PAGE刻章檔案管理制度規(guī)定一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司刻章檔案的管理，確?？陶滦袨楹戏ê弦?guī)，保護(hù)公司印章使用的安全性和有效性，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，防范因刻章管理不善引發(fā)的各類風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位涉及的各類印章檔案管理。包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章以及各類業(yè)務(wù)專用章等。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確?？陶滦袨榧皺n案管理合法合規(guī)。安全性原則：采取有效措施保障印章檔案的安全，防止印章被盜用、冒用、偽造等情況發(fā)生。規(guī)范性原則：對(duì)刻章檔案的管理流程、文件格式、存儲(chǔ)方式等進(jìn)行規(guī)范，確保檔案的完整性和可追溯性。保密性原則：涉及印章檔案的信息屬于公司機(jī)密，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、刻章申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程各部門因工作需要申請(qǐng)刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《刻章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量、使用范圍等信息。將《刻章申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保申請(qǐng)合理合規(guī)。審核通過后，由部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門章，將申請(qǐng)表報(bào)送至公司行政管理部門。2.審批權(quán)限行政管理部門收到《刻章申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)審查申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、是否有必要刻制新章等。對(duì)于一般性業(yè)務(wù)專用章的刻制申請(qǐng)，行政管理部門負(fù)責(zé)人審批即可。對(duì)于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章的刻制申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.特殊情況處理如因緊急業(yè)務(wù)需要臨時(shí)刻制印章，申請(qǐng)部門應(yīng)在申請(qǐng)表中注明緊急原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，可先行刻制，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦正式審批手續(xù)。對(duì)于涉及公司重大事項(xiàng)或敏感業(yè)務(wù)的印章刻制申請(qǐng)，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。三、刻章選擇與刻制1.刻章單位選擇公司應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、具備專業(yè)刻章設(shè)備和技術(shù)的刻章單位進(jìn)行印章刻制。行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)擬合作的刻章單位進(jìn)行考察和評(píng)估，建立刻章單位名錄。優(yōu)先選擇公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)刻章單位，確?？陶沦|(zhì)量和安全性。與刻章單位簽訂《刻章服務(wù)合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)、刻章規(guī)格要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、保密條款以及違約責(zé)任等內(nèi)容。2.刻制要求刻章單位應(yīng)按照公司提供的印章樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進(jìn)行刻制，確保印章清晰、規(guī)范、易于辨認(rèn)。印章材質(zhì)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，一般情況下，公司公章、合同專用章等重要印章應(yīng)采用銅質(zhì)或硬質(zhì)材料，以保證印章的耐用性和防偽性?？陶聠挝辉诳讨七^程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將印章信息泄露給任何第三方。3.印章交付刻章單位完成印章刻制后，應(yīng)將印章及印模（一式兩份）一并交付至公司行政管理部門。交付時(shí)需填寫《印章交付清單》，雙方簽字確認(rèn)。行政管理部門收到印章后，應(yīng)立即對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章外觀是否符合要求、印模是否清晰完整等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與刻章單位溝通解決。驗(yàn)收合格的印章，行政管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和保管，并將印章印模一份留存歸檔，另一份交至公司檔案室備案。四、印章檔案內(nèi)容1.印章基本信息印章名稱、編號(hào)（如有）、用途、啟用日期、停用日期、保管人等。印章樣式（包括印章的形狀、尺寸、字體、圖案以及顏色等詳細(xì)信息）。2.刻章申請(qǐng)材料《刻章申請(qǐng)表》原件。相關(guān)審批文件，如部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審核意見、總經(jīng)理批準(zhǔn)文件等。如有特殊情況說明的相關(guān)材料。3.刻章服務(wù)合同與刻章單位簽訂的《刻章服務(wù)合同》原件。4.印章印模印章印模一式兩份，一份歸檔保存，一份交至公司檔案室備案。印模應(yīng)清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映印章的樣式和內(nèi)容。5.印章使用記錄包括印章使用日期、使用部門、使用事項(xiàng)、用印人簽字等詳細(xì)信息的印章使用登記表。6.印章變更記錄如印章名稱變更、規(guī)格變更、保管人變更等情況的相關(guān)文件和記錄。7.印章銷毀記錄印章銷毀時(shí)的相關(guān)審批文件、銷毀過程記錄（如銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等）以及銷毀證明等材料。五、印章檔案的建立與保管1.檔案建立行政管理部門負(fù)責(zé)印章檔案的建立工作。在印章刻制完成并驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)將印章檔案的各項(xiàng)材料進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。按照檔案管理的要求，為印章檔案編制唯一的檔案編號(hào)，并建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和管理。2.