱權(quán)限等。（二）保密教育