PAGE房產檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強房產檔案室的管理，確保房產檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司房產檔案室的所有工作人員以及涉及房產檔案查閱、借閱、利用的相關部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保房產檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：保證房產檔案內容真實反映房產的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保房產檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案室主管職責1.全面負責房產檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度、工作計劃并組織實施。2.組織檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。3.協(xié)調與其他部門的關系，確保檔案工作順利開展。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。（二）檔案管理人員職責1.負責房產檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.按照檔案管理規(guī)范，對檔案進行分類、編號、編目等操作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性3.做好檔案的安全保護工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實。4.負責檔案的查閱、借閱登記和催還工作，嚴格執(zhí)行檔案利用制度。5.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.房產項目立項、規(guī)劃、建設過程中形成的各類文件資料，如項目批復、規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.房屋買賣、租賃、抵押等交易過程中產生的合同、協(xié)議、產權證書等相關材料。3.房產維修、改造、裝修等活動的記錄和文件。4.與房產相關的其他有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門產生的房產檔案資料移交檔案室，移交時需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案資料應齊全、完整、真實，字跡清晰，載體完好。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間、類別、來源等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行初步審核，確保符合歸檔要求。2.將審核后的檔案資料按照分類方案進行整理裝訂，編制頁碼。3.填寫檔案盒封面和脊背的相關信息，將檔案裝入檔案盒。4.將檔案盒存放在檔案架上，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息。（二）保管期限1.房產檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括房產產權證書、重大房產項目的核心文件等。3.長期保管的檔案期限一般為30年，包括房產交易的重要合同、協(xié)議等。4.短期保管的檔案期限一般為10年，如一般性的房產維修記錄等。（三）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保檔案安全。2.檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.檔案室應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱房產檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容等，經所在部門負責人簽字批準后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、污損，如需摘錄或復制部分內容，應經檔案管理人員同意，并登記摘錄或復制的內容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱房產檔案的，需填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經公司主管領導簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對所借檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容，并按時歸還。4.歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。六、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應定期對房產檔案的收進、移出、保管等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應準確反映檔案工作的各項數(shù)據(jù)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.定期對已到保管期限的房產檔案進行鑒定，由檔案室主管組織相關人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的存毀意見。3.需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，經公司主管領導批準后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.建立房產檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案的相關信息錄入管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，及時更新檔案的狀態(tài)和相關信息。八、檔案安全與保密（一）安全措施1.加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備，配備必要的消防器材。2.非檔案管理人員未經允許不得進入檔案室。3.定期對檔案室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。（二）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。2.對涉及房產機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施。3.查閱、借閱檔