PAGE網(wǎng)球協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)網(wǎng)球協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于網(wǎng)球協(xié)會(huì)各部門及全體會(huì)員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會(huì)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映協(xié)會(huì)的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集協(xié)會(huì)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對(duì)涉及協(xié)會(huì)機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門協(xié)會(huì)設(shè)立檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.行政管理類：包括協(xié)會(huì)的章程、制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。2.賽事活動(dòng)類：各類網(wǎng)球賽事的策劃方案、比賽規(guī)程、成績記錄、參賽人員名單等。3.會(huì)員管理類：會(huì)員登記表、會(huì)員活動(dòng)記錄、會(huì)員獎(jiǎng)懲情況等。4.財(cái)務(wù)檔案類：財(cái)務(wù)報(bào)表、收支憑證、預(yù)算決算等。5.宣傳資料類：協(xié)會(huì)宣傳冊、活動(dòng)照片、新聞報(bào)道等。（二）編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，行政管理類檔案編號(hào)為XZGL001，賽事活動(dòng)類檔案編號(hào)為SSHD001等。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門。2.對(duì)于重要活動(dòng)和會(huì)議形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或會(huì)議召開后及時(shí)整理并移交。3.會(huì)員提交的與協(xié)會(huì)相關(guān)的資料，如參賽申請、建議等，應(yīng)統(tǒng)一收集至檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.按照檔案的形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和編號(hào)范圍。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫、出庫、查閱、銷毀等情況。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案的，須持有單位介紹信或有效證件，經(jīng)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及協(xié)會(huì)機(jī)密的檔案，須經(jīng)協(xié)會(huì)保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在銷毀清冊上詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的網(wǎng)球協(xié)會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制協(xié)會(huì)設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等工作的規(guī)范性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）問題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案