PAGE河南省檔案外包制度一、總則（一）目的為規(guī)范河南省檔案外包業(yè)務(wù)，確保檔案管理工作的質(zhì)量、安全與合規(guī)性，有效保護(hù)檔案信息資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南省行政區(qū)域內(nèi)所有涉及檔案外包服務(wù)的單位和組織，包括但不限于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案外包活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及河南省相關(guān)檔案管理規(guī)定。2.安全性原則：確保檔案在存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.質(zhì)量可控原則：建立有效的質(zhì)量控制機(jī)制，保證外包服務(wù)提供商能夠按照約定標(biāo)準(zhǔn)提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。4.監(jiān)督管理原則：加強(qiáng)對(duì)檔案外包業(yè)務(wù)的全過(guò)程監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。二、外包服務(wù)提供商的選擇與管理（一）資質(zhì)要求1.具有獨(dú)立法人資格，具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。2.擁有專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，包括檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.具備完善的檔案管理制度和保密制度，有健全的檔案安全保障措施。（二）選擇程序1.招標(biāo)與采購(gòu)：采用公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇符合資質(zhì)要求的外包服務(wù)提供商。招標(biāo)或采購(gòu)文件應(yīng)明確檔案外包服務(wù)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、要求、價(jià)格、服務(wù)期限等內(nèi)容。2.評(píng)估與考察：對(duì)參與投標(biāo)或采購(gòu)的服務(wù)提供商進(jìn)行綜合評(píng)估，包括其業(yè)績(jī)、信譽(yù)、技術(shù)能力、管理水平等方面。必要時(shí)，可實(shí)地考察其檔案管理設(shè)施、工作流程等情況。3.合同簽訂：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，與選定的服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)、明確的檔案外包服務(wù)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。（三）服務(wù)提供商管理1.定期檢查：定期對(duì)服務(wù)提供商的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，以及人員配備、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行等情況。2.培訓(xùn)與指導(dǎo)：為服務(wù)提供商提供必要的培訓(xùn)與指導(dǎo)，幫助其提高檔案管理水平，確保其能夠按照要求提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.考核與評(píng)價(jià)：建立服務(wù)提供商考核評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果作為支付服務(wù)費(fèi)用、續(xù)簽合同等的重要依據(jù)。對(duì)考核評(píng)價(jià)不合格的服務(wù)提供商，要及時(shí)責(zé)令其整改，情節(jié)嚴(yán)重的，終止合同。三、檔案外包業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）檔案交接1.交接準(zhǔn)備：雙方應(yīng)提前確定交接時(shí)間、地點(diǎn)、人員等事項(xiàng)，并制定詳細(xì)的交接清單。交接清單應(yīng)包括檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、現(xiàn)狀等信息。2.現(xiàn)場(chǎng)交接：在規(guī)定的交接地點(diǎn)，雙方按照交接清單進(jìn)行檔案的清點(diǎn)、核對(duì)和交接。交接過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，雙方簽字確認(rèn)。3.交接記錄保存：交接記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理的重要憑證，保存期限與檔案保管期限一致。（二）檔案整理1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：服務(wù)提供商應(yīng)按照國(guó)家和河南省檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)接收的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。2.整理要求：檔案整理應(yīng)做到分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。對(duì)破損、褪色等不符合要求的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.質(zhì)量驗(yàn)收：整理后的檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)委托方驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)環(huán)境：提供安全、適宜的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.存儲(chǔ)方式：根據(jù)檔案的特點(diǎn)和保管要求，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存儲(chǔ)，電子檔案應(yīng)進(jìn)行安全備份存儲(chǔ)。3.存儲(chǔ)管理：建立檔案存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，確保檔案存儲(chǔ)安全。（四）檔案檢索與利用1.檢索系統(tǒng)建設(shè)：服務(wù)提供商應(yīng)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，方便委托方快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。2.利用申請(qǐng)與審批：委托方如需利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)利用申請(qǐng)表，并按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。服務(wù)提供商應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果，為委托方提供檔案利用服務(wù)。3.利用記錄與歸還：對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案內(nèi)容等信息。檔案利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，服務(wù)提供商應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（五）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格按照國(guó)家和河南省檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.數(shù)字化流程：包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.質(zhì)量檢測(cè)：數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可提供給委托方使用。四、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.設(shè)施設(shè)備安全：服務(wù)提供商應(yīng)確保檔案管理場(chǎng)所的設(shè)施設(shè)備安全，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.人員安全：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人員操作不當(dāng)引發(fā)安全事故。同時(shí)，為檔案管理人員配備必要的安全防護(hù)用品。3.應(yīng)急處置：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）保密管理1.保密制度建設(shè)：服務(wù)提供商應(yīng)建立健全保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.保密措施：對(duì)檔案管理場(chǎng)所進(jìn)行物理隔離，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)檔案信息存儲(chǔ)、傳輸、處理等環(huán)節(jié)采取加密、訪問(wèn)控制等保密技術(shù)措施。3.人員管理：與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)。對(duì)涉及檔案管理的人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.服務(wù)提供商自查：服務(wù)提供商應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.委托方監(jiān)督：委托方有權(quán)對(duì)服務(wù)提供商的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求其整改。（二）外部檢查1.檔案行政管理部門(mén)檢查：河南省檔案行政管理部門(mén)定期對(duì)檔案外包業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查服務(wù)提供商的資質(zhì)、業(yè)務(wù)流程、安全保密等情況。2.其他相關(guān)部門(mén)檢查：根據(jù)工作需要，其他相關(guān)部門(mén)可對(duì)涉及檔案外包的單位和組織進(jìn)行聯(lián)合檢查。六、違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決（一）違約責(zé)任1.服務(wù)提供商未按照合同約定提供檔案管理服務(wù)，或因服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題給委托方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，包括賠償損失、支付違約金等。2.委托方未按照合同約定支付服務(wù)費(fèi)用，或違反合同約定給服務(wù)提供商造成損失的，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（二）爭(zhēng)議解決1.雙方在履行合同過(guò)