PAGE檔案管理制度與辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度與辦法。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度與辦法。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.開(kāi)展檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，做好檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用工作。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.參與公司/組織重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案主要包括公司/組織在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案包含公司/組織在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料，如會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案涉及公司/組織員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、工資待遇等方面的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)類型，分別設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案類別，如市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)檔案等，用于記錄和保存業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要文件和資料。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)原則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的識(shí)別、管理和查詢。2.編號(hào)方法采用層次分類編號(hào)法，按照檔案類別、年度、保管期限、流水號(hào)等要素進(jìn)行編號(hào)。例如：文書檔案編號(hào)為WS[年度][保管期限][流水號(hào)]；科技檔案編號(hào)為KJ[項(xiàng)目編號(hào)][年度][保管期限][流水號(hào)]等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將工作活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的資料。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將檔案材料移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理工作包括對(duì)文件材料的分類、排序、編目、裝訂等。對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制或抄錄；對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)。3.照片檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明，并按照時(shí)間順序或?qū)ｎ}進(jìn)行整理；錄音、錄像檔案應(yīng)進(jìn)行文字轉(zhuǎn)錄，并注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）檔案存放1.按照檔案編號(hào)順序，將檔案分類存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對(duì)于不同保管期限、不同密級(jí)的檔案，應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，實(shí)行專人專管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保存期限在15年至50年之間的檔案；短期保管的檔案是指保存期限在15年以下的檔案。3.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行確定。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理和安全檢查，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定過(guò)程和結(jié)果，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。（二）檔案銷毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或贈(zèng)送他人。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等方面的數(shù)據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。3.查閱、借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案原件，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.外部單位或