PAGE規(guī)劃項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)及后續(xù)項(xiàng)目提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目從項(xiàng)目啟動(dòng)至項(xiàng)目結(jié)束全過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、營(yíng)銷項(xiàng)目等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)、研發(fā)、營(yíng)銷等活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照項(xiàng)目進(jìn)程和內(nèi)在邏輯，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持其系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔項(xiàng)目檔案，確保檔案信息的時(shí)效性。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各項(xiàng)目部門的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司項(xiàng)目檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。明確專人作為項(xiàng)目檔案管理員，配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的交接和后續(xù)管理工作。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，確保項(xiàng)目文件材料的及時(shí)形成、積累和規(guī)范整理。二、項(xiàng)目文件材料的形成與積累（一）文件材料形成要求1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。2.采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）文件材料積累職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件材料的積累工作，明確各階段文件材料的收集范圍和責(zé)任人。2.項(xiàng)目各環(huán)節(jié)工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，移交項(xiàng)目檔案管理員。（三）文件材料積累范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。項(xiàng)目合同，如工程承包合同、技術(shù)合作合同、采購(gòu)合同等。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。項(xiàng)目施工過(guò)程中的各類技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知等。項(xiàng)目質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。項(xiàng)目進(jìn)度管理文件，如進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度調(diào)整記錄等。項(xiàng)目安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等。項(xiàng)目物資管理文件，如物資采購(gòu)計(jì)劃清單、物資出入庫(kù)記錄、物資盤點(diǎn)報(bào)告等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。項(xiàng)目竣工決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告。項(xiàng)目竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。項(xiàng)目設(shè)備清單、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等。三、項(xiàng)目檔案的收集（一）收集時(shí)間1.項(xiàng)目檔案管理員應(yīng)定期（每月或每季度）對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料的及時(shí)歸檔。2.在項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如項(xiàng)目階段性驗(yàn)收、重要設(shè)備到貨、工程竣工等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)收集。（二）收集方式1.項(xiàng)目部門檔案管理員負(fù)責(zé)將整理好的項(xiàng)目文件材料移交至公司檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.對(duì)于分散在項(xiàng)目參與人員手中的文件材料，檔案管理部門可通過(guò)上門催交、定期會(huì)議等方式進(jìn)行收集。3.涉及外單位提供的文件材料，由項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)催交，并及時(shí)移交檔案管理部門。（三）收集要求1.項(xiàng)目檔案管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單上的文件材料數(shù)量、名稱、完整性等，確保收集的檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于不符合要求的文件材料，應(yīng)退回項(xiàng)目部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正后再行收集。四、項(xiàng)目檔案的整理（一）整理原則1.遵循項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和密級(jí)，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照項(xiàng)目類別進(jìn)行一級(jí)分類，如工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、營(yíng)銷項(xiàng)目等。2.對(duì)于工程項(xiàng)目，可進(jìn)一步按照工程階段分為前期文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等二級(jí)類目；按照專業(yè)分為建筑、結(jié)構(gòu)、電氣等三級(jí)類目。3.研發(fā)項(xiàng)目可按照研究階段、技術(shù)領(lǐng)域等進(jìn)行分類。4.營(yíng)銷項(xiàng)目可按照市場(chǎng)調(diào)研、策劃推廣、銷售執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查詢。2.編號(hào)格式為：項(xiàng)目類別代碼項(xiàng)目編號(hào)檔案分類號(hào)順序號(hào)。3.項(xiàng)目類別代碼采用大寫字母表示，如“GC”代表工程項(xiàng)目，“YF”代表研發(fā)項(xiàng)目，“YX”代表營(yíng)銷項(xiàng)目等。4.項(xiàng)目編號(hào)按照公司項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制，由年份、項(xiàng)目順序號(hào)等組成。5.檔案分類號(hào)根據(jù)檔案分類方法確定，如工程項(xiàng)目的建筑專業(yè)檔案分類號(hào)為“JZ”等。6.順序號(hào)為每一份檔案在該分類下的流水號(hào)。（四）裝訂要求1.歸檔文件材料應(yīng)去除金屬物，采用A4幅面紙張進(jìn)行左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其符合A4幅面要求。（五）編目要求1.編制項(xiàng)目檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件形成日期，頁(yè)數(shù)應(yīng)填寫檔案實(shí)際頁(yè)數(shù)，保管期限按照相關(guān)規(guī)定確定。3.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并編制電子目錄，方便查詢和利用。五、項(xiàng)目檔案的鑒定（一）鑒定組織成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。（二）鑒定依據(jù)1.國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定。2.公司項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際情況和利用需求。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，確定保管期限。3.檔案的密級(jí)，根據(jù)國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。（四）鑒定程序1.項(xiàng)目檔案管理員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步整理，填寫檔案鑒定申請(qǐng)表，提交鑒定小組。2.鑒定小組對(duì)申請(qǐng)鑒定的檔案進(jìn)行審查，通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、聽取項(xiàng)目部門意見等方式，確定檔案的保管期限和密級(jí)。3.鑒定小組形成鑒定意見，填寫檔案鑒定登記表，經(jīng)簽字確認(rèn)后存檔。（五）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、重要合同等。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年至50年。如一般項(xiàng)目的施工文件、技術(shù)資料等。3.短期保管：對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1年至10年。如項(xiàng)目階段性文件、一般性通知等。（六）密級(jí)劃分1.絕密：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等，一旦泄露會(huì)給公司造成重大損失的檔案。2.機(jī)密：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)等，泄露后會(huì)對(duì)公司產(chǎn)生較大影響的檔案。3.秘密：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后會(huì)對(duì)公司造成一定影響的檔案。六、項(xiàng)目檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案分類進(jìn)行文件夾管理，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)于重要的實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)杯、證書等，應(yīng)妥善保管在專門的陳列柜或存儲(chǔ)箱中，并做好登記。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。2.對(duì)檔案的出入庫(kù)進(jìn)行登記，嚴(yán)格履行借閱、歸還手續(xù)。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生和設(shè)備維護(hù)工作。七、項(xiàng)目檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱項(xiàng)目檔案。涉及對(duì)外提供檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司審批程序辦理。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱項(xiàng)目檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要確需借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)制，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.涉及密級(jí)的項(xiàng)目檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，確保檔案信息安全。八、項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期（每年）對(duì)項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為改進(jìn)檔案管理提供依據(jù)。（二）移交工作1.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目部門應(yīng)將