保管方式印章檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，確保檔案存放有序、易于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.保管期限印章檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)印章的重要性和使用情況確定。一般情況下，公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章的檔案保管期限為長(zhǎng)期；部門章及其他業(yè)務(wù)專用章的檔案保管期限為自印章停用或銷毀之日起[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。4.保管責(zé)任明確印章檔案的保管責(zé)任人，保管責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管印章檔案，不得擅自將檔案出借、轉(zhuǎn)讓或銷毀。如因保管不善導(dǎo)致印章檔案丟失、損壞或泄露，保管責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如重新建立檔案、恢復(fù)數(shù)據(jù)等。六、印章的使用與登記1.使用范圍公司公章用于以公司名義對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件，出具證明，辦理各類資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照年檢等重要事項(xiàng)。合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)收支、票據(jù)開具、資金結(jié)算等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。法定代表人章用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)或法律規(guī)定需要法定代表人簽字的文件。部門章用于部門內(nèi)部的文件往來、業(yè)務(wù)聯(lián)系等。業(yè)務(wù)專用章用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署、證明開具等，如銷售專用章、采購專用章等。2.使用流程申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或資料。審核：將《印章使用申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性和合規(guī)性進(jìn)行審核，確保用印申請(qǐng)合理合規(guī)。審批：一般性用印申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后即可用印。涉及重要合同、協(xié)議、重大事項(xiàng)等用印申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。如遇緊急情況，無法及時(shí)履行審批程序的，可先電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后用印，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。用?。河糜∪顺纸?jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》到印章保管人處用印。印章保管人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與相關(guān)文件資料，確保用印事項(xiàng)準(zhǔn)確無誤。用印時(shí)，應(yīng)在指定位置加蓋印章，并確保印章清晰、端正、完整。登記：用印完成后，印章保管人應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人簽字等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。3.禁止使用情況未經(jīng)審批的文件和事項(xiàng)不得使用印章?？瞻准垙?、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。特殊情況確需加蓋的，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記用印情況。涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項(xiàng)不得使用印章。七、印章的變更與注銷1.變更情形因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)重組等原因需要變更印章名稱、規(guī)格、樣式等。印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更印章保管人。2.變更流程申請(qǐng)：相關(guān)部門或人員填寫《印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并附上相關(guān)證明文件。審核：將《印章變更申請(qǐng)表》提交至行政管理部門審核，行政管理部門應(yīng)核實(shí)變更原因和內(nèi)容的真實(shí)性、合法性，并征求相關(guān)部門意見。審批：經(jīng)行政管理部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。實(shí)施：按照審批意見，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施印章變更工作。涉及印章刻制的，按照刻章申請(qǐng)與審批流程辦理；涉及檔案信息變更的，及時(shí)更新印章檔案。3.注銷情形印章因磨損、損壞、遺失等原因無法正常使用。公司業(yè)務(wù)調(diào)整不再需要使用該印章。印章使用期限屆滿。4.注銷流程申請(qǐng)：使用部門或保管人填寫《印章注銷申請(qǐng)表》，說明注銷原因，并附上相關(guān)證明材料。審核：行政管理部門對(duì)注銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)印章現(xiàn)狀及注銷原因的真實(shí)性。審批：經(jīng)行政管理部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織印章銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。銷毀記錄作為印章檔案的重要組成部分進(jìn)行保存。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)印章檔案管理和印章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)用印、印章保管不善等問題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。行政管理部門應(yīng)定期對(duì)印章檔案進(jìn)行自查，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，保管安全。同時(shí)，對(duì)印章使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施處理。2.外部監(jiān)督積極配合公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，按照要求提供印章管理的相關(guān)資料和信息。對(duì)于涉及印章使用的重大事項(xiàng)或法律糾紛，主動(dòng)接受司法機(jī)關(guān)的監(jiān)督和審查，并按照要求提供相關(guān)證據(jù)和材料。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，如未