PAGE公路路政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公路路政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在路政管理工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織公路路政管理工作中形成的各類檔案的管理，包括路政許可檔案、路政處罰檔案、路政巡查記錄、路政設(shè)施管理檔案、路政案件卷宗等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公路路政檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映路政管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照路政管理工作的特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織公路路政檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)路政檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門路政檔案的形成和積累，確保檔案的質(zhì)量。4.定期對(duì)路政檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開展。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門路政管理工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，按照檔案管理要求，及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檢索方法，積極為路政管理工作提供檔案利用服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。5.做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保檔案安全。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀等工作，并做好記錄。(四)檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門路政管理工作中各類文件材料的形成、積累和整理工作。2.明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。3.在文件材料形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作。4.定期將整理好的文件材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。5.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和說明。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.路政許可申請(qǐng)材料、審批文件、許可證副本等。2.路政處罰決定書、處罰案件卷宗、證據(jù)材料等。3.路政巡查記錄、巡查日志、巡查照片等。4.路政設(shè)施建設(shè)、維護(hù)、管理等方面的文件材料，包括設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.路政案件處理過程中形成的各類文件材料，如立案審批表、調(diào)查筆錄、聽證材料等。6.與路政管理工作相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、報(bào)告等。7.其他與路政管理工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在路政管理工作完成后及時(shí)收集相關(guān)文件材料，確保文件材料的完整性和及時(shí)性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照路政管理工作的業(yè)務(wù)類別，將檔案分為路政許可檔案、路政處罰檔案、路政巡查檔案、路政設(shè)施檔案、路政案件檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。檔案盒應(yīng)排列整齊，存放在檔案架上。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在路政管理工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照分類編號(hào)順序排列上架，進(jìn)行統(tǒng)一保管。（三）保管期限路政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及路政管理工作重大決策、重要事件、重要案件等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)路政管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)路政管理工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)存放在檔案架上，排列整齊，便于查找。檔案架應(yīng)編號(hào)，標(biāo)明存放檔案類別和范圍。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱路政檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱路政檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。涉及路政案件等機(jī)密檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的編號(hào)、題名、查閱目的等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員應(yīng)檢查檔案是否完整無損，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。（三）利用規(guī)定1.路政檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害本公司/組織的利益和聲譽(yù)。2.利用路政檔案形成的資料，如需對(duì)外提供或公開，應(yīng)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)積極為路政管理工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、路政業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)路政檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.根據(jù)路政檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.征求路政業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和合理性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公路路政檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、查詢、借閱、統(tǒng)