PAGE電子音像檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子音像檔案的管理，確保電子音像檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的電子音像檔案的管理。（三）定義1.電子檔案：指公司在各項(xiàng)工作中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧稀?.音像檔案：指公司在各種活動中形成的，以磁性材料或感光材料為載體，以聲音或圖像為主要反映方式的檔案，包括照片、錄音帶、錄像帶等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司電子音像檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則。對電子音像檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理。3.便于利用原則。遵循方便、快捷、高效的原則，為公司各項(xiàng)工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。二、電子音像檔案的形成與積累（一）職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)本部門電子音像文件的形成、積累和初步整理工作，并指定專人負(fù)責(zé)。2.綜合檔案室負(fù)責(zé)對各部門移交的電子音像檔案進(jìn)行接收、整理、保管和提供利用等工作。（二）形成要求1.電子文件的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲，如文本文件（.doc、.txt等）、圖像文件（.jpg、.png等）、音頻文件（.mp3、.wav等）、視頻文件（.mp4、.avi等），并注明文件的形成日期、來源、作者等信息。3.音像文件的拍攝、錄制應(yīng)保證內(nèi)容清晰、主題明確，能夠準(zhǔn)確反映公司工作活動的真實(shí)情況。照片應(yīng)沖洗成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，并注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等；錄音帶、錄像帶應(yīng)標(biāo)注錄制日期、內(nèi)容摘要等。（三）積累與整理1.各部門應(yīng)定期對本部門形成的電子音像文件進(jìn)行積累，按照文件的類別、時間順序等進(jìn)行初步整理，確保文件的條理清晰。2.對于重要的電子音像文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)與原始文件分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，以防止數(shù)據(jù)丟失。三、電子音像檔案的歸檔（一）歸檔時間1.電子音像文件形成部門應(yīng)在次年上半年將上一年度的電子音像檔案向綜合檔案室移交歸檔。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目形成的電子音像檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子音像檔案應(yīng)齊全完整，文件格式符合要求，存儲介質(zhì)無損壞。2.電子檔案應(yīng)按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）的要求進(jìn)行整理和編目，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以便于檢索和利用。3.音像檔案應(yīng)將照片、錄音帶、錄像帶等連同文字說明一起歸檔，并填寫《音像檔案歸檔登記表》，注明檔案的編號、名稱、數(shù)量、來源、形成時間等信息。（三）移交手續(xù)1.各部門向綜合檔案室移交電子音像檔案時，應(yīng)填寫《電子音像檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.移交清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、存儲介質(zhì)編號、移交時間等信息，作為檔案交接的憑證。四、電子音像檔案的保管（一）保管環(huán)境1.綜合檔案室應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間，防止電子音像檔案因溫濕度不適而損壞。2.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）存儲介質(zhì)管理1.電子音像檔案應(yīng)使用質(zhì)量可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，如磁帶、磁盤、光盤等，并根據(jù)存儲介質(zhì)的特性定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對于長期保存的電子音像檔案，應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止因存儲介質(zhì)損壞而導(dǎo)致檔案丟失。3.存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案的編號及相關(guān)信息，以便于識別和查找。（三）檔案整理與編目1.綜合檔案室應(yīng)定期對電子音像檔案進(jìn)行整理，對破損、變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.按照檔案的類別、時間順序等對電子音像檔案進(jìn)行編目，編制電子檔案目錄索引，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理。（四）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的電子音像檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。2.限制檔案的查閱和使用范圍，查閱和使用電子音像檔案必須經(jīng)過批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.對檔案管理人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。五、電子音像檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、利用本部門及相關(guān)部門形成的電子音像檔案。2.外單位因工作需要查閱公司電子音像檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱電子音像檔案時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案信息，并協(xié)助利用者進(jìn)行查閱。2.對于需要復(fù)制的電子音像檔案，利用者應(yīng)填寫《電子音像檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并登記備案。3.利用音像檔案時，可根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的播放設(shè)備，由檔案管理人員協(xié)助播放。（三）利用登記1.建立電子音像檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復(fù)制、播放等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、電子音像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對電子音像檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立電子音像檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對電子音像檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否具有保存價值，是否反映公司的主要工作活動和歷史發(fā)展情況。2.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺頁、損壞、信息失真等情況。3.評估檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求，是否仍有查閱和利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的電子音像檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《電子音像檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)銷毀的電子音像檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。存儲介質(zhì)上的檔案信息應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進(jìn)行徹底銷毀，確保信息無法恢復(fù)。3.銷毀電子音像檔案時應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、存儲介質(zhì)編號、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司辦公室負(fù)責(zé)對各部門電子音像檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。（二）檢查內(nèi)容1.電子音像檔案的形成、積累、整理、歸檔情況。2.檔案的保管環(huán)境、存儲介質(zhì)管理、保密措施等情況。3.檔案的利用登記、鑒定銷毀等工作情況。（三）檢查方式1.定期檢查。每年組織一次對各部門電子音像檔案管理工作的全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對部分部門的電子音像檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解