PAGE住宿生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)住宿生的管理，規(guī)范住宿生檔案的建立、保管和使用，全面、準(zhǔn)確地掌握住宿生的基本情況和在校表現(xiàn)，為學(xué)校的教育教學(xué)、學(xué)生管理等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有住宿生檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映住宿生的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集住宿生各方面的相關(guān)信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)住宿生檔案信息的安全，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)住宿生在校期間的表現(xiàn)變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別（身份證號(hào)碼）、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.入學(xué)信息：入學(xué)時(shí)間、所在班級(jí)、宿舍編號(hào)、床位號(hào)等。（二）住宿申請(qǐng)與審批1.住宿申請(qǐng)表：學(xué)生填寫的住宿申請(qǐng)表格，包括申請(qǐng)理由、個(gè)人承諾等內(nèi)容。2.審批意見：學(xué)校相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)住宿申請(qǐng)的審批意見。（三）學(xué)習(xí)情況1.成績(jī)記錄：各學(xué)期的學(xué)習(xí)成績(jī)，包括必修課、選修課成績(jī)等。2.學(xué)業(yè)獎(jiǎng)懲：獲得的學(xué)習(xí)方面的獎(jiǎng)勵(lì)與處罰情況，如獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、補(bǔ)考記錄、違紀(jì)處分等。（四）生活表現(xiàn)1.日常行為記錄：宿舍管理人員對(duì)住宿生日常在宿舍內(nèi)的行為表現(xiàn)記錄，如遵守作息時(shí)間、衛(wèi)生情況、紀(jì)律表現(xiàn)等。2.生活獎(jiǎng)懲：生活方面獲得的獎(jiǎng)勵(lì)與處罰，如文明宿舍評(píng)比結(jié)果、違反宿舍管理規(guī)定的處罰等。（五）健康狀況1.體檢報(bào)告：入學(xué)時(shí)及在校期間的體檢報(bào)告，包括身體各項(xiàng)指標(biāo)檢查結(jié)果。2.疾病史：過往患有的重大疾病及治療情況記錄。（六）心理狀況1.心理健康測(cè)評(píng)結(jié)果：定期進(jìn)行的心理健康測(cè)評(píng)報(bào)告。2.心理咨詢記錄：如有進(jìn)行心理咨詢，記錄咨詢時(shí)間、咨詢師、咨詢內(nèi)容及結(jié)果等。（七）家庭情況1.家庭成員信息：父母及其他主要家庭成員的姓名、工作單位、聯(lián)系電話等。2.家庭經(jīng)濟(jì)狀況：家庭收入情況、是否享受助學(xué)金等相關(guān)證明材料。（八）其他重要信息1.特殊情況說(shuō)明：如住宿生有特殊需求、特殊經(jīng)歷等情況的說(shuō)明。2.其他學(xué)校認(rèn)為需要記錄的重要信息。三、檔案建立（一）檔案建立流程1.信息收集各班級(jí)班主任負(fù)責(zé)組織住宿生填寫基本信息表格，并收集學(xué)生的入學(xué)資料、學(xué)習(xí)成績(jī)等相關(guān)材料。宿舍管理人員負(fù)責(zé)記錄住宿生的日常行為表現(xiàn)等生活方面的信息。2.信息整理班主任及相關(guān)工作人員對(duì)收集到的信息進(jìn)行初步整理，核對(duì)信息的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)不符合要求的信息及時(shí)反饋給學(xué)生進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案錄入將整理好的信息錄入電子檔案系統(tǒng)，同時(shí)按照檔案管理要求進(jìn)行紙質(zhì)檔案的分類裝訂。4.審核歸檔檔案管理人員對(duì)錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤后，進(jìn)行歸檔保存。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)住宿生檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用[年級(jí)][班級(jí)][學(xué)號(hào)]的形式，例如：2023級(jí)1班01號(hào)學(xué)生的檔案編號(hào)為20230101。（三）檔案存放1.電子檔案：存儲(chǔ)在學(xué)校專門的檔案管理服務(wù)器中，設(shè)置不同的文件夾進(jìn)行分類存放，同時(shí)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.紙質(zhì)檔案：存放在學(xué)校檔案室的專用檔案柜中，按照年級(jí)、班級(jí)順序排列，便于查找和借閱。四、檔案保管（一）保管期限住宿生檔案自學(xué)生入學(xué)起開始建立，保管期限為學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間及畢業(yè)后[X]年。（二）保管要求1.檔案室環(huán)境：檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案整理：定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。3.安全管理：嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，檔案管理人員離開檔案室時(shí)要確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電等，防止檔案丟失或損壞。（三）檔案借閱1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱住宿生檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱登記：檔案室工作人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，登記借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并將檔案借出。3.借閱限制：借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還檔案：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案室工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（四）檔案保密1.保密措施：檔案管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及住宿生個(gè)人隱私的信息，如家庭經(jīng)濟(jì)狀況、健康狀況等，要嚴(yán)格保密。2.人員管理：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。五、檔案更新（一）定期更新1.每學(xué)期末，班主任負(fù)責(zé)更新學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)業(yè)獎(jiǎng)懲等信息。2.宿舍管理人員定期更新住宿生的日常行為記錄、生活獎(jiǎng)懲等信息。3.學(xué)校每年組織學(xué)生進(jìn)行體檢，檔案管理人員及時(shí)更新學(xué)生的健康狀況信息。（二）即時(shí)更新1.當(dāng)住宿生在校期間出現(xiàn)重要信息變化時(shí)，如家庭住址變更、獲得重大獎(jiǎng)勵(lì)或受到嚴(yán)重違紀(jì)處分等，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將信息反饋給檔案管理人員進(jìn)行更新。2.對(duì)于學(xué)生提出的檔案信息修改申請(qǐng)，經(jīng)核實(shí)后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，并做好記錄。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、班主任、宿舍管理人員等因工作需要可查閱住宿生檔案。2.其他部門如需查閱檔案，需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)審批后到檔案室查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照查閱目的使用檔案信息，不得將檔案信息用于其他非工作用途。2.如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并注明用途和出處。七、檔案銷毀（一）銷毀條件住宿生檔案保管期滿后，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核，確無(wú)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)：檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報(bào)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批備案：學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)備案。3.組織銷毀：檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同