PAGE四川鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強四川鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合四川鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于四川各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府及其所屬部門、事業(yè)單位、社會團體等機構（以下統(tǒng)稱“各部門”）形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負責對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案進行集中收集、整理、保管和利用。各部門應明確專人負責檔案工作，確保檔案及時、準確地移交至綜合檔案室。2.真實完整原則各部門應如實記錄和反映本部門各項工作活動，確保檔案內(nèi)容真實、完整。嚴禁偽造、篡改、隱匿或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的服務效能。同時，應嚴格遵守檔案利用的相關規(guī)定，確保檔案信息安全。4.規(guī)范標準原則檔案管理工作應遵循國家和地方有關檔案管理的規(guī)范和標準，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。二、檔案管理機構及職責（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室1.負責制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查,定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案工作人員的業(yè)務水平。4.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，積極開發(fā)檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供服務。5.做好檔案庫房的安全管理工作，配備必要的安全防護設施，確保檔案的安全。（二）各部門檔案工作負責人1.負責本部門檔案工作的組織領導，將檔案工作納入本部門工作計劃，明確專人負責檔案的收集、整理和移交工作。2.監(jiān)督本部門檔案管理人員履行職責，確保檔案工作的正常開展。3.定期檢查本部門檔案的整理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。4.負責向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交本部門形成的應歸檔的檔案材料。（三）檔案管理人員1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度，履行檔案管理職責。2.負責本部門檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱和利用工作，及時提供所需檔案資料。5.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作活動的各類文件、會議記錄、決議、決定、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在履行職能過程中形成的各類業(yè)務文件、報表、合同、協(xié)議、項目資料等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調整、機構改革、人事任免等方面的文件材料。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展、社會事業(yè)、民生工程等方面的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、調查研究報告等。5.鄉(xiāng)鎮(zhèn)舉辦的各類重大活動、重要會議、突發(fā)事件處理等形成的聲像、電子等特殊載體檔案。6.鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬事業(yè)單位、社會團體等機構形成的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關的檔案材料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責任人和時間要求，確保檔案及時收集齊全。2.檔案管理人員應定期對本部門的文件材料進行清理，對已辦理完畢、具有保存價值的文件材料進行收集整理，不得遺漏。3.對于重要文件、緊急文件和涉及敏感信息的文件，應及時收集并妥善保管。4.收集的檔案應保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和地方有關檔案整理的規(guī)范和標準。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度機構保管期限的分類方法進行整理。將同一年度內(nèi)各部門形成的文件材料，按照機構進行分類，再根據(jù)保管期限分為永久、定期（30年、10年）三類，分別進行排列、編號、編目、裝訂。2.科技檔案整理按照項目進行分類，每個項目內(nèi)的文件材料按照其形成的階段和性質進行排列，編制項目檔案目錄?？萍紮n案應包括項目立項、可行性研究、設計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)的文件材料。3.會計檔案整理按照會計年度進行分類，將會計憑證、會計賬簿、財務報告等分別整理成冊。會計憑證應按月裝訂，會計賬簿應按年整理，財務報告應按年度匯編。4.聲像檔案整理按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶、光盤等）進行分類，對每張照片、每盤錄音帶、錄像帶、光盤等進行編號，并編制相應的目錄，注明拍攝（錄制）時間、地點、內(nèi)容、人物等信息。5.電子檔案整理按照電子文件的類別和年度進行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應與紙質檔案同步整理，確保電子檔案與紙質檔案內(nèi)容一致，并進行有效的備份存儲。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面的歷史觀點，從鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導、綜合檔案室負責人、各部門檔案工作負責人及相關業(yè)務人員組成的檔案鑒定小組，負責對檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應逐件審查檔案材料，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其價值。2.分析比較法通過對同類檔案材料的分析比較，確定檔案的保存價值。對于重復或內(nèi)容相近的檔案，應根據(jù)其重要程度和代表性進行篩選。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府主要職能活動和基本歷史面貌的，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府制定的方針、政策、法規(guī)性文件，重要會議記錄、決議、決定等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調整、機構改革、人事任免等重要文件材料。鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展、社會事業(yè)、民生工程等方面的重大決策、規(guī)劃、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)舉辦的重大活動、重要會議、突發(fā)事件處理等形成的具有重要歷史意義的檔案。其他具有長遠保存價值的檔案。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種期限。保管期限為30年的檔案主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在履行職能過程中形成的一般性業(yè)務文件、報表等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬事業(yè)單位、社會團體等機構形成的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關的重要文件材料。