PAGE產(chǎn)品技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司產(chǎn)品技術(shù)檔案的管理，確保產(chǎn)品技術(shù)檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮產(chǎn)品技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、研發(fā)、銷售及售后服務(wù)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品技術(shù)檔案的管理，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、檢驗報告、用戶反饋等各類與產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的資料。（三）管理職責(zé)1.技術(shù)部門負責(zé)產(chǎn)品技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。對產(chǎn)品技術(shù)檔案的完整性、準確性進行審核，并確保其符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。根據(jù)公司發(fā)展和產(chǎn)品更新情況，及時對產(chǎn)品技術(shù)檔案進行更新和維護。2.質(zhì)量管理部門負責(zé)審核產(chǎn)品檢驗報告等質(zhì)量相關(guān)的技術(shù)檔案，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標準要求。協(xié)助技術(shù)部門對產(chǎn)品技術(shù)檔案中與質(zhì)量控制有關(guān)的內(nèi)容進行管理和監(jiān)督。3.生產(chǎn)部門在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，依據(jù)產(chǎn)品技術(shù)檔案執(zhí)行生產(chǎn)操作，確保生產(chǎn)的產(chǎn)品符合技術(shù)要求。反饋產(chǎn)品生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的與技術(shù)相關(guān)的問題，協(xié)助技術(shù)部門完善產(chǎn)品技術(shù)檔案。4.銷售部門根據(jù)客戶需求，提供準確的產(chǎn)品技術(shù)信息，確保銷售活動的順利進行。收集客戶對產(chǎn)品技術(shù)方面的反饋信息，并及時傳遞給技術(shù)部門，以便更新產(chǎn)品技術(shù)檔案。5.檔案管理部門負責(zé)建立產(chǎn)品技術(shù)檔案的存儲體系，確保檔案的安全存儲和有效檢索。對產(chǎn)品技術(shù)檔案的借閱、查閱等進行規(guī)范管理，嚴格執(zhí)行保密制度。二、產(chǎn)品技術(shù)檔案的分類與編號（一）分類原則根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)檔案的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，進行科學(xué)合理的分類，便于管理和查找。（二）具體分類1.產(chǎn)品設(shè)計檔案包括產(chǎn)品設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計圖紙（二維、三維）、設(shè)計計算書、技術(shù)協(xié)議等，記錄產(chǎn)品的設(shè)計理念、結(jié)構(gòu)組成、性能參數(shù)等。2.工藝文件檔案涵蓋工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、工裝模具設(shè)計圖紙及相關(guān)文件等，明確產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝流程和操作方法。3.技術(shù)標準檔案包含國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等各類與產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的標準文件，確保產(chǎn)品符合相應(yīng)的質(zhì)量規(guī)范。4.檢驗報告檔案有原材料檢驗報告、半成品檢驗報告、成品檢驗報告、型式試驗報告等，記錄產(chǎn)品質(zhì)量檢驗的結(jié)果和結(jié)論。5.用戶反饋檔案收集用戶對產(chǎn)品使用過程中的意見、建議、故障反饋等信息，為產(chǎn)品改進提供依據(jù)。（三）編號規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號系統(tǒng)，確保每個產(chǎn)品技術(shù)檔案都有唯一的編號。2.編號格式：產(chǎn)品類別代碼年份流水號。例如：SJ2023001，其中“SJ”代表產(chǎn)品設(shè)計檔案類別，“2023”表示年份，“001”為流水號。3.不同類別的產(chǎn)品技術(shù)檔案，其類別代碼根據(jù)上述分類進行設(shè)定，保持編號的系統(tǒng)性和邏輯性。三、產(chǎn)品技術(shù)檔案的收集與整理（一）收集要求1.技術(shù)部門在產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)等過程中，應(yīng)及時收集產(chǎn)生的各類產(chǎn)品技術(shù)檔案資料，確保資料的完整性。2.各部門在工作中形成的與產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的文件、報告等，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求提交給技術(shù)部門進行統(tǒng)一管理。3.對于從外部獲取的與產(chǎn)品技術(shù)有關(guān)的資料，如供應(yīng)商提供的技術(shù)文件、行業(yè)交流資料等，技術(shù)部門應(yīng)進行審核和篩選，符合要求的納入產(chǎn)品技術(shù)檔案管理。（二）整理規(guī)范1.對收集到的產(chǎn)品技術(shù)檔案資料進行分類整理，按照編號規(guī)則進行編號。2.每份檔案資料應(yīng)進行清晰的標識，注明名稱、編號、日期、來源等信息。3.對檔案資料中的圖紙、文件等進行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，同時保留紙質(zhì)檔案作為備份，確保檔案的可追溯性。4.