PAGE審計(jì)檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司審計(jì)檔案管理，規(guī)范審計(jì)檔案整理工作，提高審計(jì)檔案質(zhì)量，有效保護(hù)和利用審計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》《中華人民共和國(guó)國(guó)家審計(jì)準(zhǔn)則》以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)開(kāi)展的各類審計(jì)項(xiàng)目所形成的檔案管理，包括但不限于財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：審計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)資料，保證檔案資料齊全完整，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案整理、編目和裝訂，確保檔案格式規(guī)范、整齊有序。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的審計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)審計(jì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、編目和裝訂等工作。對(duì)審計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，并按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管。定期對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案安全。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督審計(jì)部門(mén)的檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程。接收審計(jì)部門(mén)移交的審計(jì)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一保管，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)。對(duì)審計(jì)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.公司各部門(mén)配合審計(jì)部門(mén)做好審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)資料的提供和收集工作，確保資料的真實(shí)性和完整性。不得擅自銷毀、涂改、偽造審計(jì)檔案資料。二、審計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件材料，包括審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)及整改情況等，均應(yīng)納入審計(jì)檔案收集范圍。（二）收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)收集審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)資料，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.收集的資料應(yīng)注明來(lái)源、日期、提供者等信息，以便于追溯和查證。（三）整理方法1.分類按照審計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)、內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行分類，一般分為綜合類、證明類、結(jié)論類、備查類等。綜合類包括審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作方案、審計(jì)計(jì)劃等；證明類包括審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿等；結(jié)論類包括審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書(shū)等；備查類包括被審計(jì)單位基本情況資料、審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議記錄等。2.編號(hào)對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“審計(jì)項(xiàng)目編號(hào)分類代碼順序號(hào)”的格式，例如：SJ202301ZH001，表示2023年第1個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的綜合類第1份文件。3.編目編制審計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。目錄應(yīng)按照分類順序排列，便于查閱和檢索。（四）裝訂要求1.審計(jì)檔案應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其與A4紙張大小一致。三、審計(jì)檔案的立卷與歸檔（一）立卷原則1.遵循審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料的系統(tǒng)性和完整性。2.按照審計(jì)項(xiàng)目的不同階段和類別進(jìn)行立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目立一卷或數(shù)卷。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度和時(shí)間順序排列，便于查閱和利用。（二）立卷方法1.以審計(jì)項(xiàng)目為單位進(jìn)行立卷，將該項(xiàng)目的所有文件材料按照分類要求進(jìn)行整理和排列。2.對(duì)于同一類別的文件，應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。3.卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，標(biāo)注在文件正面的右上角或背面的左上角。（三）歸檔程序1.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行整理和立卷，并編制檔案目錄。2.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)立卷后的審計(jì)檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.審核通過(guò)后，審計(jì)部門(mén)將審計(jì)檔案移交至公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。4.檔案管理部門(mén)接收審計(jì)檔案后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和保管，并建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。四、審計(jì)檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限劃分1.永久保管涉及公司重大經(jīng)濟(jì)決策、重要資產(chǎn)處置、嚴(yán)重違法違規(guī)問(wèn)題等審計(jì)項(xiàng)目的檔案，應(yīng)永久保管。公司主要領(lǐng)導(dǎo)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他審計(jì)項(xiàng)目的檔案，根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的重要程度和影響范圍，確定保管期限，一般分為30年和10年。保管期限從審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后的次年1月1日起計(jì)算。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保審計(jì)檔案的安全。2.對(duì)保管期限已滿的審計(jì)檔案，應(yīng)進(jìn)行定期檢查和鑒定，如有繼續(xù)保存價(jià)值的，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；如確無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.審計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，便于查找和管理。（三）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期限已滿的審計(jì)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并編制銷毀清冊(cè)。2.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)審計(jì)部門(mén)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同審計(jì)部門(mén)共同組織銷毀，并在銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期和銷毀方式。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。五、審?jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱審計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的審計(jì)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱審計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管審計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換文件。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立審計(jì)檔案查閱與借閱登記制度，對(duì)查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱（借閱