PAGE合同電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同電子檔案的管理，確保合同電子檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高公司合同管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類合同電子檔案的管理。（三）基本原則1.集中管理原則：合同電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用。2.真實(shí)完整原則：確保合同電子檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)合同原件一致。3.安全保密原則：采取有效措施保障合同電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同電子檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立便捷的合同電子檔案檢索和利用機(jī)制，滿足公司內(nèi)部各部門對(duì)合同電子檔案的查閱、使用需求，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善合同電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)合同電子檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管和定期備份等工作。3.建立合同電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提供合同電子檔案的檢索服務(wù)。4.對(duì)合同電子檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同電子檔案管理工作情況。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同電子檔案的管理工作，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。6.負(fù)責(zé)合同電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）合同業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)將合同電子文檔移交歸檔。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同電子檔案的整理、核對(duì)等工作，確保合同電子檔案的質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守合同電子檔案管理制度及保密規(guī)定，在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)查閱和使用合同電子檔案。4.對(duì)本部門合同電子檔案的安全負(fù)責(zé)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.根據(jù)合同電子檔案管理的需要，提供必要的技術(shù)支持和保障，確保合同電子檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門制定合同電子檔案存儲(chǔ)方案，負(fù)責(zé)存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理。3.負(fù)責(zé)合同電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)和升級(jí)，滿足公司合同電子檔案管理工作不斷發(fā)展的需求。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批合同電子檔案管理制度及相關(guān)規(guī)定。2.監(jiān)督合同電子檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)重大問(wèn)題進(jìn)行決策。3.協(xié)調(diào)各部門之間在合同電子檔案管理工作中的關(guān)系，確保工作順利開展。三、合同電子檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等，均應(yīng)納入合同電子檔案收集范圍。（二）收集要求1.合同簽訂后，合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同紙質(zhì)原件及電子文檔移交檔案管理部門。電子文檔應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，與紙質(zhì)合同一致。2.對(duì)于合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)電子文檔，合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在協(xié)議簽訂或生效后及時(shí)移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門合同電子檔案的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保合同電子檔案及時(shí)、完整收集。（三）整理原則1.遵循合同形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持合同之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。2.按照合同的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保同一類合同集中存放，便于查找。（四）整理方法1.對(duì)合同電子文檔進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)清晰反映合同的主要內(nèi)容、簽訂時(shí)間、合同雙方等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索。例如：“[合同名稱][甲方名稱][乙方名稱][簽訂日期].doc”。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)合同電子文檔進(jìn)行分類存放，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。如按照合同類別分為買賣合同文件夾、租賃合同文件夾等，在每個(gè)類別文件夾下再按照年度細(xì)分文件夾。3.對(duì)每份合同電子文檔進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。編號(hào)可采用年份+流水號(hào)的方式，如“2023001”表示2023年的第一份合同。4.編制合同電子檔案目錄，目錄應(yīng)包含合同編號(hào)、合同名稱、合同雙方、簽訂日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)與合同電子文檔一一對(duì)應(yīng)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索和查詢。四、合同電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，對(duì)合同電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.建立合同電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)合同電子檔案的統(tǒng)一管理和訪問(wèn)。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等安全功能，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。3.定期對(duì)合同電子檔案進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份或異地存儲(chǔ)等多種方式相結(jié)合。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）保管期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，確定合同電子檔案的保管期限。一般合同的保管期限為[X]年，重要合同及涉及公司核心業(yè)務(wù)的合同保管期限為[X]年。2.保管期限自合同簽訂之日起計(jì)算，期滿后按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.對(duì)存儲(chǔ)合同電子檔案的設(shè)備和環(huán)境進(jìn)行安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.嚴(yán)格限制對(duì)合同電子檔案存儲(chǔ)區(qū)域的訪問(wèn)，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行操作。對(duì)訪問(wèn)人員的操作進(jìn)行記錄，以便審計(jì)和追溯。4.定期對(duì)合同電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。五、合同電子檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、合理的原則，在確保合同電子檔案安全保密的前提下，為公司內(nèi)部各部門提供必要的利用服務(wù)。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行合同電子檔案的利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或越權(quán)使用檔案。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、復(fù)印合同電子檔案，用于合同履行、業(yè)務(wù)查詢、數(shù)據(jù)分析、風(fēng)險(xiǎn)防范等工作。2.公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門因決策、審計(jì)、監(jiān)督等工作需要查閱合同電子檔案。（三）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《合同電子檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱合同的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《合同電子檔案借閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后為借閱人提供合同電子檔案的查閱或復(fù)制服務(wù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還合同電子檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。4.檔案管理部門應(yīng)對(duì)合同電子檔案的借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱合同名稱及編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息，以便跟蹤和管理。（四）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門人員只能查閱和利用與其工作相關(guān)的合同電子檔案，不得查閱和利用涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同電子檔案。如需查閱此類檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)合同電子檔案的密級(jí)和重要性，設(shè)定不同的利用權(quán)限。一般合同電子檔案可提供查閱和復(fù)印服務(wù)；重要合同及涉及公司核心業(yè)務(wù)的合同電子檔案，如需復(fù)印或外借，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、合同電子檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，設(shè)定相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)。2.加強(qiáng)對(duì)合同電子檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止信息泄露。3.在合同電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸和利用過(guò)程中，采取加密技術(shù)等安全措施，確保信息的保密性。例如，對(duì)存儲(chǔ)的合同電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，對(duì)傳輸過(guò)程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸。4.嚴(yán)格限制對(duì)合同電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定不同的訪問(wèn)級(jí)別，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的合同電子檔案。（二）安全管理1.建立合同電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)合同電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.定期對(duì)合同電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。3.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。4.制定合同電子檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并進(jìn)行恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。5.對(duì)合同電子檔案管理系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便審計(jì)和追溯。操作日志應(yīng)包括操作人員姓名、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息。七、合同電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司檔案管理制度，對(duì)保管期滿的合同電子檔案進(jìn)行鑒定，確保鑒定工作的合法性和準(zhǔn)確性。2.堅(jiān)持全面審查、客觀公正的原則，綜合考慮合同的重要性、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性、歷史價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立合同電子檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括公司內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表、信息技術(shù)部門人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的合同電子檔案進(jìn)行全面鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查合同電子檔案的保管期限是否已滿。2.評(píng)估合同電子檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值，包括合同涉及的業(yè)務(wù)是否仍有參考價(jià)值、是否對(duì)公司的決策、審計(jì)、法律事務(wù)等具有重要意義等。3.檢查合同電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，與紙質(zhì)合同原件一致。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的合同電子檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《合同電子檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施合同電子檔案的銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)