PAGE檔案室文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室文檔管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文檔資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對各類文檔實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實完整原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，保證其完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護公司的商業(yè)機密和合法權(quán)益。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲、保管、維護和安全防范工作，確保檔案的質(zhì)量不受損。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.開展檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文檔資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案室的溝通協(xié)調(diào)，確保本部門檔案資料的及時歸檔和有效利用。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在工作中妥善保管各類文檔資料，防止丟失、損壞或泄密。4.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、存儲、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的操作和記錄。3.定期對檔案進(jìn)行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.保守檔案機密，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、報告、通知、會議紀(jì)要等紙質(zhì)和電子文檔。2.各類合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等經(jīng)濟業(yè)務(wù)檔案。3.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)檔案。4.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等方面的技術(shù)檔案，包括圖紙、工藝文件、檢驗報告等。5.公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)檔案等。6.公司的行政事務(wù)檔案，如辦公設(shè)備采購記錄、辦公用品領(lǐng)用記錄、車輛使用記錄等。7.公司組織的各類活動的照片、錄像、宣傳資料等聲像檔案。8.其他具有保存價值的文檔資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、偽造或銷毀。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.收集的檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的移交和歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的檢索和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于長期保存。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。四、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.各部門在完成檔案資料的收集和初步整理后，應(yīng)及時填寫檔案移交清單，將檔案資料移交至檔案室。2.檔案室收到各部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對核對無誤的檔案，按照規(guī)定的分類和編號方法進(jìn)行再次整理和編目，然后進(jìn)行歸檔存儲。4.檔案室應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，詳細(xì)記錄檔案的移交時間、名稱、編號、來源等信息，以便跟蹤檔案的流向和管理情況。（二）存儲要求1.檔案室應(yīng)具備適宜的檔案存儲環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案室應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的歸還情況，確保檔案無缺失或損壞。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.借閱申請經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)與檔案室簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或其他問題，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、重要性等因素，綜合考慮檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。3.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)鑒定小組組長、檔案室負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并將檔案銷毀清單與相關(guān)審批文件一并歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等方面的信息。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司的決策提供參考依據(jù)。（二）信息化管理1.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和在線查閱、借閱等功能。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，