其他在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。保管期限為10年的檔案主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在履行職能過程中形成的短期臨時性文件、報表等。一般性的會議記錄、簡報等。其他在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案。（五）鑒定與保管期限調整檔案鑒定小組應定期對已劃定保管期限的檔案進行復查，根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的發(fā)展變化和檔案的實際利用情況，及時調整檔案的保管期限。對于已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。五、檔案的保管（一）庫房建設1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合國家有關檔案保管的標準和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤柜等，檔案裝具應符合檔案保管的要求，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和查找。檔案存放應遵循從左到右、從上到下的順序進行排列。文書檔案應按照年度機構保管期限的順序依次排列存放?？萍紮n案應按照項目類別進行存放，每個項目的檔案應集中存放。會計檔案應按照會計年度進行存放，不同年度的會計檔案應分開存放。聲像檔案應按照載體形式分類存放，并建立相應的索引目錄。電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并按照類別和年度進行分類存儲，同時建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。2.檔案存放應保持整齊有序，避免檔案堆積、擠壓，確保檔案的安全和完整。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。3.加強對電子檔案的保管，定期對電子檔案進行備份，備份存儲設備應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致電子檔案丟失。4.對檔案庫房的溫濕度、防火、防盜、防蟲等設施設備進行定期檢查和維護，確保設施設備正常運行。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應做好登記，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。六、檔案的統(tǒng)計與編研（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，統(tǒng)計報表應按時報送鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室和上級檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，通過統(tǒng)計分析，掌握檔案管理工作的基本情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案編研1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的需要，開展檔案編研工作，積極開發(fā)檔案信息資源。2.檔案編研工作應圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)的中心工作和重點項目，結合檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革、專題匯編等編研成果。3.編研成果應做到內(nèi)容準確、資料詳實、形式多樣，具有較強的實用性和可讀性，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供參考和借鑒。4.檔案編研工作應注重與鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化建設相結合，充分挖掘檔案中的文化內(nèi)涵，傳承和弘揚鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史文化。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務為本原則檔案利用工作應以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作服務為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)及有關單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，但應按照規(guī)定履行相關手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱登記表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級機關、其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)及有關單位查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，應出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導簽字同意后，到鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，應持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱檔案的目的和用途，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室審核，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導批準后，方可查閱。查閱涉及國家機密、個人隱私等檔案，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行。（四）利用方式1.查閱檔案利用者可在鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的查閱條件，并協(xié)助利用者查找所需檔案。查閱檔案時，利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應使用檔案專用袋（盒）封裝，并在封口處加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室印章。借閱者應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（五）利用登記檔案管理人員應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案名稱、內(nèi)容、用途、歸還時間等信息。檔案利用登記應定期整理歸檔，作為檔案統(tǒng)計和編研的重要依據(jù)。八、檔案的移交與銷毀（一）檔案移交1.各部門應按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的應歸檔的檔案材料及時移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等信息，雙方簽字確認。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調整、機構改革等涉及檔案移交的，應按照國家有關規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。移交檔案應編制詳細的檔案移交目錄，確保檔案移交工作的順利進行。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室接收檔案后，應及時對移交的檔案進行整理、分類、編目等工作，確保檔案的規(guī)范管理。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀前，應由檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行再次鑒定，確認其確實無保存價值后，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