PAGE9.5檔案開放制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案開放工作，保障檔案信息的合理利用，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部所有涉及檔案管理與開放工作的部門、人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理與開放的規(guī)定，確保檔案開放工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案開放過程中，要確保檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生，同時(shí)保護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息。3.合理利用原則：在保障安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供必要的支持，促進(jìn)檔案信息的合理利用。二、檔案開放的范圍與條件（一）開放范圍1.歷史檔案：形成時(shí)間超過一定年限（根據(jù)公司/組織實(shí)際情況設(shè)定，如10年或15年等），且不涉及敏感信息的檔案，包括但不限于公司/組織發(fā)展歷程中的重要文件、會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)報(bào)告等。2.已過保密期限的檔案：依據(jù)相關(guān)保密規(guī)定設(shè)定了保密期限的檔案，在保密期限屆滿后，符合開放條件的予以開放。3.一般性業(yè)務(wù)檔案：對(duì)公司/組織正常業(yè)務(wù)開展影響較小，且不涉及敏感信息的業(yè)務(wù)檔案，如常規(guī)的合同副本、一般性工作文檔等。（二）開放條件1.檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，不存在虛假、篡改等情況。2.檔案的開放不會(huì)對(duì)公司/組織的利益、安全造成損害，不涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息。3.經(jīng)過必要的審核程序，確認(rèn)檔案開放符合相關(guān)規(guī)定和要求。三、檔案開放的申請(qǐng)與審批流程（一）申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員如需查閱開放檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、所需檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核，并簽署意見。（二）審批1.一般性檔案查閱：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，如同意查閱，應(yīng)注明查閱時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)信息，并通知申請(qǐng)人。2.涉及重要或敏感檔案查閱：對(duì)于涉及公司/組織重要決策、核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密等重要或敏感檔案的查閱申請(qǐng)，在部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，需提交至公司/組織的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果反饋給檔案管理部門。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要查閱檔案，申請(qǐng)人可在填寫申請(qǐng)表并說明緊急情況的原因后，直接提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)立即進(jìn)行審核，并在[X]小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)。如情況屬實(shí)且符合檔案開放條件，可先允許查閱，但事后需補(bǔ)辦完整的審批手續(xù)。四、檔案開放的方式與場所（一）開放方式1.現(xiàn)場查閱：申請(qǐng)人可在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行現(xiàn)場查閱檔案。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.復(fù)制提供：對(duì)于申請(qǐng)人因工作需要無法現(xiàn)場查閱，或需要留存檔案資料的情況，檔案管理部門可根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，提供復(fù)制服務(wù)。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（二）開放場所1.檔案查閱室：設(shè)立專門獨(dú)立的檔案查閱室，配備必要的桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，為申請(qǐng)人提供良好的查閱環(huán)境。查閱室內(nèi)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保查閱過程的安全與規(guī)范。2.查閱時(shí)間：檔案查閱室的開放時(shí)間應(yīng)與公司/組織的正常工作時(shí)間一致，特殊情況需另行通知。五、檔案開放的利用規(guī)范（一）查閱要求1.申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需延長查閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.對(duì)于涉及機(jī)密信息的檔案，申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）復(fù)制規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)人的需求進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)清晰、完整。2.復(fù)制的檔案資料應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并加蓋檔案管理部門的印章。3.對(duì)于涉及重要或敏感信息的檔案復(fù)制，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)，并進(jìn)行登記備案。（三）使用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次檔案查閱和復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括申請(qǐng)人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱、查閱目的、復(fù)制份數(shù)等信息。2.使用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。六、檔案開放的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案查閱室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保存。2.定期對(duì)檔案查閱室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）保密管理1.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及機(jī)密信息的檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。3.在檔案開放過程中，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)立即制止，并依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案開放的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案開放監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門人員、審計(jì)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案開放工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期檢查檔案開放的申請(qǐng)與審批流程是否規(guī)范、檔案查閱和復(fù)制記錄是否完整、安全與保密措施是否落實(shí)等情況。（二）外部審計(jì)1.定期邀請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織的檔案開放工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案開放工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.對(duì)于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況反饋給審計(jì)機(jī)構(gòu)。（三）投訴處理1.設(shè)立檔案開放投訴渠道，接受公司/組織內(nèi)部人員以及外部相關(guān)方的投訴。投訴渠道應(yīng)包括電話、郵箱、意見箱等多種形式。2.對(duì)于收到的投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將處理結(jié)果反饋給投訴人。八、檔案開放的信息化管理（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、安全審計(jì)、數(shù)據(jù)備份等功能，確保檔案信息的安全與保密。（二）電子檔案開放1.在確保安全保密的前提下，逐步推進(jìn)電子檔案的開放利用。申請(qǐng)人可通過檔案信息系統(tǒng)申請(qǐng)查閱電子檔案，并按照系統(tǒng)規(guī)定的流程進(jìn)行操作。2.電子檔案的查閱和復(fù)制應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的規(guī)范和要求，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和有效性。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。九、附