PAGE機(jī)關(guān)檔案出入庫登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案出入庫流程，特制定本登記制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案出入庫管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案出入庫登記準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3.保障檔案在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止丟失、損壞和泄密。二、檔案入庫登記（一）檔案整理與移交1.各部門形成的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、整理、裝訂，并編制目錄。2.檔案整理完成后，由部門檔案員填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。3.部門檔案員將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。（二）入庫審核與登記1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等。2.經(jīng)審核無誤的檔案，檔案管理人員在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并按照檔案編號(hào)規(guī)則為檔案賦予唯一編號(hào)。3.檔案管理人員根據(jù)《檔案移交清單》和檔案編號(hào)，在《檔案入庫登記表》上詳細(xì)登記檔案的入庫日期、類別、年度、保管期限、數(shù)量、存放位置等信息。（三）入庫手續(xù)辦理1.檔案管理人員將審核后的檔案按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行上架或入庫保管。2.《檔案移交清單》一式兩份，一份由檔案管理部門留存歸檔，一份退還移交部門備查。三、檔案出庫登記（一）出庫申請(qǐng)1.因工作需要查閱、借閱、利用檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案出庫申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人姓名、所在部門、申請(qǐng)事由、檔案類別、年度、保管期限等信息，并簽字蓋章。2.《檔案出庫申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批同意，重要檔案的出庫申請(qǐng)還需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）出庫審核與登記1.檔案管理部門收到《檔案出庫申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括申請(qǐng)事由是否合理、審批手續(xù)是否齊全等。2.經(jīng)審核同意出庫的檔案，檔案管理人員在《檔案出庫登記表》上登記出庫日期、申請(qǐng)人姓名、所在部門、申請(qǐng)事由、檔案類別、年度、保管期限、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。（三）出庫手續(xù)辦理1.檔案管理人員根據(jù)《檔案出庫登記表》，從檔案存放位置取出相應(yīng)檔案，并與申請(qǐng)人進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)。2.檔案管理人員將檔案交予申請(qǐng)人，并提醒其妥善保管，按時(shí)歸還。3.《檔案出庫申請(qǐng)表》由檔案管理部門留存歸檔。四、檔案借閱登記（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱事由、檔案類別、年度、保管期限等信息，并簽字蓋章。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批同意，重要檔案的借閱申請(qǐng)還需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審核與登記1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否明確、借閱期限是否合理、借閱人資格是否符合要求等。2.經(jīng)審核同意借閱的檔案，檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上詳細(xì)登記借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱事由、檔案類別、年度、保管期限、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。（三）借閱手續(xù)辦理1.檔案管理人員根據(jù)《檔案借閱登記表》，從檔案存放位置取出相應(yīng)檔案，并與借閱人進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)。2.檔案管理人員向借閱人發(fā)放《檔案借閱須知》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，以及檔案歸還的要求和期限。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)與借閱申請(qǐng)手續(xù)相同。（四）歸還登記1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。2.檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上登記檔案歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。3.《檔案借閱申請(qǐng)表》和《檔案借閱須知》由檔案管理部門留存歸檔。五、檔案利用登記（一）利用申請(qǐng)1.因工作需要利用檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄、拍照等操作的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用日期、利用人姓名、所在部門、利用事由、檔案類別、年度、保管期限等信息，并簽字蓋章。2.《檔案利用申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批同意，重要檔案的利用申請(qǐng)還需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）利用審核與登記1.檔案管理部門收到《檔案利用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括利用目的是否正當(dāng)、利用方式是否符合規(guī)定、利用范圍是否合理等。2.經(jīng)審核同意利用的檔案，檔案管理人員在《檔案利用登記表》上登記利用日期、利用人姓名、所在部門、利用事由、檔案類別、年度、保管期限、利用方式、利用數(shù)量等信息，并由利用人簽字確認(rèn)。（三）利用手續(xù)辦理1.檔案管理人員根據(jù)《檔案利用登記表》，按照規(guī)定的利用方式為利用人提供檔案服務(wù)。如需復(fù)印，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員監(jiān)督；如需摘錄、拍照，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保檔案安全。2.利用人完成利用后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案利用登記表》上簽字確認(rèn)。（四）利用情況統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括利用檔案的部門、事由、方式、數(shù)量等，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.根據(jù)檔案利用情況統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，檔案管理部門可以適時(shí)調(diào)整檔案管理策略，優(yōu)化檔案服務(wù)，提高檔案利用效率。六、檔案歸還登記（一）歸還審核1.檔案借閱或利用結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、有無損壞等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，檔案管理人員應(yīng)立即向借閱人或利用人查明原因，并要求其采取補(bǔ)救措施。如無法查明原因或借閱人、利用人拒絕承擔(dān)責(zé)任，則按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）歸還登記1.經(jīng)審核無誤的檔案，檔案管理人員在《檔案歸還登記表》上登記歸還日期、檔案類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并由歸還人簽字確認(rèn)。2.《檔案歸還登記表》與《檔案借閱登記表》或《檔案利用登記表》進(jìn)行核對(duì)，確保檔案出入庫信息一致。（三）入庫手續(xù)辦理1.檔案管理人員將歸還的檔案按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行上架或入庫保管。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存放位置有誤，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并在相關(guān)登記表格中注明。七、檔案盤點(diǎn)與清查（一）定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與登記數(shù)量一致。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每年不少于一次。2.盤點(diǎn)工作由檔案管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，可采用逐卷清點(diǎn)、核對(duì)目錄等方式進(jìn)行。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的實(shí)際情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）不定期清查1.在特殊情況下，如機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)、檔案管理系統(tǒng)升級(jí)等，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行不定期的檔案清查工作。2.清查工作應(yīng)全面、細(xì)致，對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等進(jìn)行逐一檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和有序。（三）盤點(diǎn)與清查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)與清查結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)編制《檔案盤點(diǎn)清查報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)與清查的情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果。2.《檔案盤點(diǎn)清查報(bào)告》應(yīng)提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案管理工作的質(zhì)量和安全。八、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案在出入庫過程中的安全。如安裝監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)施等，防止檔案丟失、損壞或被盜。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，在檔案出入庫時(shí)注意輕拿輕放，避免對(duì)檔案造成損壞。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露檔案信息。在檔案出入庫登記過程中，涉及檔案內(nèi)容的信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意透露給無關(guān)人員。2.借閱和利用檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需對(duì)外提供檔案信息，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案出入庫登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括登記信息的準(zhǔn)確性、完整性，手續(xù)辦理的規(guī)范性等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)人員進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（二）外部監(jiān)督1.接受