PAGE文秘及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文秘及檔案管理工作，提高工作效率，確保公司文件資料的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文秘及檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：公司文秘及檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保管理工作的規(guī)范性和一致性。3.高效準(zhǔn)確原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，保證文件資料的處理準(zhǔn)確無誤，及時滿足公司各項工作需求。4.安全保密原則：加強文件資料的安全保密措施，防止信息泄露，確保公司機密信息安全。二、文秘管理（一）文件收發(fā)1.公司文件收發(fā)工作由文秘部門統(tǒng)一負責(zé)。外部來文由專人簽收、登記，注明文件來源、日期、文號、標(biāo)題等信息，并及時呈送公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門閱處。2.內(nèi)部文件由各部門起草后，按照規(guī)定格式和流程提交文秘部門審核編號。審核通過后，文秘部門負責(zé)印發(fā)，并將文件副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。3.文件收發(fā)過程中要嚴格履行簽字手續(xù)，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和可追溯性。（二）文件擬制與審核1.公司各類文件的擬制應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言規(guī)范。2.文件起草部門應(yīng)對文件內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性、完整性負責(zé)，并按照規(guī)定的格式和要求進行擬制。擬制完成后，提交部門負責(zé)人審核簽字。3.文秘部門對文件進行格式、文字表述等方面的審核，對于不符合要求的文件，及時反饋起草部門進行修改完善。重要文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。（三）文件傳閱與督辦1.文秘部門根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定文件傳閱范圍，組織相關(guān)人員進行傳閱。傳閱過程中要做好登記，確保文件及時、準(zhǔn)確傳遞到相關(guān)人員手中。2.對于需要辦理的文件，文秘部門負責(zé)跟蹤督辦，定期檢查辦理進度，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。對辦理不力的部門和個人，要進行督促整改。（四）會議管理1.公司各類會議由文秘部門統(tǒng)一安排，包括會議時間、地點、參會人員、議程等。會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員按時參會。2.文秘部門負責(zé)會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、討論事項、決議等，并在會后及時整理形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門執(zhí)行。3.會議組織過程中要做好會議資料的準(zhǔn)備、會場布置、設(shè)備調(diào)試等工作，確保會議順利進行。（五）印章管理1.公司印章由文秘部門指定專人負責(zé)保管，嚴格執(zhí)行印章使用審批制度。印章使用前，需填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。2.印章保管人員要嚴格遵守印章保管規(guī)定，確保印章安全。印章使用完畢后，要及時登記并妥善保管。嚴禁將印章帶出公司或交他人代管。3.定期對印章進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，要及時報告并采取相應(yīng)措施。三、檔案管理（一）檔案分類與編號1.公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。每大類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如行政檔案可分為文件檔案、會議檔案、合同檔案等。2.檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別和形成時間順序進行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。（二）檔案收集與整理1.各部門負責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案分類要求，定期將整理好的檔案移交至文秘部門。移交時要填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.文秘部門對接收的檔案進行統(tǒng)一整理，核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案，及時反饋相關(guān)部門進行補充完善。整理后的檔案按照編號順序進行存放。（三）檔案保管與保護1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。檔案庫房要保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、霉變、丟失等情況，要及時采取措施進行修復(fù)或補救。同時，做好檔案檢查記錄。3.對電子檔案要進行備份存儲，定期進行數(shù)據(jù)維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案的存儲介質(zhì)要妥善保管，避免因存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案借閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、借閱事由、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和文秘部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱檔案時，借閱人員要嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案資料。如需復(fù)印檔案，需經(jīng)文秘部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.借閱期限屆滿，借閱人員要及時歸還檔案。文秘部門要對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或遺失情況，要追究借閱人員的責(zé)任。4.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中要有專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（五）檔案鑒定與銷毀1.文秘部門定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。對已失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀。2.檔案銷毀要嚴格執(zhí)行審批程序，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和安全性。銷毀過程要有專人負責(zé)監(jiān)督，銷毀后要在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.對涉及公司機密信息的檔案，銷毀過程要更加嚴格保密，防止信息泄露。四、信息化管理（一）文秘及檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司建立文秘及檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)文件收發(fā)、擬制、傳閱、督辦、檔案管理等工作的信息化操作。通過系統(tǒng)提高工作效率，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保信息安全。3.定期對文秘及檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和功能的完整性。（二）電子文件與檔案管理1.公司各類電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進行存儲，確保文件的可讀性和可追溯性。電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和管理。2.對電子檔案要進行分類存儲，建立電子檔案目錄，方便快速檢索和利用。同時，要做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強電子文件和檔案的安全管理，設(shè)置必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止電子文件和檔案被非法篡改或竊取。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對文秘及檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)、擬制、傳閱、督辦、檔案管理等工作的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行。檢查過程中要做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立文秘及檔案管理工作考核評價機制，對各部門及相關(guān)人員的工作進行量化考核?？己酥笜?biāo)包括工作質(zhì)量、工作效率、安全保密等方面。2.考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對工作不力