PAGE個人人事檔案保管制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司個人人事檔案的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，維護員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工個人人事檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映員工的個人情況和工作經(jīng)歷。2.完整性原則：全面收集員工在各個階段形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的檔案管理流程和標準進行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括員工的個人簡歷、工作經(jīng)歷、學歷學位證書、培訓證書等。（二）自傳材料員工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等情況的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績效評估報告等。2.各類先進評選、表彰材料。3.干部任免考察材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件、學歷認證報告。2.參加各類培訓的結業(yè)證書、培訓記錄。3.專業(yè)技術職務任職資格證書、聘任文件等。（五）政審材料包括入黨、入團、出國（境）等政審材料。（六）黨團材料1.入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等。2.入團申請書、入團志愿書等。（七）獎勵材料獲得的各類獎勵證書、表彰決定等。（八）處分材料受到的紀律處分、行政處分等相關材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.職務任免文件、崗位變動通知等。3.出國（境）審批表、護照復印件等。（十）其他可供組織參考的材料如員工的健康體檢報告、個人榮譽證書、科研成果等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責收集本部門員工的檔案材料，并及時移交至人力資源部。2.檔案材料應真實、完整、清晰，不得擅自涂改、偽造。3.對于新入職員工，人力資源部應在員工入職一個月內(nèi)收集齊其檔案材料。（二）整理流程1.人力資源部檔案管理人員對收集到的檔案材料進行分類、排序。2.按照檔案內(nèi)容的重要程度和時間順序，依次排列各類材料。3.對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單。4.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并貼上標簽，注明員工姓名、部門、檔案編號等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。3.電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設備上，同時建立電子檔案索引目錄，方便檢索。（三）檔案借閱1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自帶出檔案庫房。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）檔案歸還借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認無誤后，辦理歸還手續(xù)。（五）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個人提供檔案材料。3.在檔案管理工作中，涉及機密信息的操作應在保密環(huán)境下進行。五、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動工作單位等情況下，需要辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應按照國家有關規(guī)定和公司的要求進行。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.人力資源部根據(jù)員工的離職或調(diào)動通知，開具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將檔案材料整理齊全，裝入檔案轉(zhuǎn)遞專用信封，并密封蓋章。3.通過機要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。4.及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案安全、準確地送達接收單位。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.建立檔案轉(zhuǎn)遞臺賬，詳細記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時間、去向、接收單位等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞臺賬應長期保存，以備查閱。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司個人人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段提高檔案管理工作的效率和準確性，為公司人力資源管理提供有力支持。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應及時將檔案材料的內(nèi)容錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，確保信息的準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定系統(tǒng)應急預案，應對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)安全問題。七、檔案保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：對員工個人具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案材料，如入黨志愿書、重大獎勵材料等，應永久保管。2.定期保管：其他檔案材料根據(jù)其重要程度和保存價值，分別確定保管期限為[X]年、[X]年等。（二）保管期限計算檔案保管期限從形成檔案材料的次年1月1日起計算。（三）期滿處置1.對保管期滿的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，報人力資源部負責人審核。2.經(jīng)審核同意后，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.對仍有保存價值的檔案材料，應繼續(xù)保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組由人力資源部負責人、紀檢監(jiān)察部門人員等組成。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)范性。3.檔案信息化管理情況。4.檔案安全保密措施的落實情況。（三）問題整改與責任追究1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部