PAGE應(yīng)急救援檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司應(yīng)急救援檔案管理，規(guī)范應(yīng)急救援檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保應(yīng)急救援檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高公司應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各單位在應(yīng)急救援工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：應(yīng)急救援檔案應(yīng)如實(shí)反映應(yīng)急救援工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集應(yīng)急救援工作各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)應(yīng)急救援檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施確保應(yīng)急救援檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.公司應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)制定和完善應(yīng)急救援檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、各單位應(yīng)急救援檔案的收集、整理、保管等工作。負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)急救援檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立應(yīng)急救援檔案數(shù)據(jù)庫。組織開展應(yīng)急救援檔案的鑒定、銷毀等工作。2.各部門、各單位負(fù)責(zé)本部門、本單位應(yīng)急救援檔案的收集、整理、保管等日常工作。按照公司應(yīng)急管理部門的要求，及時(shí)將應(yīng)急救援檔案移交公司檔案管理部門，并做好交接手續(xù)。配合公司應(yīng)急管理部門做好應(yīng)急救援檔案的鑒定、銷毀等工作。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)應(yīng)急救援檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管、借閱等工作。對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案質(zhì)量。嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，防止檔案丟失、損壞和泄密。二、應(yīng)急救援檔案的分類與編號(hào)（一）分類應(yīng)急救援檔案分為以下幾類：1.應(yīng)急預(yù)案類：包括綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場(chǎng)處置方案等。2.應(yīng)急救援組織機(jī)構(gòu)與人員類：涵蓋應(yīng)急救援指揮機(jī)構(gòu)、工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置及人員名單、職責(zé)分工等。3.應(yīng)急資源類：如應(yīng)急救援物資儲(chǔ)備清單、應(yīng)急救援設(shè)備清單、應(yīng)急救援隊(duì)伍情況等。4.應(yīng)急演練類：包括演練計(jì)劃、演練方案、演練記錄、演練評(píng)估報(bào)告等。5.應(yīng)急培訓(xùn)類：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估等。6.應(yīng)急響應(yīng)與處置類：突發(fā)事件報(bào)告、應(yīng)急響應(yīng)過程記錄、應(yīng)急處置措施、救援行動(dòng)記錄、事件調(diào)查與處理報(bào)告等。7.恢復(fù)與重建類：受災(zāi)情況統(tǒng)計(jì)、損失評(píng)估報(bào)告、恢復(fù)重建計(jì)劃、恢復(fù)重建工作記錄等。8.其他類：與應(yīng)急救援工作相關(guān)的其他重要文件、資料等。（二）編號(hào)應(yīng)急救援檔案采用分類編號(hào)法進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：[年份][類別代碼][順序號(hào)]。1.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：對(duì)應(yīng)急救援檔案的各類別設(shè)定代碼，具體如下：“YJYA”：應(yīng)急預(yù)案類“YJZJ”：應(yīng)急救援組織機(jī)構(gòu)與人員類“YJZY”：應(yīng)急資源類“YJYL”：應(yīng)急演練類“YJYP”：應(yīng)急培訓(xùn)類“YJXF”：應(yīng)急響應(yīng)與處置類“YJHZ”：恢復(fù)與重建類“YJQT”：其他類3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從“001”開始。例如，2023年形成的第5份應(yīng)急預(yù)案類檔案編號(hào)為：2023YJYA005。三、應(yīng)急救援檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)應(yīng)急救援檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.在應(yīng)急救援工作開展過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、視頻等。3.對(duì)于重要的應(yīng)急救援文件材料，應(yīng)實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)收集與跟蹤收集相結(jié)合的方式，確保文件材料不遺漏。4.收集的應(yīng)急救援檔案應(yīng)符合以下要求：文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。照片、視頻等應(yīng)圖像清晰、內(nèi)容完整，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（二）整理1.應(yīng)急救援檔案收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，每卷厚度適中，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。3.電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。4.照片、視頻等應(yīng)按照內(nèi)容進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并建立相應(yīng)的索引目錄。5.整理后的應(yīng)急救援檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等內(nèi)容。四、應(yīng)急救援檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的應(yīng)急救援檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管期限應(yīng)急救援檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管：涉及公司應(yīng)急救援工作的重要決策、重大事件、核心文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他應(yīng)急救援檔案根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，確定保管期限，一般分為30年、10年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.根據(jù)檔案的保管期限，對(duì)應(yīng)急救援檔案進(jìn)行定期鑒定，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、應(yīng)急救援檔案的利用（一）利用范圍應(yīng)急救援檔案主要用于公司應(yīng)急管理工作的決策參考、應(yīng)急處置指導(dǎo)、應(yīng)急演練評(píng)估、應(yīng)急培訓(xùn)教學(xué)等方面。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱應(yīng)急救援檔案的，應(yīng)填寫《應(yīng)急救援檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊情況需要借閱應(yīng)急救援檔案的，應(yīng)填寫《應(yīng)急救援檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)公司應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。3.復(fù)制：如需復(fù)制應(yīng)急救援檔案的，應(yīng)填寫《應(yīng)急救援檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立應(yīng)急救援檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄利用時(shí)間、利用人、利用方式、利用內(nèi)容等信息。利用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、應(yīng)急救援檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)應(yīng)急救援檔案進(jìn)行鑒定，由公司應(yīng)急管理部門牽頭，組織檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管期限、保存價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)應(yīng)急救援檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、使用頻率等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有參考利用價(jià)值。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的應(yīng)急救援檔案，應(yīng)填寫《應(yīng)急救援檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)公司應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如