對于成套的產(chǎn)品技術(shù)檔案資料，應(yīng)按照其內(nèi)在邏輯順序進行排列，保證資料的連貫性和完整性。四、產(chǎn)品技術(shù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.技術(shù)部門整理好的產(chǎn)品技術(shù)檔案資料，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門對歸檔的產(chǎn)品技術(shù)檔案進行核對，確保編號準確、資料齊全、整理規(guī)范，符合歸檔要求后進行入庫保管。（二）保管方式1.設(shè)立專門的產(chǎn)品技術(shù)檔案庫房，配備必要的存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。2.對紙質(zhì)檔案進行分類存放，按照編號順序排列，便于查找和管理。同時，建立紙質(zhì)檔案目錄索引，方便快速定位所需檔案。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、索引和權(quán)限管理，確保電子檔案的安全訪問和有效利用。（三）保管期限1.根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司產(chǎn)品特點和實際情況，確定產(chǎn)品技術(shù)檔案的保管期限。2.一般產(chǎn)品技術(shù)檔案的保管期限為[X]年，重要產(chǎn)品或關(guān)鍵技術(shù)檔案的保管期限可適當延長至[X]年。3.在保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同技術(shù)部門等相關(guān)部門進行鑒定，對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。五、產(chǎn)品技術(shù)檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱產(chǎn)品技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《產(chǎn)品技術(shù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，并限定借閱期限。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。4.借閱人員應(yīng)對所借產(chǎn)品技術(shù)檔案妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。如發(fā)生上述情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱產(chǎn)品技術(shù)檔案的，可直接到檔案管理部門進行查閱。查閱人員應(yīng)填寫《產(chǎn)品技術(shù)檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并提供必要的查閱條件。查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.對于涉及公司機密的產(chǎn)品技術(shù)檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄或復(fù)印部分檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并注明用途。六、產(chǎn)品技術(shù)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的產(chǎn)品技術(shù)檔案，嚴格執(zhí)行保密制度。檔案管理部門應(yīng)與接觸檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限定產(chǎn)品技術(shù)檔案的知悉范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和使用相關(guān)檔案。對檔案的查閱、借閱、復(fù)印等操作進行嚴格的登記和審批，防止檔案信息泄露。3.在檔案存儲和傳輸過程中，采取加密等安全措施，確保檔案信息的安全性。對電子檔案的訪問進行權(quán)限控制，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（二）安全管理1.加強產(chǎn)品技術(shù)檔案庫房的安全管理，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對檔案存儲設(shè)備進行定期盤點和維護，確保設(shè)備正常運行，數(shù)據(jù)存儲安全。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、人為破壞等突發(fā)事件。定期組織檔案管理人員進行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。七、產(chǎn)品技術(shù)檔案的更新與維護（一）更新原則隨著公司產(chǎn)品的不斷改進、技術(shù)的持續(xù)創(chuàng)新以及市場需求的變化，及時對產(chǎn)品技術(shù)檔案進行更新，確保檔案內(nèi)容的時效性和準確性。（二）更新流程1.技術(shù)部門負責(zé)跟蹤產(chǎn)品技術(shù)的發(fā)展動態(tài)和公司內(nèi)部產(chǎn)品改進情況，當需要對產(chǎn)品技術(shù)檔案進行更新時，填寫《產(chǎn)品技術(shù)檔案更新申請表》，詳細說明更新的內(nèi)容、原因和依據(jù)。2.申請表經(jīng)技術(shù)部門負責(zé)人審核后，提交給相關(guān)部門進行會簽，確保更新內(nèi)容符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和各部門工作要求。3.會簽通過后，技術(shù)部門對產(chǎn)品技術(shù)檔案進行更新，并將更新后的檔案資料按照本制度規(guī)定進行整理、歸檔和保管。同時，通知檔案管理部門對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行同步更新。（三）維護要求1.檔案管理部門定期對產(chǎn)品技術(shù)檔案進行清查和核對，確保檔案的完整性和準確性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給技術(shù)部門進行處理。2.技術(shù)部門應(yīng)定期對產(chǎn)品技術(shù)檔案進行回顧和總結(jié)，評估檔案在公司生產(chǎn)、研發(fā)、銷售等方面的作用，根據(jù)實際情況提出改進檔案管理的建議。3