PAGE檔案庫房工作人員制度一、總則（一）目的為加強檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，特制定本制度，規(guī)范檔案庫房工作人員的行為和工作流程。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案庫房的所有工作人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在存儲和使用過程中的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.科學管理原則：運用科學的方法和技術，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高管理效率。3.服務利用原則：以服務公司/組織各項工作為宗旨，積極提供檔案利用服務，滿足工作需求。二、人員職責（一）檔案庫房主管職責1.全面負責檔案庫房的管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.負責檔案庫房工作人員的培訓、考核和調配，提高工作人員的業(yè)務水平和工作能力。3.定期檢查檔案庫房的安全設施、設備和環(huán)境，確保檔案存儲安全。4.組織檔案的整理、歸檔和數字化工作，保證檔案質量。5.協(xié)調與其他部門的關系，及時提供檔案利用服務，滿足工作需要。6.負責檔案庫房的信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。（二）檔案管理員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目和裝訂等基礎工作，確保檔案的完整性和準確性。2.按照規(guī)定的存儲方式和要求，將檔案妥善存放于庫房，做好檔案的上架、下架和搬運工作。3.定期對檔案進行清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.協(xié)助檔案庫房主管做好檔案的數字化工作，錄入檔案信息，建立電子檔案數據庫。5.根據工作需要，及時準確地提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤工作。6.負責檔案庫房的日常清潔和衛(wèi)生工作，保持庫房整潔有序。（三）檔案數字化人員職責1.負責檔案數字化設備的操作和維護，確保設備正常運行。2.按照數字化工作流程和標準，對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據掛接等工作，保證數字化檔案的質量。3.對數字化檔案進行存儲和備份，確保數據安全。4.協(xié)助檔案管理員做好檔案信息的錄入和審核工作，提高數字化檔案的準確性。5.定期對數字化設備進行檢查和保養(yǎng)，延長設備使用壽命。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。3.下級單位報送的重要文件、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。5.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案材料及時移交檔案庫房。2.收集的檔案材料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制后再移交。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：對每一份檔案進行編目，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，形成檔案目錄。4.裝訂：對紙張較小、較薄或零散的檔案材料，應進行裝訂，使其整齊美觀，便于保管。四、檔案存儲與保管（一）庫房選址與建設1.檔案庫房應選擇在地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房的建筑應符合國家有關建筑設計防火規(guī)范的要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。3.庫房內應設置專門的檔案架、柜，用于存放檔案，檔案架、柜應堅固耐用，排列整齊有序。（二）存儲方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、照片檔案、實物檔案等。3.對珍貴、易損的檔案，應采取特殊的保護措施，如專柜存放、密封包裝等。（三）保管期限劃分1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在相當長的時期內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）定期檢查與維護1.檔案庫房主管應定期組織對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、存儲環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.每年應對檔案進行一次全面清點，核對檔案的數量、編號、目錄等信息，確保檔案的準確性和完整性。3.定期對檔案庫房的設施、設備進行維護和保養(yǎng)，如檢查消防器材、通風設備、溫濕度控制設備等，確保其正常運行。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，對字跡模糊或易褪色的檔案應采取保護措施。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織有關的檔案，須經公司/組織領導批準。3.司法機關因辦案需要查閱檔案，須按照法定程序辦理相關手續(xù)。（二）借閱流程1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人簽字后提交檔案庫房。2.檔案庫房管理員根據申請表，查找并提供相關檔案，并做好登記工作。3.查閱檔案應在檔案庫房內進行，如需借出，須經檔案庫房主管批準，并填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱時間、借閱人等信息。4.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失，按時歸還檔案。如需延期歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時，檔案庫房管理員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人查詢并處理。（三）利用服務1.檔案庫房應積極為利用者提供優(yōu)質、高效的服務，根據利用者的需求，及時準確地提供檔案信息。2.對利用頻率較高的檔案，應建立副本或電子檔案，方便利用者查閱。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案庫房應建立健全安全管理制度，加強安全防范措施，確保檔案的安全。2.檔案庫房應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案庫房工作人員未經批準不得進入庫房。4.檔案庫房工作人員應熟悉安全操作規(guī)程，掌握安全防范技能，如發(fā)生火災、盜竊等安全事故，應及時采取措施，并報告上級領導。（二）保密措施1.檔案庫房工作人員應嚴格遵守保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內容。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施，如單獨存放、專人管理等。3.在檔案利用過程中，應嚴格控制查閱范圍，不得擅自擴大查閱人員，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場所。4.對檔案數字化過程中涉及的檔案信息，應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務質量，為公司/組織各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。3.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，促進公司/組織內部的協(xié)同工作和信息交流。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件的基本信息、內容摘要、關鍵詞等。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全，只有授權用戶才能訪問和操作相關檔案。4.統(tǒng)計分析：對檔案的利用情況、存儲情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供依據。5.數據備份與恢復：定期對檔案數據進行備份，確保數據安全，在數據出現(xiàn)問題時能夠及時恢復。（三）數字化工作流程1.掃描：對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數據掛接：將處理后的圖像數據與檔案目錄信息進行掛接，建立電子檔案數據庫。4.存儲管理：對數字化檔案進行分類存儲，確保數據的安全和可訪問性。（四）信息化設備管理1.配備必要的信息化設備，如計算機、掃描儀、服務器、存儲設備等，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。2.建立信息化設備使用管理制度，規(guī)范設備的操作流程，防止因操作不當導致設備損壞或數據丟失。3.對信息化設備的軟件進行及時更新和升級，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。八、培訓與考核（一）培訓計劃1.檔案庫房主管應根據工作需要和工作人員的實際情況，制定年度培訓計劃。2.培訓內容包括檔案管理業(yè)務知識、法律法規(guī)、信息化技術、安全保密知識等。3.培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織實施培訓，確保培訓質量和效果。2.培訓結束后，應對培訓效果進行評估，可采用考試、實際操作、撰寫心得體會等方式進行。3.對培訓成績優(yōu)秀的工作人員給予表彰和獎勵，對未達到培訓要求的工作人員進行補考或重新培訓。（三）考核制度1.建立檔案庫房工作人員考核制度，定期對工作人員的工